Mendeteksi Motivasi Supplier

Dalam sebuah proses tender, buyer biasanya melakukan asesemen terhadap supplier yang diundang tender untuk melihat kemampuan supplier tsb dari sisi teknikal, safety, komersil dan finansial. Intinya adalah untuk menganalisa resiko sebelum menunjuk supplier tersebut menjadi pemenang tender.

Sesudah supplier tersebut ditunjuk menjadi pemenang tender dan mulai bekerja maka buyer akan melakukan asesmen lagi untuk menilai kualitas kinerja supplier tersebut.

Dua asesmen yang dijelaskan diatas belum memberikan gambaran lengkap tentang supplier tersebut. Mengapa?  karena kinerja supplier sangat ditentukan oleh motivasinya untuk bekerja dalam memenuhi kewajiban kontrak dengan perusahaan Anda.

Rumus sederhananya adalah sebagai berikut

Kinerja supplier = Kemampuan X Motivasi

Untuk mengetahui motivasi supplier secara cepat dapat dilihat dengan 2 cara

Cara 1:  Supplier Perception Matrix

Matrix ini membantu melihat bagaimana persepsi supplier terhadap perusahaan kita. Supplier kita pasti memiliki banyak kustomer dan mereka punya persepsi yang berbeda-beda terhadap kustomernya. Dengan memakai matrix ini, kita bisa mengetahui secara lebih pasti persepsi supplier terhadap perusahaan kita.

supplier_preferencing

Secara singkat ada 4 kategori kustomer bagi supplier

Kategori Nuisance yang nilai bisnisnya kecil

Kategori Exploit yang nilai bisnisnya lebih besar dari kategori nuisance dan cukup menguntungkan buat supplier

Kategori Develop yang bisnisnya menarik untuk supplier tapi nilai bisnisnya kecil

Kategori Core yang bisnisnya menarik untuk supplier dan nilai bisnisnya besar. Di kategori core ini perusahaan kita adalah customer utama atau minimal masuk 3 besar customer untuk supplier tersebut

Cara 2:  Cash is King

Ada sebuah mantra yang berbunyi

Revenue is Vanity ( Kecantikan)

Profit is Sanity ( Akal sehat)

Cash is Reality ( Kenyataan)

Bagaimana track record pembayaran perusahaan Anda? Apakah selalu sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati dalam PO/SPK/Kontrak?

Bagi supplier yang paling penting adalah dibayar. Sesuai mantra diatas Cash is Reality . Memiliki nilai kontrak atau nilai pembelian yang tinggi dari perusahaan Anda adalah sebuah kecantikan (vanity) tetapi jika pembayarannya mundur 12 bulan bahkan 24 bulan maka tidak lagi menjadi sebuah kecantikan.

Jadi kita bisa melakukan self assesment dengan 2 cara diatas untuk melihat seberapa kuat motivasi supplier mau men-supply barang atau bekerja sebagai kontraktor diperusahaan kita sebagai dasar dalam melakukan negosiasi

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? Click berlangganan

3 Invisible Faktor Dalam Relasi Buyer- Supplier

Saat ini para praktisi procurement mulai menyadari bahwa ada spektrum hubungan buyer-supplier yang cukup lebar, apalagi secara umum hubungan buyer-supplier dapat dipetakan dalam dua kondisi yang cukup ektrem yaitu arm’s length yang lebih bersifat transaksional dan partnership yang memiliki nilai ekonomis, tingkat kepercayaan dan komitment yang tinggi.

RELATIONSHIP+SPECTRUM
Relationship Spectrum of Buyers and Sellers (Diagram from workbook by Mike Fogg) RELATIONSHIP SPECTRUM.

Hal-hal yang biasa mendasari relasi antara buyer dan supplier adalah keterbukaan informasi & data, kepercayaan, komitmen, durasi kontrak, manajemen resiko dll. Namun  ada 3 hal yang nyaris tidak nampak dipermukaan (invisible) yang mendasari hubungan buyer-supplier. 3 hal tersebut adalah kekuatan posisi tawar,  kecocokan  budaya dan kecocokan teknologi.

1.Kekuatan Posisi Tawar

Perusahaan dengan kekuatan posisi tawar yang kuat akan menjadikan posisi tawarnya untuk memulai hubungan bisnis dengan suppliernya ( baca membeli barang atau jasa). Ciri-ciri posisi tawar dari sebuah perusahaan adalah nilai ekonomis yang tinggi, volume yang besar dan durasi kontrak yang panjang atau gabungan ketiganya sebaliknya supplier juga bisa memiliki posisi tawar yang kuat yang didapat karena supplier ini memegang hak distribusi di area tertentu, memiliki patent atas produk tertentu atau hak atas kekayaan intelektual atas sebuah produk atau memonopoli penjualan diarea tertentu. Kekuatan posisi tawar ini baik sadar atau tidak disadari seringkali dijadikan salah satu faktor dalam memilih supplier.

2.Kecocokan Budaya 

Kecocokan budaya ini dapat dilihat dari berbagai sudut misalnya dari kebijakan terkait masalah lingkungan, kebijakan terkait keselamatan kerja, cara kerja dan budaya perusahaan. Misalnya ada sebuah perusahaan yang melakukan tender untuk  penyediaan mesin produksi.  Dari 3 peserta tender, ada salah satu peserta yang mengunakan mesin dengan teknologi yang paling efisien namun mengunakan bahan kimia yang tidak ramah lingkungan. Mesin ini sudah dipakai di 80% pabrik diarea tersebut . Namun karena masalah isu lingkungan ini tidak sejalan dengan nilai yang dianut oleh perusahaan tersebut, maka kemungkinan besar perusahaan tersebut akan memilih supplier lain. Masalah budaya perusahaan berbeda satu sama lain dan kadang hal ini tidak dinyatakan secara terbuka padahal hal ini kadang menjadi salah satu faktor dalam memilih supplier.

Mini Case Study – The Body Shop adalah salah satu contoh sebuah perusahaan yang sangat concern dengan isu lingkungan sehingga memiliki standar yang ketat bagi supplier yang membuat packaging untuk produknya. Body Shop membatasi jenis plastik yang dipakai sekaligus memfasilitasi usaha daur ulang.

3.Kecocokan Teknologi

Sebuah perusahaan yang memerlukan teknologi tertentu dalam proses produksinya secara tidak sadar menciptakan hubungan saling ketergantungan dengan suppliernya. Hal ini melahirkan komitment bisnis jangka panjang. Dimana supplier menginvestasikan dana untuk membeli mesin dengan teknologi terakhir, disatu sisi, perusahaan memberikan kontrak jangka panjang untuk pemakaian mesin tersebut. Dengan berkembangnya teknologi pada jaman now ini maka banyak sekali muncul produk teknologi dengan berbagai inovasi dan variasinya. Namun tidak semua inovasi tersebut cocok untuk semua perusahaan sehingga kecocokan teknologi ini menjadi faktor penting dalam memilih supplier.

Itulah 3 hal yang sebenarnya juga mendasari hubungan antara buyer-supplier namun sering tidak nampak dipermukaan. Kesimpulannya kerjasama yang saling menguntungkan akan mendorong hubungan buyer-supplier yang lebih dekat. ( baca partnership) namun diperlukan kemampuan untuk melihat faktor-faktor lain selain faktor teknis, komersil dan legal yang mungkin mempengaruhi hubungan buyer-supplier. #dothebasicright

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? isi form berlangganan ini

4 Cara Bersikap Fair Terhadap Supplier

Buyer/Pembeli diharapkan selalu bersikap fair terhadap supplier. Di bawah ini adalah  langkah dasar untuk selalu bersikap fair pada supplier:

  1. Buyer/Pembeli harus merahasiakan informasi yang diberikan oleh supplier pada saat tender dan tidak seyogyanya memberikan informasi yang tercantum dalam tender dokumen itu pada pihak lain. Informasi disini tidak terbatas pada informasi harga saja tetapi termasuk juga informasi teknis juga. Di setiap tender, supplier memiliki strategi teknis dan strategi harga yang seringkali menjadi keunggulan mereka. Oleh karena itu akan menjadi tidak fair apabila informasi tersebut diberikan pada pihak-pihak lain pada saat tender masih berlangsung.
  2. Buyer/Pembeli tidak seharusnya memberi informasi yang menyesatkan. Informasi yang diberikan pada supplier harus jelas apakah itu bersifat pasti atau masih estimasi. Contohnya kita memberikan informasi mengenai forecast konsumsi bahan bakar maka kita harus menjelaskan secara lebih transparan dasar perhitungan forecast tersebut misalnya berdasarkan historical consumption selama 1 tahun terakhir dan rencana produksi untuk tahun depan sehingga supplier dalam menyiapkan proposal memiliki informasi yang valid.
  3. Buyer/Pembeli seharusnya tidak terlibat dalam permainan “Dutch Auction” dimana buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier A ke supplier B supaya supplier B mau menurunkan harga dibawah harga supplier A kemudian buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier B ke supplier A supaya supplier A mau menurunkan harga dibawah harga supplierB dst
  4. Buyer/Pembeli harus memberikan informasi yang sama untuk semua supplier. Contohnya jika ada tambahan informasi untuk supplier A, maka peserta tender yang lain yaitu supplier B dan C harus di beritahu juga atau jika ada pertanyaan dalam tender dari supplier A yang tidak ditanyakan oleh supplier B dan C. Jawaban yang kita berikan pada supplier A sebaiknya diberikan juga ke supplier B dan C.

Demikianlah cara-cara bersikap fair pada supplier. Hal ini tidak mudah untuk dilakukan terutama di era teknologi dan informasi yang begitu maju saat ini belum lagi tuntutan dari atasan kita untuk memberikan cost saving disetiap tender sehingga kadangkala menggoda buyer/pembeli untuk bersikap tidak fair.

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link berlangganan ini

Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

Menilai Kinerja Supplier

Jika kinerja tidak bisa diukur maka tidak bisa dimengerti
Jika tidak bisa dimengerti, maka tidak bisa dikendalikan
Jika tidak bisa dikendalikan, maka tidak bisa diperbaiki
Dan jika tidak diukur -bagaimana menilai sebuah keberhasilan?

Biaya pembelian barang dan jasa untuk industri khususnya manufaktur dan retail adalah biaya terbesar dari total biaya operasional sehingga supplier/kontraktor dalam industri ini memiliki peranan yang cukup penting dalam proses produksi oleh karena itu kinerja supplier/contractor perlu dinilai secara berkala untuk memastikan supplier/contractor tersebut mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan Specification/Key Performance Indicator (KPI) yang sudah disepakati dalam PO/Contract.

Penilaian kinerja supplier/contractor dilakukan pada saat kontrak sedang berjalan yang diawali dengan penilaian sebelum proses tender dimulai. Kriteria penilaian kinerja supplier/contractor ditetapkan dalam kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Hal dasar apa saja yang dinilai dari supplier/contrator?

Sejarah dan tren kinerja pengiriman (delivery)
Sejarah dan tren kualitas pekerjaan (quality)
Sejarah dan tren kinerja pelayanan ( customer sastifaction)
Bagaimana harga mereka dibandingkan dengan harga pasar ( price/cost)

Untuk pembelian barang yang bernilai tinggi atau kontrak yang bernilai strategis maka kriteria penilaian akan lebih kompleks dengan sistem pembobotan.  Cakupan penilaiannya lebih luas dan mencakup beberapa aspek seperti:

Aspek teknis ( kualitas, teknologi, inovasi, improvement dll) 
Aspek kesehatan dan keselamatan kerja
Aspek lingkungan
Aspek komersil 

Proses penilaian kinerja supplier/contractor ini dilakukan oleh end user bekerjasama dengan buyer/contract adminstrator. Bila supplier/contractor yang dinilai masuk kategori strategic supplier/contractor maka pihak management bahkan senior management dari kedua belah pihak harus dilibatkan dalam proses penilaian tersebut.

Frekuensi penilaiannya dapat dibuat setiap 3 bulan, setiap 6 bulan atau tahunan tergantung kesepakatan masing-masing pihak. Untuk kontrak dengan durasi lebih dari 2 tahun maka ditahun pertama dapat dilakukan 2 kali penilaian yaitu di bulan ke 6 dan bulan ke 12 atau pada saat ulang tahun kontrak.

Berdasarkan survei dari Cranfield/Accenture, 52% perusahaan sudah melakukan penilaian kinerja suppliernya. 83% dari perusahaan yang belum melakukan penilaian percaya bahwa mereka seharusnya melakukan penilaian kinerja supplier.

Apakah perusahaan Anda sudah melakukan penilaian kinerja supplier/contractor Anda? Jika belum saatnya untuk memulai. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Terima kasih

5 Kiat Jitu Dalam Bernegosiasi

Banyak ahli menulis definisi negosiasi, buku yang berbeda, kamus yang berbeda bahkan blog yang berbeda memberikan definisi negosiasi yang berbeda. Terlepas dari banyak definisi yang bisa kita temukan di www, ada 5 hal dasar yang harus kita ketahui dalam bernegosiasi khususnya bagi kita yang bekerja dibagian purchasing/pembelian

Pertama: Tahu apa yang Anda inginkan

Buyer/pembeli harus mengetahui target negosiasinya. Target ini sebaiknya dibuat dalam 3 kategori yaitu target ideal, target realistis dan batas bawah target. Contohnya: Anda sedang menangani sebuah tender. Owner estimate untuk pekerjaan tersebut adalah IDR 10 miliar. Dari hasil tender, ada 5 peserta tender dan hanya 2 peserta yang dinyatakan memenuhi persyaratan teknis. Dari 2 peserta tender ini, proposal mereka masih lebih tinggi 10% dan 12.5% dari owner estimate. Anda memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan yang 10%. Target yang Anda buat adalah sebagai berikut

Target Ideal : 10% lebih rendah dari owner estimate

Target Realistis: Sesuai dengan owner estimate

Batas Bawah Target adalah 2.5% lebih tinggi dari owner estimate

Kedua : Tahu apa yang diinginkan oleh Supplier/Contractor Anda

Hal yang tidak kalah penting, buyer/pembeli juga harus mengetahui target yang ingin dicapai oleh supplier/contractor. Target inipun harus dibuat dalam 3 kategori. Contohnya: Kontraktor konstruksi yang akan Anda tunjuk sebagai pemenang tender meminta DP 50%. Sebelum melakukan negosiasi dengan mereka, Anda bisa membuat simulasi kira-kira target negosiasi mereka apa dan kenapa mereka meminta target tersebut. Hasil simulasi target tersebut adalah sebagai berikut :

Target Ideal: DP 50%

Target Realistis : DP 25%

Batas bawah target: DP 10%

Ketiga:  Tahu posisi tawar Anda

Posisi tawar adalah hal yang sangat penting dalam negosiasi. Seorang buyer/pembeli harus sudah tahu posisi tawar yang sebelum negosiasi. Cara mudah untuk mengetahui posisi tawar adalah dari nilai bisnis yang kita tawarkan apakah besar atau kecil untuk supplier/contractor kita, jumlah customer yang dimiliki supplier/contractor kita apakah kita masih 10 besar customer buat mereka dan yang terakhir dari sisi kompetisi ada berapa banyak kompetitor yang bisa menawarkan barang atau jasa yang sama.

Keempat : Tahu posisi tawar Supplier/Contractor Anda.

Posisi tawar supplier/contractor bisa dilihat dengan cara yang sama seperti cara kita mengevaluasi posisi tawar di kiat no 3. Perbedaannya sekarang kita memakai cara pandang supplier/contractor. Jadi bagaimana supplier/contractor menilai kita sebagai customernya.

Kelima : Jangan gunakan pendekatan gaya Rambo: saya menang dan Anda kalah

Negosiasi adalah sebuah proses menemukan sesuatu yang bisa disetujui kedua belah pihak, jangan bertindak seperti Rambo dan mencoba untuk menyingkirkan supplier/contractor agar mendapat keuntungan cepat untuk diri kita sendiri. Berpikirlah dalam perspektif jangka panjang. Temukan kesepakatan yang fair seperti yang pernah saya sharingkan di artikel Take and Give dalam negosiasi.

Negosiasi adalah sebuah seni, bukan hanya tentang angka, nilai $$$ atau persentase. Ini lebih dari itu karena negosiasi memerlukan pemikiran yang analitis dan strategis. Oleh karena itu sangat penting untuk memulai negosiasi dengan dasar yang betul.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Take & Give dalam Negosiasi

Negosiasi sangat vital dalam sebuah proses tender. Salah satu bentuk negosiasi yang pernah saya share adalah negosiasi melalui battle of forms. Negosiasi yang lebih sering terjadi adalah negosiasi langsung baik itu melalui pertemuan tatap muka ataupun melalui media seperti email, telepon, sms, whatsapp atau telegram.

Hal mendasar yang perlu kita ketahui sebelum negosiasi di mulai adalah apa tujuan dari negosiasi tersebut. Tujuan negosiasi biasanya terkait 3 hal ini : (1) harga (2) waktu (3) kualitas. Kita harus menentukan mana yang paling penting dari ketiga hal tersebut karena jarang sekali kita bisa mendapatkan ketiganya.

Jika waktu yang paling penting maka konsekuensinya harga naik dan kualitas kadang menurun.

Jika harga yang penting maka kita meminta harga barang yang murah dan konsekuensinya kualitas barang menurun.

Jika kualitas yang penting maka harga akan naik dan waktu pengiriman atau pengerjaan yang agak lama.

Sesudah kita menetapkan tujuan dari negosiasi maka kita perlu paham juga salah satu prinsip dasar negosiasi yaitu take and give.

Apa itu take and give?

Contoh 1 : Pembelian Off The Road Tyre. Untuk penurunan harga yang cukup significant kita bisa menawarkan volume yang lebih banyak atau waktu kontrak yang lebih panjang.

Contoh 2: Payment term yang biasa berlaku adalah 30 hari. Jika supplier atau vendor kita meminta pembayaran lebih cepat maka bisa kita tawarkan pembayaran 10 hari dengan diskon 2%

Contoh 3: Pengakhiran Perjanjian tanpa kompensasi. Dalam perjanjian rental mobil atau alat dengan masa rental 36 bulan kita bisa meminta hak untuk mengakhiri perjanjian kapan saja tanpa kompensasi apapun ke penyedia rental. Hak ini berlaku di tahun ke 2 dan 3 masa rental. Jadi di tahun ke 1 kita menjamin tidak akan ada pengakhiran perjanjian lebih awal.

Di atas adalah beberapa contoh real case dalam negosiasi. Dari beberapa contoh diatas, kita bisa melihat bahwa walaupun secara nominal apa yang kita “take” tidak sama dengan apa yang kita “give” namun cara ini cukup efektif untuk membantu terjadinya kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak dan terbukti menghasilkan hasil yang lebih fair untuk kedua belah pihak.

Demikian sharing dari saya mengenai Take and Give dalam Negosiasi.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan