New Normal di Procurement & Supply

Kata New Normal menjadi trend di masa pandemi ini. Kata ini diperbincangkan oleh semua orang dari segala lapisan usia dan dari disiplin ilmu yang berbeda-beda. Bagaimana dengan di Procurement & Supply (P&S)? Apakah akan ada new normal di bidang ini?

Saya akan bahas secara singkat mengenai new normal di bagian akhir tulisan ini. Di paragraf ini mari kita bahas apakah kita sudah siap masuk ke new normal? Profile dari praktisi P&S di Indonesia mayoritas tidak memiliki latar belakang pendidikan di P&S. Artinya mayoritas praktisi ini learning by doing dalam bekerja. Profile seperti ini membuat distribusi pengetahuan mengenai hal-hal dasar tentang P&S tidak merata. Padahal hal-hal dasar ini menjadi fondasi dari professional development setiap invididu. Resiko dari tidak memiliki fondasi yang kuat adalah Anda menjadi rentan terhadap perubahan karena sesungguhnya Anda juga tidak tahu apa yang Anda kerjakan itu benar atau salah? bagaimana kalau Anda meyakini suatu teori atau metode yang sudah tidak relevant lagi atau lebih parah lagi kalau teori atau metode yang Anda temukan melalui proses learning by doing itu ternyata salah. Lebih jauh lagi apakah pengetahuan dan skills yang Anda kuasai sekarang apakah bisa membantu Anda untuk bisa bertahan dan berkembang di era New Normal?

Saya berandai-andai saja, jika Anda tidak mempunyai fondasi yang kuat di bidang P&S maka probabilitasnya 50:50 Anda bisa survive di new normal ini. Kenapa bisa begitu? Secara prinsip new normal memaksa kita bekerja dengan metode kerja yang baru. Metode baru yang berbasis teknologi dan data. Saya ambil contoh di dalam proses prekualifikasi vendor. Proses ini nantinya dapat dikerjakan dengan teknologi RPA ( Robot Process Automation) dimana data dari potensial vendor di proses secara otomatis dan outputnya adalah rekomendasi vendor yang memiliki kualifikasi untuk mengikuti tender. Peran praktisi P&S adalah mendesign system itu. Untuk dicatat saja, kapabiltas mendesign system mengandaikan penguasaan dasar-dasar Procurement & Supply.

Skill analysis dan analytics Anda akan sangat penting di new normal ini karena focus pekerjaan di P&S akan beralih dari pekerjaan yang sifatnya administrasi dan strategis ke hal-hal yang sifatnya analysis dan analytics. Keputusan-keputusan di bidang ini mulai dari siapa vendor yang bisa ikut tender, siapa pemenang tender, bagaimana kinerja vendor akan berdasarkan data yang sudah diolah dan menghasilkan informasi dan pengetahuan yang diperlukan dalam bisnis.

Tulisan ini tidak dibuat untuk menakut-nakuti Anda tetapi untuk membuka pikiran kita semua bahwa ada era baru didepan kita. Pertanyaannya apakah Anda sudah siap untuk memasuki era baru itu yang kita sebut New Normal?

Passion di Procurement & Supply

Ada pepatah dari Confucius seorang filsuf dari Cina yang lahir di 551 BC tentang passion

Choose a Job You Love, and You Will Never Have To Work a Day in Your Life

terjemahan bebasnya “Pilihlah pekerjaan yang kamu sukai, dan kamu tidak perlu (merasa seperti) bekerja dalam hidupmu”

Keren banget ya kalau bisa begitu….

Bagaimana dengan Anda para praktisi dan profesional di Procurement & Supply? Apakah bidang ini adalah passion Anda? Bagaimana Anda tahu bahwa Procurement & Supply adalah passion Anda?

3 hal ini bisa membantu Anda mengetahui apakah Procurement & Supply adalah passion Anda

  1. Apakah Anda merasa senang dalam bekerja di bidang Procurement & Supply?
  2. Apakah Anda merasa berdaya dan menemukan keasyikan dalam bekerja di bidang Procurement and Supply?
  3. Apakah Anda merasa ada dorongan dan gairah dari dalam yang kadang sulit dijelaskan tetapi memotivasi Anda dalam bekerja di bidang Procurement and Supply?

Jika jawabannya adalah 3 X “YA”, maka dapat disimpulkan bahwa Anda memang punya passion di bidang Procurement & Supply.

Passion = Procurement & Supply

Pertanyaan berikutnya, apakah passion saja sudah cukup? jawabannya adalah TIDAK

Ada 2 hal lagi yang Anda harus gali yaitu Personality dan Strength

Personality atau kepribadian adalah hal yang sangat spesifik dan Anda yang harus mengetahui sendiri A sampai Z tentang diri Anda untuk kemudian di mapping ke bidang Procurement & Supply untuk mengetahui apakah kepribadian Anda match atau cocok dengan Procurement & Supply

Personality = Procurement & Supply

Untuk mendapatkan gambaran seperti apa bekerja di Procurement & Supply silakan membaca tulisan saya sebelumnya Apa sih yang menarik dari profesi Procurement?

Strength atau kekuatan dalam bekerja dibidang Procurement & Supply bersumber dari pengetahuan, pengalaman dan keahlian yang Anda punyai. Strength ini menjadi dasar kemampuan, daya pengerak dan penunjang efisiensi dalam kita bekerja. Untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana Anda bisa membangun kekuatan ini silakan membaca tulisan saya sebelumnya Pengetahuan Dasar Procurement & Supply

Strength = Procurement & Supply

Kesimpulannya 3 hal ini yaitu Passion Anda; Personality Anda dan Strength Anda harus match atau cocok dengan Procurement & Supply baru Anda bisa merasakan yang dikatakan Confucius…..

Dari mana memulai improvement di SCM?

Dalam semua area bisnis termasuk di area Supply Chain Management, improvement adalah suatu hal yang harus dilakukan.

Kenapa?

Salah satu tujuan bisnis adalah menghasilkan keuntungan agar dapat membiayai operasional perusahaan termasuk membayar gaji karyawan ( gaji kita bro! ) selain untuk pengembangan bisnis dan memberikan imbal balik pada investor. Keuntungan dapat dicapai, dipertahankan dan ditingkatkan salah satunya dengan melakukan improvement yang terus menerus.

Dari mana memulai improvementnya?

Improvement dimulai dengan menemukan masalah. Trik menemukan masalah adalah berdasarkan data bukan asumsi atau opini ( silakan mengacu pada tulisan sebelumnya tentang SCM adalah organisasi berbasis data). Misalnya masalah delivery time vendor dimana data dari 12 bulan terakhir menunjukkan hanya 70% vendor deliverynya tepat waktu dan 30% vendor yang lain deliverynya terlambat.

Berdasarkan data tsb dapat dirumuskan permasalahannya kemudian dilakukan analisa untuk menemukan akar permasalahanya baru ditetapkan hasil dan tujuan improvement yang diharapkan.

Secara rinci tahapannya kurang lebih sebagai berikut:

Langkah 1 – Menentukan Mandat Dan Batasan ( 1st meeting)

Langkah 2 – Pembentukan Tim Dan Menentukan Cakupan Aktivitas (2nd meeting)

Langkah 3 – Analisa Masalah (3rd – 5th meeting)

Langkah 4 – Visi Untuk Perbaikan ( 6th – 7th meeting)

Langkah 5 – Temukan Akar Masalah dan Solusinya ( 7th – 8th meeting)

Langkah 6 – Uji Coba Solusi ( 9th and 10th meeting)

Langkah 7 – Uji Coba Solusi dan Implementasi Solusi Yang Telah Berhasil ( 11th and 12th meeting)

Langkah 8 – Mengukur Kemajuan dan Mempertahankan Hasil ( 13th meeting)

Langkah 9 – Mengkomunikasikan Hasil dan Merekomendasikan Langkah Selanjutnya ( 14th meeting)

Dengan menerapkan langkah-langkah diatas hasil dan tujuan yang diterapkan dapat dicapai dan dipertahankan karena telah melalui tahap uji coba solusi dan implementasinya sebelum dilakukan pengukuran kemajuan untuk selanjutkan dipertahankan.

Banyak hal yang bisa di improve di area Supply Chain Management asalkan perumusan masalah berdasarkan data ( bukan asumsi atau opini)

Masih bingung mau mulai improvement dari mana? mulailah dari secangkir kopi 🙂 

 

 

Supply Chain Management adalah Organisasi Berbasis Data

Supply Chain Management atau SCM adalah sebuah organisasi berbasis data.

Apa artinya?

Artinya setiap keputusan dalam organisasi SCM harus berdasarkan data (bukan asumsi). Keputusan untuk memilih vendor yang diundang tender, keputusan memilih vendor yang menang tender, menentukan kinerja vendor, menentukan strategi negosiasi dan masih banyak lagi harus berbasis data.

Kenapa?

Seorang dokter yang memberi resep obat atau melakukan tindakan medis tanpa melakukan diagnosa terlebih dahulu dapat dituntut karena melakukan malpraktek.

Hal yang sama dengan praktisi di bidang SCM, jika membuat keputusan tanpa melakukan diagnosa terlebih dahulu ,sebenarnya, dapat masuk kategori yang sama dengan malpraktek tetapi dalam dunia SCM atau dalam konteks bisnis kita tidak mengenal istilah tsb maka hal ini kadang jadi luput dari perhatian.

Keputusan yang berbasis data dapat lebih dipertanggungjawabkan karena meminimalkan subyektifitas, asumsi dan merupakan salah satu cara yang elegan untuk berurusan dengan hal-hal yang terkait office politics.

CONTOH: Dalam sebuah tender dimana daftar vendor yang diundang didapat dari berbagi sumber seperti dari end user, dari hasil sourcing team Procurement atau dari rekomendasi owner. Dalam situasi ini masing-masing stake holder mempunyai “jagoannya” sendiri dan masing-masing pihak secara implisit ingin jagoannya yang menang.

Lalu bagaimana solusinya?

Solusinya adalah membuat keputusan berbasis data.

Caranya?

Caranya adalah dengan membuat kriteria tender yang transparan dan terukur. Secara umum kriteria tender terdiri dari:

1. Kriteria administrasi

2. Kriteria teknis

3. Kriteria K3L

4. Kriteria komersil

5. Kriteria hukum

Setiap kriteria memiliki bobot yang terukur dan harus didukung dengan dokumentasi yang jelas.

Tahap berikutnya adalah mengumpulkan data berdasarkan kriteria diatas. Metode pengumpulan datanya bisa bermacam-macam mulai dari desktop study, wawancara, presentasi, site visit dll. Berdasarkan data yang sudah terkumpul maka proses evaluasi dapat dilakukan dengan memakai sistem pembobotan yang sudah di sepakati. Hasilnya adalah sebuah rekomendasi berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan akuntabilitasnya.

Dalam konteks bisnis yang sesungguhnya atau dalam kehidupan nyata kadangkala kita berhadapan pihak manajemen atau pemilik bisnis yang membuat sebuah executive decision yang berbeda dengan data yang ada. Lalu kita harus bagaimana? apakah kita tetap harus ngotot dengan data yang ada?

Pengetahuan Dasar Procurement & Supply

Revolusi industri 4.0 adalah kata-kata yang semakin sering disebut akhir-akhir ini baik di tulisan-tulisan yang banyak bersliweran di internet sampai tulisan yang di repost di media sosial termasuk di group-group WhatsApp

Konsep penerapan revolusi industri 4.0 adalah berpusat pada konsep otomatisasi yang dilakukan oleh teknologi tanpa memerlukan tenaga kerja manusia dalam proses pengaplikasiannya.

Hal ini akan secara perlahan mentransformasi seluruh aspek industri terutama dari sisi metode kerja dan sumber daya manusianya sebagai pelaku utama industri termasuk metode yang selama ini dipakai di bidang Procurement & Supply. Metode dan cara kerja yang saat ini dianggap best practice akan dipaksa berubah menyesuaikan gelombang perubahan revolusi industri 4.0

Kunci untuk menghadapi perubahan ini adalah #dothebasicright. Kenapa ” Do The Basic Right?”

Kita semua masih ingat  perubahan dari kamera analog ke kamera digital yang sekarang dipakai disetiap smart phone. Dengan adanya perubahan ini semua orang mendadak bisa jadi fotografer. Mereka bisa mengambil foto dimanapun dan kapanpun dengan smartphone mereka sehingga media sosial dan group whatsApp dipenuhi ribuan foto yang dikirim setiap detiknya. Kualitas foto yang dipertukarkan beragam ada yang bagus dan ada yang biasa saja. Saya amati orang-orang yang menguasai basic fotografi pada jaman analog dulu hasil fotonya lebih bagus apalagi kalau foto-foto tersebut diambil pada kondisi-kondisi yang sulit misalnya foto backlight. Orang yang mengerti basic fotografi akan tahu caranya untuk mengambil foto yang bagus dalam situasi backlight.

Hal yang sama dengan Procurement & Supply, orang yang menguasai basicnya akan lebih siap untuk masuk dalam gelombang revolusi industri 4.0 termasuk juga lebih siap menghadapi kesulitan-kesulitan dalam operasional sehari-hari.

Persiapan yang paling penting memasuki era revolusi industri 4.0 ini adalah kemauan untuk belajar hal baru dalam konteks untuk menambah skill atau keahlian ( Skill Up) karena di fase awal 4.0 ini banyak hal-hal yang bersifat administrasi, repetitive dalam lingkungan yang terstruktur punya potensi untuk dibuat otomatis sehingga SDM yang dulu mengerjakan harus dilatih skill baru karena pekerjaan lamanya sudah bisa di otomatisasi.

Untuk belajar hal-hal baru akan lebih mudah apabila kita sudah menguasai dasarnya. Di era digital ini media belajar sangat beragam mulai dari mengikuti training, workshop, belajar dari tulisan di internet, mendengarkan podcast sampai menonton you tube. Salah satu media belajar konsep dasar pembelian adalah melalui online training karena menawarkan banyak kemudahan mulai dari biaya yang sangat terjangkau, waktu belajar yang sangat flexible (dimanapun dan kapanpun)  dan bisa mengulang-ulang pelajaran bagi yang belum mengerti.

 

 

 

Pain Points di Operasional Procurement

Terjemahan bebas dari pain points di procurement adalah titik sakit dalam procurement atau kesulitan dalam procurement.

Secara umum, pain points atau kesulitan dalam procurement dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu

1. Pain points atau kesulitan karena produktivitas yang menyebabkan staff procurement tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien

2. Pain points atau kesulitan karena proses procurement

3. Pain points atau kesulitan terkait masalah keuangan

Untuk mengetahui jenis-jenis kesulitan dari 3 kategori tersebut, saya melakukan survey terhadap 100 praktisi procurement di Indonesia.

Survey dilakukan dengan meminta responden untuk memilih satu dari lima pilihan pain points atau kesulitan dalam pekerjaan mereka sehari-hari.

Hasilnya 3 hal ini adalah “kesulitan” paling top dalam bekerja di bidang procurement:

a. Urgent Request menempati urutan tertinggi dengan prosentase 36%

Berdasarkan pengalaman saya, 80% urgent request muncul karena kurangnya perencanaan sehingga sesuatu yang seharusnya penting tapi tidak mendesak menjadi sesuatu yang penting dan mendesak. Konsekuensi dari sesuatu yang mendesak adalah biaya pembelian yang meningkat. Misalnya pengiriman barang yang normalnya 3 minggu tetapi karena mendesak dan harus di pakai dalam 3 hari maka barang tersebut dikirim dengan airfreight yang biayanya berkali-kali lipat lebih mahal.

b. Knowledge & Skills menempati urutan kedua dengan prosentase 25%

Pengetahuan dan ketrampilan dalam mengerjakan sesuatu adalah dasar untuk dapat bekerja secara efektif dan efisien. Jika pengetahuan dan ketrampilan ini tidak dikuasai maka pekerjaan akan dilakukan berdasarkan common sense atau akal sehat melalui beberapa proses trial & error sampai menemukan suatu cara yang dirasa efektif dan efisien.

Hasil kerja dari procurement mempunyai dampak langsung terhadap biaya operasional perusahaan. Bila biaya operasional perusahaan tinggi maka keuntungan perusahaan menjadi kecil bahkan bisa jadi merugi.

Jadi untuk dapat bekerja dengan efektif, efisien, berdampak dan berkontribusi terhadap keuntungan perusahaan penguasaan akan pengetahuan dan ketrampilan dalam bidang procurement menjadi kuncinya.

c. Intervensi Senior Management/Owner menempati urutan ketiga dengan prosentase 20%

Dari sudut pandang staff procurement yang menjalankan proses pengadaan barang dan jasa, intervensi terhadap proses yang sedang berlangsung bisa sangat menganggu dan kadang dirasa sebagai sesuatu yang negatif tetapi “boss” punya helicopter view dan kepentingan tertentu sehingga intervensi tersebut dilakukan. Yang penting ada mekanisme yang jelas sehingga deviasi terhadap proses tersebut menjadi tanggung jawab pihak yang melalukan intervensi. ( emang nggak mudah sih….)

Dari pemaparan diatas, dapat kita lihat bahwa dua dari tiga kesulitan paling top di procurement masuk kategori pain points proses dan satu masuk kategori pain points produktivitas. Hasil survey ini sejalan dengan pengalaman penulis selama lebih dari 15 tahun mengelola pembelian barang dan jasa.

Kesimpulannya : Pengetahuan mengenai top pain points dalam procurement yang didukung dengan hasil survey dapat membantu para praktisi procurement untuk membuat langkah-langkah strategis agar pain points tersebut dapat diantisipasi lebih awal dan tidak menyudutkan atau menyulitkan posisi kita sebagai praktisi procurement.

Peran Procurement di Indonesia

Saya melakukan survey kepada 100 praktisi procurement di Indonesia untuk mengetahui bagaimana persepsi mereka tentang peran Procurement di perusahaan mereka masing-masing.

Survey dibuat dengan 3 pertanyaan yaitu pertanyaan tentang peran procurement di perusahaan mereka, persentase staff procurement yang memiliki disiplin ilmu Procurement/Supply Chain Management dan frekwensi mereka mengikuti training dalam 2 tahun terakhir.

Inilah hasil survey tersebut:

1. Peran Procurement

81% responden menjawab pemilik perusahaan atau senior management memandang procurement mempunyai peran strategis dalam perusahaan mereka.

Ini adalah kabar baik dan sangat penting untuk para praktisi procurement karena peran dan keberadaan procurement sudah mendapat pengakuan dari para pengambil keputusan. Artinya sudah ada pemahaman bahwa hasil kerja procurement mempunyai dampak langsung terhadap biaya operasional perusahaan yang notabene mempunyai dampak juga terhadap besar kecilnya keuntungan perusahaan.

2. Latar Belakang Pendidikan Bagian Procurement

28% responden menjawab di tempat kerja mereka tidak ada yang memilik latar belakang pendidikan procurement/supply chain management dan 32% menjawab kurang dari 20% artinya mayoritas staff yang bekerja di bidang procurement tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai.

Hal ini dapat dipahami karena di Indonesia juga masih sangat sedikit sekali perguruan tinggi yang mempunyai jurusan Supply Chain Management plus fakta bahwa banyak juga para para profesional sekarang yang bekerja tidak sesuai dengan disiplin ilmunya seperti banker yang latar belakangnya sarjana pertanian dll.

3. Frekwensi Mengikuti Pelatihan

Ini fakta yang cukup mengejutkan bahwa 37% responden tidak pernah sama sekali mengikuti pelatihan dan 33% menjawab hanya mengikuti 1 kali pelatihan dalam 2 tahun terakhir. Data ini menunjukkan kesempatan yang diberikan perusahaan untuk mengikuti pelatihan masih terbatas.

Hal ini kontradiktif dengan fakta pertama dimana 81% pemilik perusahaan dan senior management memandang bahwa procurement memilii peran strategis tetapi tidak memberikan cukup kesempatan untuk mengikuti pelatihan.

Pengembangan karyawan memang tidak terbatas pada pelatihan saja, perusahaan dapat mengembangkan karyawan dengan penugasan pada posisi tertentu atau proyek tertentu tetapi pengetahuan tentang bagaimana bekerja di bidang Procurement/Supply Chain Management juga penting untuk diketahui apalagi pengetahuan yang didapat dari praktisi yang mempunyai pengalaman di bidang tsb.

Pengembangan diri adalah tanggung jawab pribadi. Jika perusahaan kita memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan itu bagus tetapi jika tidak kita bisa juga belajar sendiri diluar kantor. Sama seperti halnya kita perlu makan dan minum untuk bekerja maka kita juga perlu memberi makan dan minum pengetahuan tentang procurement untuk otak kita.

Kesimpulan saya dari survey ini adalah Profesi Procurement sudah mendapatkan pengakuan dari para pemegang keputusan di perusahaan tetapi jumlah profesional procurement yang memilik latar belakang yang sesuai dan secara teratur mengikuti pelatihan masih sedikit oleh karena itu para profesional procurement perlu proaktif untuk mengusahakan dapat mengikuti pelatihan baik dengan fasilitas perusahaan atau mengikuti pelatihan diluar sendiri.

Kelangkaan Praktisi Procurement

Talent Shortage .001

Pada tahun 2014 sebuah lembaga survey, Supply Chain Insight LLC, yang berbasis di Hanover, Pennsylvania, Amerika mengadakan penelitian tentang  jumlah praktisi Supply Chain yang berpengetahuan dan berpengalaman di Amerika dalam hubungannya dengan penerimaan karyawan, pelatihan karyawan dan keberhasilan menjawab tantangan pekerjaan. Penelitian ini sudah  dilakukan 4 ( empat) tahun lalu namun kesimpulannya masih valid dan mencerminkan kondisi dunia Supply Chain saat ini di Indonesia Yang berbeda, mungkin, hanya dari segi kuantitatifnya saja.

Penelitian ini menyoroti kurangnya jumlah praktisi procurement yang disebabkan oleh beberapa hal:

  1. Kurangnya dukungan dan perhatian management sehingga mereka tidak menginvestasikan waktu atau uang untuk pengembangan diri para praktisi procurement.
  2. Proses recruitment yang tidak efektif
  3. Tidak ada pelatihan dan jenjang karir yang jelas untuk praktisi procurement
  4. ( Tambahan dari saya) Mayoritas praktisi procurement di Indonesia berasal dari berbagai disiplin ilmu seperti engineering (80%) dan dari finance, legal dll (20%) dan hanya sedikit sekali yang benar-benar belajar Purchasing & Supply.

Top 3 Pain in SCM

Data diatas menunjukkan 3 masalah utama dalam bidang Supply Chain Management. Ketersediaan praktisi procurement yang berpengetahuan dan berpengalaman menjadi masalah kedua yang terbesar (46%).  Penelitian ini juga menunjukkan bahwa dalam proses penerimaan karyawaan diperlukan rata-rata 4.5 bulan untuk mengisi posisi praktisi procurement yang kosong terutama di level middle management.

Saya tidak tahu apakah di Indonesia sudah ada yang melakukan penelitian yang serupa tapi dari pengamatan saya yang terbatas ini, elemen-elemen yang dalam tabel diatas juga terjadi di Indonesia, namun berbeda prosentasenya.

Kesimpulan saya pribadi:  pengembangan diri profesional Procurement adalah salah satu elemen yang harus lebih diperhatikan oleh pihak manajemen. Dengan persaingan usaha yang begitu ketat dan cepatnya perkembangan teknologi maka sudah layak dan sepantasnya bahwa manajemen mulai menginvestasikan waktu dan dana untuk mengembangkan para Supply Chain di perusahaannya melalui pelatihan, lokakarya, coaching dan mentoring.

Don’t Hire Resume

Don't Hire Resume.001

Brigette Hyacinth, penulis buku The Future of Leadership, pernah menulis sebuah artikel tentang pengalaman dia dalam merekrut orang. Dia merekrut orang yang tidak memenuhi kualifikasi pendidikan yang diminta, namun memiliki rekam jejak yang baik dan memiliki passion akan pekerjaan tsb. Singkat kata, dia memilih kandidat ini dibandingkan kandidat lain yang hanya membanggakan  kualifikasi pendidikan dia dll. Pada akhirnya terbukti kandidat ini terbukti mampu bekerja dengan baik.

Di akhir artikelnya, dia menulis :

Don’t hire a resume, Hire a real person! 

Saya cenderung setuju dengan mbak Hyacinth ini karena pada akhirnya bukan ijasah atau sertifikat yang menentukan apakah kita bisa Get Things Done atau mrantasi gawean ( bahasa Jawa) dan berkontribusi pada perusahaan TETAPI passionskill, dan kerja keras kitalah yang menentukan.

Ijasah dan sertifikat memang penting tetapi yang lebih penting menguasai skill tertentu yang bisa menjadi nilai jual dan modal dasar untuk dapat berkontribusi pada perusahaan. Memiliki ijasah dan sertifikat akan membuat resume kita menarik tetapi tidak menjamin kita berhasil dalam test dan interview dimana akan terlihat track record, achievement & contribution kita

Basic Skill atau ketrampilan-ketrampilan dasar di bidang Purchasing & Supply/Procurement bisa didapat melalui pekerjaan kita sehari-hari atau melalui workshop/lokakarya yang benar-benar melatih Anda untuk menguasai ketrampilan baru dan tidak sekedar memberi informasi dan pengetahuan baru saja.

Kesimpulannya sangat penting untuk meningkatkan ketrampilan Anda dan bukan sekedar mengkoleksi sertifikat.

 

Tidak Sekedar Cost Saving

Cost Saving .001

“Cobalah dinego dulu, paling enggak harganya bisa turun 5% “

“Bisa nggak kita dapat cost saving 10%?”

“Berapa cost savingnya?”

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh kalimat tuntutan atau harapan dari end user atau senior management terhadap bagian Procurement.

Hal itu pulalah yang menjadi “jualan” bagian Procurement sehingga pencapaian, kontribusi, laporan atau apapun itu dari bagian ini selalu menampilkan pencapaian $$$ ( baca : cost $aving)

Jadi hampir bisa dikatakan Procurement = Cost Saving


Benarkah kontribusi yang bisa diberikan oleh bagian Procurement hanya cost saving saja?

Menurut mahasiswa MBA di Universitas Birmingham di Inggris menyimpulkan ada 8 area besar dimana bagian Procurement bisa berkontribusi. Dari 8 bagian tersebut cost saving hanya 1 area atau 12.5% saja kontribusinya atau dengan kata lain ada 87.5% kontribusi yang bisa diberikan bagian Procurement selain cost saving.

  1. Mengurangi Biaya dari Pihak Ketiga (Cost Saving)

Hal ini, seringkali, dianggap menjadi inti pekerjaan bagian Procurement. Strategi yang biasa dilakukan untuk mengurangi cost adalah

a. Negosiasi harga dengan supplier

b. Merevisi spesifikasi sehingga biaya pembelian berkurang

c. Meningkatkan volume pembelian sehingga unit cost berkurang

2.  Berkontribusi pada peningkatan pendapatan (revenue)

Bagian Procurement dapat berkontribusi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan cara meningkatkan kualitas produk dari supplier sehingga meningkatan penjualan.

3. Mengoptimalkan aset, uang kas dan modal kerja

Bagian Procurement dapat bekerjasama dengan bagian produksi dan kontraktor untuk mengoptimalkan peralatan produksi. Jadi daripada membeli alat baru atau menyewa alat tambahan, usaha bersama dengan bagian produksi untuk meningkatan produktivitas peralatan dapat dilakukan sehingga biaya produksi turun.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menegosiakan pembayaran ke supplier lebih cepat dengan diskon tertentu misalnya diskon 2% untuk pembayaran yang dipercepat menjadi 10 hari.

4. Melakukan pengembangan dan inovasi bersama supplier 

Pendapatan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan usaha perbaikan (improvement) dan inovasi bersama supplier. Hasil perbaikan dan inovasi bersama supplier ini dapat meningkatkan laba perusahaan karena menghasilkan barang/jasa yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih rendah atau sama.

5. Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian 

Efisiensi dan efektifitas proses pembelian dapat berkontribusi pada peningkatan laba perusahaan melalui berkurangnya biaya logistik dan inventori.

6. Mengurangi resiko perusahaan 

Melalui pengelolan pembelian dan supplier ( supplier management) maka resiko akan keterlambatan pasokan, kerusakan barang dan ketidaktersediaan pasokan yang dapat dihindari sehingga tidak menimbulkan kerugian yang mengurangi laba perusahaan.

7. Mengamankan bahan baku yang langka

Setiap perusahaan memiliki bahan baku yang critical untuk operasional atau produksinya. Bagian procurement bertugas memastikan bahan baku tersebut selalu tersedia dengan cara membeli langsung dari dari sumbernya dan membuat kontrak jangka panjang  dengan supplier tersebut. Kerugian perusahaan akan sangat besar apabila bahan baku langka tersebut tidak tersedia dan perlu biaya yang lebih besar untuk mengadakannya.

8. Meningkat motivasi karyawan

Masalah mempertahanan karyawan adalah masalah nyata yang dihadapi sebuah perusahaan dan kadang kala hal-hal kecil yang terakumulasi bisa menjadi pemicu karyawan pindah ke perusahaan lain misalnya terkait masalah booking hotel dan pesawat untuk perjalanan dinas yang menyusahkan karyawan karena bagian Procurement tidak bisa membuat system dengan travel agent yang baik atau masalah IT support yang buruk dari kontraktor IT.

Hal-hal diatas tampaknya sepele tetapi bisa menjadi faktor pemicu untuk pindah perusahaan. Saya punya teman yang alasan pengunduran dirinya adalah karena perusahaan lamanya melakukan cost saving dengan membeli tiket dari perusahaan penerbangan yang low budget.

Kesimpulan saya, ada banyak hal selain cost saving langsung yang bisa dikontribusikan oleh bagian Procurement. Namun bagian procurement tidak bisa bekerja sendiri. Perlu dukungan dari Management dan bagian lain untuk bisa memberikan kontribusi yang maksimal.