Untuk memaksimalkan fungsi pembelian maka diperlukan strategi pembelian yang tepat sasaran. Strategi pembelian dapat diformulasikan dengan menganalisa data pembelian. Data pembelian sumbernya dari database pembelian yang mencatat secara detail transaksi pembelian barang dan jasa yang kita lakukan. Minimal database pembelian mencatat hal-hal dibawah ini :
- Komoditi yang dibeli barang atau jasa
- Nama supplier atau kontraktor
- Detil deskripsi nama barang atau jasa yang dibeli
- Jumlah barang yang dibeli atau frekuensi jasa yang diperlukan
- Harga atau biaya
- Lokasi Pengiriman atau lokasi pengerjaan jasa
- Lama pengiriman atau durasi jasa yang diperlukan
Dari database yang kita punya maka ada 4 (empat) hal kunci yang dapat kita analisa
- Berapa pengeluaran kita untuk setiap barang dan jasa dalam kurun waktu tertentu
- Berapa supplier atau kontraktor yang kita pakai?
- Apakah pembelian barang dan jasa tsb bisa disatukan ?
- Kapan kontrak yang berlaku sekarang berakhir?
Berdasarkan hasil analisa tersebut maka kita bisa memformulasikan strategi pembelian kita. Salah satu strategi pembelian yang pernah saya buat adalah membuat 80% item yang dibeli masuk dalam kontrak pembelian barang dan menyisakan 20% item yang dibeli masuk pembelian langsung atau direct purchase atau ada juga yang menyebut one off purchase.
Dari strategi yang sudah di formulasikan dibuat target yang realistis. Targetnya adalah sebagai berikut
Tahun ke 1 : Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 60:40
Tahun ke 2: Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 70:30
Tahun ke 3: Rasio Kontrak Pembelian Barang dan Pembelian Langsung adalah 80:20
Setelah tahun 3, targetnya adalah mempertahankan ratio 80-20 atau jika memungkinkan dibuat rasio 85:15 yang biasanya cukup menantang untuk dicapai.
Itulah salah satu contoh tahapan memformulasikan strategi pembelian secara sederhana dengan fokus pada 4 hal untuk dianalisa. Semoga bermanfaat.