Kerjasama dalam mengelola Kontrak

Salah satu kunci dalam pengelolaan kontrak jasa atau Service Contract adalah adanya kerjasama antara end user, contract admin dan kontraktor.

Setiap kontrak jasa, biasanya, diawali dengan permintaan dari end user ke bagian pembelian. Permintaan dari end user ini dituangkan dalam bentuk permintaan kontrak yang disertai dengan ruang lingkup kerja atau scope of work (SOW). SOW yang lengkap terdiri dari ruang lingkup kerja, cara penilaian kinerja kontraktor dan matrix responsibility.

Untuk membuat cara penilaian kinerja kontraktor ini perlu kerjasama antara end user dan contract admin. Dari pengalaman saya, mayoritas end user tidak punya bayangan bagaimana menilai kinerja kontraktornya walaupun mereka sudah paham bahwa KPI harus mengikuti prinsip SMART: Specific – Measurable – Achievable-Relevant-Time Phase, namun untuk menuangkannya dalam kontrak biasanya agak tersendat walau tetep aja maunya kontrak dapat dikelola dengan baik.

Dalam hal inilah contract admin punya peran penting untuk bisa membantu end user dalam membuat KPI. Bentuk bantuannya bisa dengan memberi contoh referensi dari kontrak sejenis misalnya untuk kontrak perawatan light vehicle bisa memakai referensi dari kontrak light truck atau heavy equipment sesudah itu end user selesai membuat KPI selanjutnya contract admin bisa berperan menjadi editor dari draft KPI tersebut sampai tahap finalisasi.

Jika tidak punya referensi bagaimana? Jika tidak punya referensi maka contract admin perlu duduk bersama end user untuk membuat KPI dengan menganalisa dan berdiskusi secara mendalam berdasarkan ruang lingkup kerja yang ada.

Sesudah KPI difinalisasi maka selanjutnya contract admin bertugas mengkomunikasikan dan menegosiasikannya ke kontraktor supaya KPI tersebut diterima dan disetujui.

Dalam tahap implementasi kontrak, penilaian kinerja kontraktor harus dilakukan. Dari pengalaman saya, hal ini  sering tidak dilakukan karena end user lebih fokus pada pekerjaan yang harus dilakukan kontraktor dan nilai invoice per bulan sehingga lupa bahwa ada tugas untuk menilai kinerja kontraktor. Disinilah perlu peran dari contract admin untuk mengingatkan end user dan bila perlu menginisiatif proses penilaian tsb.

Pada hakekatnya kontrak tersebut adalah kontrak milik perusahaan bukan milik end user saja atau contract admin saja. Jadi perlu kerjasama kedua belak pihak dalam mengelola kontrak tersebut.

Jika kontrak dikelola dengan baik maka yang akan menikmati hasilnya adalah perusahaan tempat kita bekerja, sebaliknya jika kontrak tidak dikelola dengan baik maka yang akan menanggung konsekuensinya adalah perusahaan kita juga. Oleh karena itu perlu kerjasama yang baik antara end user yang mensupervisi pekerjaan kontraktor, contract admin yang mengadministrasi kontrak dan kontraktor yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan batasan-batasan yang sudah di tetapkan dalam kontrak agar proses penilaian kontraktor dapat berjalan dengan baik dan memberikan kontribusi positif buat perusahaan bukan sekedar formalitas belaka.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Apa sih yang menarik dari profesi Procurement?

Kamu kerja di mana?

Saya kerja di PT ABC.Tbk

Di bagian apa?

Pembelian

Wah bagian basah itu….( diucapkan dalam hati)

Sudah berapa tahun?

Ehmm…baru 9 tahun…

Saya rasa kita akrab dengan percakapan seperti diatas karena entah sudah berapa kali ditanyakan waktu kita ketemu teman TK, SD, SMP, SMA, Kuliah, bahkan teman yang baru kita kenal saat sama-sama ikut lari 5K TETAPI pernahkah Anda merenung, apa sih yang menarik dari profesi ini sehingga kita bertahan sekian lama? Apa kita bertahan semata karena dapur harus ngebul atau karena ada cicilan yang harus kita bayar atau karena kita sudah menemukan passion kita di profesi ini?  

Pada awalnya profesi procurement kurang begitu populer. Orang lebih mengenal bagian logistik daripada bagian pembelian. Di beberapa perusahaan bagian ini dianggap bagian administrasi semata aka nggakpenting.com tetapi lambat laun orang mulai mengenal profesi ini dan memberikan apresiasi yang lebih baik. Saat ini beberapa orang yang berkarir di profesi ini menempati profesi strategis di perusahaan bahkan ada perusahaan yang mempunyai Chief Procurement Officer sendiri yang kedudukannya sejajar dengan Chief Financial Officer.

Profesi procurement memiliki keunikan sendiri karena mayoritas yang berkarir di bidang ini belajar dari learning by doing dan masih sedikit yang benar-benar belajar secara khusus bidang ini. Disamping itu cakupan kerja dibidang ini sangat luas sehingga menuntut para profesional di bidang ini untuk terus mau belajar berbagai disiplin ilmu disamping mengasah soft skills lain yang mendukung seperti kemampuan berkomunikasi, kemampuan menulis, kemampuan bernegosiasi, project management, office politics, kemampuan menganalisa, kemampuan financial sekaligus memiliki integritas yang baik.   

Bagaimana tidak profesional di bidang ini harus belajar berbagai disiplin ilmu jika barang atau jasa yang dibeli diminta oleh berbagai bagian yang berbeda mulai dari bagian operasional, bagian pemasaran, bagian infrastruktur, bagian pemeliharaan dll. Bagian operasional bisa saja meminta diproses pembelian dozer, bagian pemasaran meminta diproses kontrak sewa tongkang batubara, bagian infrastruktur meminta diproses tender pembangunan jembatan belum lagi bagian pemeliharaan meminta proses tender perawatan excavator untuk segera diproses.
Untuk memproses tender tersebut kita harus menggunakan kemampuan menulis kita untuk mempersiapkan dokumen tender dan kemampuan komunikasi dan project management untuk mengkoordinir proses tender dari awal sampai selesai belum lagi intervensi dari owner, putra daerah, ormas dll yang kadang menjadi bumbu-bumbu dalam sebuah proses tender.

Profesional procurement juga dituntut memahami kondisi pasar dari barang atau jasa yang akan ditenderkan. Kondisi pasar alat berat harus dipahami, siapa saja kontraktor yang menyewakan tongkang untuk mengangkut batubara harus dipahami, atau siapa saja kontrakor yang punya kompetensi teruji dalam membangun jembatan.

Pada saat proposal dari peserta tender sudah kita terima maka kita harus menggunakan kemampuan finansial dan analisa untuk mengevaluasi proposal yang termasuk belum lagi untuk bernegosiasi dengan para peserta tender. Profesi ini juga menuntut kita paham aspek-aspek legalitas, kontrak dan supplier management.

Jelas sekali profesi Procurement ini bukan sekedar pekerjaan admin karena diperlukan orang-orang yang punya IQ, EQ, CQ dan SQ yang seimbang dan hal inilah yang menurut saya yang membuat profesi ini menjadi menarik dan dinamis. Setiap hari profesional procurement dituntut belajar hal-hal baru, bertemu dengan orang yang berbeda-beda, berpergian ke berbagai tempat yang berbeda, menganalisa berbagai macam proposal bahkan menyelesaikan dispute atau perselisihan kontrak yang rumit namun memperkaya pengetahuan dan pengalaman hidup kita. Namun hal yang paling menarik adalah : profesi ini sangat menuntut integritas kita dimana kita harus selalu jujur pada diri kita sendiri, jujur pada keluarga kita, jujur pada rekan kerja kita, jujur pada atasan kita, dan jujur pada perusahaan kita dimana saja dan kapan saja.

Masih tertarik untuk menekuni karir di bidang ini?  

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Memetakan Peran Procurement

Perekonomian sebuah negara dibagi menjadi 3 sektor utama yaitu

  1. Sektor Primer
  2. Sektor Sekunder
  3. Sektor Jasa

sectors-of-the-indian-economy-1-3-638

Sektor Primer mengacu pada perusahaan yang usahanya mengambil material langsung dari bumi misalnya tambang, pengeboran, pertanian, perikanan dlll

Sektor Sekunder mengacu pada perusahaan yang memproduksi atau memproses bahan mentah menjadi sebuah produk jadi misalnya pabrik mobil, perusahaan konstruksi, pabrik mesin, perusahaan FMCG dll

Sektor Jasa mengacu pada perusahaan yang menyediakan berbagai macam jasa untuk mendukung berbagai kegiatan ekonomi misalnya perbankan, perusahaan logistic, perusahaan pemasaran, perusahan IT service, retail, pendidikan, training, periklanan, pariwisata dll

Perusahaan di sektor primer jumlahnya lebih sedikit dan biasanya adalah perusahaan besar sebut saja seperti Freeport, Newmont, Vale Inco, Pertamina, Exxon, Indika Energy, Kaltim Prima Coal, British Petroleum dll, sedangkan perusahan di sektor sekunder lebih banyak lagi dan biasanya adalah tidak sebesar perusahaan di sektor primer seperti Toyota, Unilever, Wings, Wijaya Karya, Adhi Karya, Dahana dll, sementara perusahaan yang menyediakan sektor jasa ada banyak sekali ( bisa menyebutkan sendiri kan?)

Jadi seorang staf procurement di sektor primer, sektor sekunder dan sektor jasa pada umumya rentang gajinya berbeda karena tingkat kesulitan pekerjaan, nilai transaksi dan tanggung jawabnya berbeda juga tetapi yang dituntut biasanya sama yaitu mengurangi biaya produksi dan mempercepat lead time.

Namun walaupun yang dituntut sama tetapi strategi di setiap industri berbeda. Beberapa contoh strategi perusahaan yang sangat terkait dengan peran bagian Procurement adalah di tahun 1981 IBM memutuskan untuk fokus pada bisnis inti mereka yaitu design dan memproduksi IT sistem sedangkan produksi operating softwarenya di outsource ke Microsoft. Contoh lain adalah IKEA. Untuk mengurangi biaya produksinya, IKEA membentuk 30 kantor pembelian di berbagai negara dengan tujuan untuk mengefektifkan biaya logistik dan mengurangi biaya inventorynya.

Jadi poin penting dari tulisan saya ini, pertama kita harus paham kita ada di industri apa, kita harus paham setiap industri punya strategi sendiri untuk bisa bertahan dan adaptasi dengan perubahan dan yang ketiga Anda harus mau terus belajar dan berinvestasi pengetahuan dan ketrampilan

Kenapa harus terus belajar dan berinvestasi ? Charles Darwin pernah menulis sbb:

It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change

Satu-satunya cara kita bisa beradaptasi dengan perubahan jika kita mau terus belajar

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Merancang Strategi Pembelian Berdasarkan Supply Positioning Model

Supply Positioning Model (SPM) adalah suatu model yang dikembangkan oleh Peter Kraljic untuk mengkategorikan barang dan jasa berdasarkan nilai pembelian (Value of Purchase) dan besar kecilnya resiko (Level of Risk). Tujuan dari pengkategorian ini adalah untuk menentukan strategi pembelian dari barang dan jasa tertentu.

Hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengkategorian ini adalah durasi dan frekwensi pembelian.  Data yang dianalisa sebaiknya minimal mencerminkan periode selama 12 (duabelas) bulan sehingga nilai total pembeliannya cukup significant dan cukup menarik untuk para supplier.

Hal lain lagi yang tidak kalah penting adalah masalah penilaian resiko. Resiko yang harus dilihat dari 2(dua) sisi yaitu resiko internal yaitu resiko yang timbul akibat tidak tersedianya barang atau jasa tersebut dan resiko eksternal seperti tingkat ketergantungan kita terhadap supplier tsb dan juga masalah ketersediaan barang dan jasa pada saat kita butuhkan.

SPM ini juga dikenal sebagai Kraljic Matrix

kraljicmatrix

Ciri-ciri dari masing-masing kategori diatas adalah sbb

a. Routine Products

  • Nilai pembeliannya kecil
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb kecil
  • Jumlah itemnya sedikit
  • Jumlah suppliernya banyak
  • Terkadang menghabiskan waktu dalam proses pembeliannya

Contoh: alat tulis kantor

b. Bottleneck Products 

Dari sisi nilai pembelian, bottleneck items sedikit mirip dengan Routine Products tetapi yang membedakan adalah resiko akibat ketidaktersediaan barang tersebut dan tingginya ketergantungan kepada supplier tertentu.

Contoh: sparepart yang hanya tersedia dari satu supplier karena terkait hak patent pada peralatan tertentu

c.   Leverage Products

  • Nilai pembeliannya besar
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb besar
  • Jumlah suppliernya banyak

Contoh:  pembelian komputer untuk 500 orang karyawan

d. Critical Product

  • Nilai pembeliannya besar
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb besar
  • Jumlah suppliernya sedikit

Contoh: pembelian bahan bakar solar untuk perusahaan tambang yang punya 250 unit dump truck.

Contoh-contoh yang diberikan diatas sangat mungkin berbeda untuk setiap perusahaan. Jadi bisa jadi bahan bakar solar akan masuk kategori leverage products untuk perusahaan manufaktur karena nilai terbesar dan yang paling berisiko di perusahaan manufaktur tsb adalah bahan kimia tertentu.

Pertanyaan berikutnya, bagaimana menerapkan strategi pembelian setelah kita mengkategorikan barang dan jasa di perusahaan kita? misalnya untuk Routine Products. Strategi apa yang tepat?

Untuk Routine Products strategi yang  bisa dipakai adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisa apakah barang-barang tersebut bisa di kelompokan dalam satu kategori misalnya alat tulis kantor dan asesories komputer dibuat dalam satu kelompok
  2. Berdasarkan dari kelompok pembelian tersebut maka kita buatkan kontrak pembelian jangka waktu tertentu misalnya 12 bulan. Didalam kontrak ini, supplier menyediakan barang atau jasa sesuai dengan harga yang valid untuk 12 bulan dan akan mengirimkan barang atau jasa yang kita minta pada saat dibutuhkan dengan waktu pengiriman 2 hari kerja. Dengan membuat kontrak pembelian ini maka buyer tidak perlu melakukan tender setiap ada permintaan ATK dan asesories komputer.

Itulah salah satu contoh strategi yang bisa diterapkan berdasarkan SPM. Mudah-mudahan bermanfaat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

4 Kunci Menganalisa Pembelian

Untuk memaksimalkan fungsi pembelian maka diperlukan strategi pembelian yang tepat sasaran. Strategi pembelian dapat diformulasikan dengan menganalisa data pembelian. Data pembelian sumbernya dari database pembelian yang mencatat secara detail transaksi pembelian barang dan jasa yang kita lakukan. Minimal database pembelian mencatat hal-hal dibawah ini :

  1. Komoditi yang dibeli barang atau jasa
  2. Nama supplier atau kontraktor
  3. Detil deskripsi nama barang atau jasa yang dibeli
  4. Jumlah barang yang dibeli atau frekuensi jasa yang diperlukan
  5. Harga atau biaya
  6. Lokasi Pengiriman atau lokasi pengerjaan jasa
  7. Lama pengiriman atau durasi jasa yang diperlukan

Dari database yang kita punya maka ada 4 (empat) hal kunci yang dapat kita analisa

  1. Berapa pengeluaran kita untuk setiap barang dan jasa dalam kurun waktu tertentu
  2. Berapa supplier atau kontraktor yang kita pakai?
  3. Apakah pembelian barang dan jasa tsb bisa disatukan ?
  4. Kapan kontrak yang berlaku sekarang berakhir?

Berdasarkan hasil analisa tersebut maka kita bisa memformulasikan strategi pembelian kita. Salah satu strategi pembelian yang pernah saya buat adalah membuat 80% item yang dibeli masuk dalam kontrak pembelian barang dan menyisakan 20% item yang dibeli masuk pembelian langsung atau direct purchase atau ada juga yang menyebut one off purchase. 

Dari strategi yang sudah di formulasikan dibuat target yang realistis. Targetnya adalah sebagai berikut

Tahun ke 1 : Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 60:40
Tahun ke 2:  Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 70:30
Tahun ke 3: Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 80:20

Setelah tahun 3, targetnya adalah mempertahankan ratio 80-20 atau jika memungkinkan dibuat rasio 85:15 yang biasanya cukup menantang untuk dicapai.

Itulah salah satu contoh tahapan memformulasikan strategi pembelian secara sederhana dengan fokus pada 4 hal untuk dianalisa. Semoga bermanfaat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Matematika untuk Purchasing

Matematika tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan sehari-hari dibagian pembelian. Hal yang paling sering dipakai adalah untuk membandingkan penawaran supplier satu dengan supplier yang lain.

Perbandingan penawaran dari supplier ada yang bersifat sederhana dan ada yang kompleks bahkan rumit.

Contoh perbandingan sederhana adalah sebagai berikut

  • Perbandingan penawaran pembelian sepatu safety.
  • Perbandingan penawaran jasa cetak kartu nama

Dalam perbandingan sederhana, variabel yang dibandingkan biasanya hanya satu saja yaitu harga. Harga supplier A, dibandingkan harga supplier B dan dibandingkan harga supplier C kemudian dipilih yang paling murah.

Dalam perbandingan yang lebih kompleks, khususnya untuk pembelian barang atau jasa yang masuk kategori high value dan high risk, kita akan menemui hubungan antara satu variable yang satu dengan yang lain baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif yang lebih kompleks. Dari segi pendekatan kuantitatif inilah matematika sangat berperan untuk melakukan analisa untuk membantu dalam mengambil keputusan yang lebih obyektif.

Proses analisa dalam matematika memudahkan menghitung perubahan-perubahan faktor kuantitatif, definisi dan asumsi juga dapat dirumuskan secara tegas dan yang paling penting penarikan kesimpulan dalam proses analisis lebih sistematis dan obyektif.

Total Cost of Ownership(TCO) adalah salah satu tools yang dipakai untuk mengambil keputusan dalam proses pembelian barang dan jasa. Model matematik yang dipakai yang dipakai beragam dari yang sederhana sampai yang kompleks.

Tahapan analisa dalam TCO, secara garis besar, adalah sebagai berikut:

  1. Menyusun konsep analisa
  2. Menetapkan model matematik untuk analisa
  3. Melakukan analisa dengan berbagai alternatif solusi
  4. Mengevaluasi hasil analisa dan melihat implikasi dari alternatif solusi yang ada

Itulah contoh pengunaan matematika sederhana dalam proses analisa TCO. Semoga bermanfaat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

Gimana sih Analisa Tender itu?

Salah satu proses yang penting dalam sebuah tender adalah bagaimana menganalisa proposal tender. Pada dasarnya ada 3 hal yang harus dianalisa:

  1. Aspek Teknis
  2. Aspek Hukum
  3. Aspek Komersil

Pada kesempatan ini saya akan membahas dari aspek komersil karena dari aspek teknis sudah pernah dibahas ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender dan dari aspek hukum baru saya singgung dasarnya saja ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Dari aspek komersil, selain mengevaluasi kondisi keuangan vendor yang kita undang tender, yang terpenting adalah mengevaluasi proposal penawaran harga atau biaya yang ditawarkan vendor.

Pada umumnya bagian pembelian melihat 2 hal ini

  1. Penawaran yang terendah
  2. Jangka waktu pembayaran

Hal ini dapat dipahami karena tidak semua orang yang bekerja di bagian pembelian belajar best practice Purchasing & Supply. Ada sebagian yang memang belajar mengenai hal itu tapi ada sebagian yang lain learning by doing.

Jadi dari waktu ke waktu cara mengevaluasi tender tidak banyak berubah walaupun, entah sadar atau tidak disadari, biaya pembelian yang tidak efektif dan efisien mengurangi keuntungan perusahaan dan keberlangsungan perusahaan untuk jangka panjang. Di artikel saya Procurement Masak Gitu dibahas mengenai peran strategis dari bagian pembelian beserta contoh-contohnya.

Salah satu metode evaluasi tender yang cukup simple dan mudah diaplikasikan adalah dengan memakai pendekatan Total Cost of Ownership (TCO). Di Google sudah banyak ditulis definisi mengenai TCO dan disini saya coba sederhanakan sbb:

Pendekatan TCO menganalisa harga atau biaya secara menyeluruh dalam kurun waktu tertentu

Contoh aplikasi pendekatan TCO yang sering dipakai adalah untuk evaluasi pembelian asset atau peralatan yang dipakai selama kurun waktu tertentu misalnya 5 atau 10 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya akusisi, biaya operasional dan biaya disposalnya. Hasil analisa ini bisa juga dikaitkan dengan produktifitas dari asset atau peralatan yang dibeli.

Contoh aplikasi yang lebih sederhana adalah untuk mengevaluasi penawaran jasa selama kurun waktu tertentu misalnya 3 hari atau 3 bulan atau 3 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya langsung dan tidak langsung yang timbul kemudian dikaitkan dengan produktifitas dari penyedia jasa tersebut.

Analisa TCO memerlukan beberapa model matematika untuk membantu dalam proses analisa. Model matematika ini sifatnya customized alias harus dimodifikasi sesuai dengan obyek yang dianalisa.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

Apakah kita perlu 4000 supplier?

Saya pernah bekerja di sebuah perusahaan dengan jumlah supplier yang tercatat di database sekitar 4000 supplier dengan rata-rata pertambahan jumlah 200 supplier per tahun. Dari 4000 supplier yang tercatat hanya sekitar 1500 yang aktif atau sekitar 37% saja.

Dari sisi pembelian, jumlah item yang dibeli dalam setahun sekitar 22,500 item maka secara rata-rata setiap supplier mensupply 15 item per tahun atau sekitar 1 item per bulan.

Catatan: Figur diatas adalah berdasarkan perhitungan rata-rata, pada kenyataannya 80% item di supply oleh 20% supplier atau 18,000 item di supply oleh kurang dari 300 supplier saja.

Ada beberapa alasan kenapa kita menambah jumlah supplier

  1. Barang yang dibeli belum ada supplier yang mensupply
  2. Barang yang dibeli sudah ada supplier yang mensupply tetapi supplier tersebut tidak bagus kinerjanya atau harganya naik/mahal.
  3. Ada supplier yang menawarkan harga lebih murah atau spesifikasi lebih bagus
  4. Masalah cashflow sehingga perusahaan mencari supplier lain yang masih bisa dibayar dengan kredit 30/60/90 hari
  5. Titipan owner atau senior management

Apapun alasannya, bagian pembelian seharusnya menjadi filter untuk mengelola jumlah supplier yang terdaftar untuk mendukung operasional perusahaan. Dari waktu ke waktu harus ada kegiatan “bersih-bersih” database supplier. Untuk kegiatan bersih-bersih harus disepakati aturan mainnya misalnya sebagai berikut

  1. Prioritas  ke 1 untuk tetap disimpan dalam database adalah supplier OEM, supplier agen tunggal dan supplier politis ( titipan owner atau senior management)
  2. Prioritas ke 2 untuk tetap disimpan dalam database adalah supplier non OEM yang masih aktif bertransaksi 24 bulan terakhir
  3. Untuk supplier yang tidak ada transaksi dalam 24 terakhir dapat di non aktifkan artinya tidak masih disimpan dalam database tapi tidak bisa diundang tender

Keuntungan dari program bersih-bersih database supplier ini adalah untuk meningkatkan kekuatan negosiasi perusahaan dan keekonomisan pembelian ( bandingkan membeli 1000 item dari 100 supplier akan sangat berbeda dengan membeli 1000 item dari 10 supplier). Di samping itu akan lebih mudah mengelola 1000 supplier dibandingkan mengelola 4000 supplier.

Jadi jumlah supplier yang mendukung perusahaan kita perlu dikelola dengan baik dengan memperhatikan kebijakan perusahaan, kekuatan negosiasi dan keekonomisan nilai pembelian.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

Terjebak Area Abu-Abu

Apakah Anda tahu berapa minimal vendor yang harus diundang tender? 3 atau 5 ?

Apakah Anda tahu bagaimana aturan negosiasi? negosiasi ke semua vendor atau ke yang harganya paling murah saja?

Apakah Anda tahu barang atau jasa apa saja yang bisa dibeli tanpa proses tender ?

Bagaimana kalau ada vendor titipan owner atau senior management ?

Siapa saja yang sebenarnya boleh beli barang atau jasa? semua karyawan atau bagian pembelian saja?

Ada banyak lagi pertanyaan yang muncul di aktivitas sehari-hari di bagian pembelian  yang kadang-kadang menjadi area abu-abu (gray area) walaupun dalam perusahaan tempat kita bekerja sudah mempunyai standar operating procedure (SOP).

Kenapa SOP saja tidak cukup?

Definisi SOP adalah sebagai berikut: SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Dari definisinya kita tahu bahwa SOP lebih mengatur kronologis atau urutan menyelesaikan sebuah pekerjaan. Pertama apa yang harus dilakukan, kedua apa yang harus dilakukan dan seterusnya sampai pekerjaan selesai. Sementara untuk menjalankan SOP tersebut diperlukan pedoman yang menjadi rangkaian konsep dan asas untuk menjalanakan SOP tsb atau biasa disebut kebijakan.

Definisi Kenijakan adalah sebagai berikut: Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta individu.

Kebijakan dalam pelaksanaannya harus selalu ditinjau dari waktu ke waktu untuk melihat apakah masih relevan dengan situasi dan kondisi saat ini.

Case Study:  Bagaimana jika ada vendor titipan owner atau senior management?

Sesuai dengan kebijakan yang ditanda tangani tanggal 1 January 2017 maka pihak yang meminta harus mengisi formulir penunjukan langsung dan ditanda tangani oleh Direktur Utama. Jadi dengan kata lain otorisasi untuk menyetujui penunjukan langsung seorang vendor hanya ada di direktur utama untuk berapapun nilai pembeliannya.

Ditahun 2018, kebijakan tersebut ditinjau ulang dengan berbagai pertimbangan dan diubah sebagai berikut:

Otorisasi persetujuan penunjukan langsung direvisi menjadi :

  1. Nilai pembelian 0 – Rp 100 juta dapat di otorisasi oleh Manager Purchasing
  2. Nilai pembelian Rp 101 juta sampai Rp 250 juta dapat di otorisasi oleh GM Purchasing
  3. Nilai pembelian diatas Rp 251 juta dapat di otorisasi oleh Direktur Utama

Diatas hanyalah sebuah contoh dimana kebijakan harus selalu ditinjau ulang dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan jaman.

Jadi kesimpulannya, bagi staf di bagian pembelian perlu bekerja berdasarkan kebijakan dan SOP agar tidak terjebak dalam area abu-abu.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

Jangan Abaikan Kinerja Kontraktor

Sebuah kisah sedih di hari Senin. ( Percakapan antara manajer Operasional (MO) dan manajer Procurement (MP).

MO : Pengemudi bisnya terlambat lagi sehingga semua karyawan yang shift malam juga terlambat

MP: Kejadian ini sudah berulang kali. Saya akan panggil manajer PT ABC besok pagi ( telpon ditutup)

MP membuka kontrak Jasa Antar Jemput Karyawan. Jumlah bis untuk AJK ada 25 unit bis tapi sayangnya tidak ada standar penilaian unjuk kerja kontraktor sehingga agak sulit untuk mengelola kinerja mereka tanpa “tools” yang tertulis dan spesifik.

Key Performance Indicator atau Penilaian Unjuk Kerja (“PUK”) adalah tools yang mandatory harus ada didalam setiap kontrak.

Kenapa ?

Karena jika kita tidak punya PUK maka akan sulit untuk mengontrol kinerja kontraktor.

Dari contoh diatas karena tidak ada kriteria penilaian unjuk kerja kontraktor yang tertulis maka ketika kontraktor tidak memberikan pelayanan yang diminta kita tidak bisa menunjukkan secara tertulis standar kinerja yang diminta seperti apa. Jika kita menulis dan menetapkan standar kinerja maka setiap saat kita bisa menunjukkan apakah kontraktor tersebut bekerja sesuai standar, dibawah standar atau diatas standar.

PUK adalah tools yang bisa dipakai untuk mengontrol kontraktor kita sekaligus tanda bahwa kita memegang kendali atas kontraktor tersebut. Jika kita tidak memegang kendali operasional atas kontraktor tersebut maka akan sulit untuk mengatur kinerja operasional mereka. Jika kita tidak bisa mengatur kinerja operasional kontraktor maka operasional perusahaan kita terpapar akan resiko produksi, resiko K3L bahkan resiko keuangan.

Penilaian Unjuk Kerja Kontraktor pernah saya tulis dalam artikel berjudul Menilai Kinerja Supplier. Dalam artikel ini diulas secara ringkas kenapa kita perlu menilai kinerja supplier, apa saja yang dinilai dan kapan menilainya. Untuk belajar lebih lanjut mengenai menilai kinerja supplier bisa mengikuti worskhop yang diadakan penulis atau dari lembaga training lainya.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp