Peran Procurement di Indonesia

Saya melakukan survey kepada 100 praktisi procurement di Indonesia untuk mengetahui bagaimana persepsi mereka tentang peran Procurement di perusahaan mereka masing-masing.

Survey dibuat dengan 3 pertanyaan yaitu pertanyaan tentang peran procurement di perusahaan mereka, persentase staff procurement yang memiliki disiplin ilmu Procurement/Supply Chain Management dan frekwensi mereka mengikuti training dalam 2 tahun terakhir.

Inilah hasil survey tersebut:

1. Peran Procurement

81% responden menjawab pemilik perusahaan atau senior management memandang procurement mempunyai peran strategis dalam perusahaan mereka.

Ini adalah kabar baik dan sangat penting untuk para praktisi procurement karena peran dan keberadaan procurement sudah mendapat pengakuan dari para pengambil keputusan. Artinya sudah ada pemahaman bahwa hasil kerja procurement mempunyai dampak langsung terhadap biaya operasional perusahaan yang notabene mempunyai dampak juga terhadap besar kecilnya keuntungan perusahaan.

2. Latar Belakang Pendidikan Bagian Procurement

28% responden menjawab di tempat kerja mereka tidak ada yang memilik latar belakang pendidikan procurement/supply chain management dan 32% menjawab kurang dari 20% artinya mayoritas staff yang bekerja di bidang procurement tidak memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai.

Hal ini dapat dipahami karena di Indonesia juga masih sangat sedikit sekali perguruan tinggi yang mempunyai jurusan Supply Chain Management plus fakta bahwa banyak juga para para profesional sekarang yang bekerja tidak sesuai dengan disiplin ilmunya seperti banker yang latar belakangnya sarjana pertanian dll.

3. Frekwensi Mengikuti Pelatihan

Ini fakta yang cukup mengejutkan bahwa 37% responden tidak pernah sama sekali mengikuti pelatihan dan 33% menjawab hanya mengikuti 1 kali pelatihan dalam 2 tahun terakhir. Data ini menunjukkan kesempatan yang diberikan perusahaan untuk mengikuti pelatihan masih terbatas.

Hal ini kontradiktif dengan fakta pertama dimana 81% pemilik perusahaan dan senior management memandang bahwa procurement memilii peran strategis tetapi tidak memberikan cukup kesempatan untuk mengikuti pelatihan.

Pengembangan karyawan memang tidak terbatas pada pelatihan saja, perusahaan dapat mengembangkan karyawan dengan penugasan pada posisi tertentu atau proyek tertentu tetapi pengetahuan tentang bagaimana bekerja di bidang Procurement/Supply Chain Management juga penting untuk diketahui apalagi pengetahuan yang didapat dari praktisi yang mempunyai pengalaman di bidang tsb.

Pengembangan diri adalah tanggung jawab pribadi. Jika perusahaan kita memberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan itu bagus tetapi jika tidak kita bisa juga belajar sendiri diluar kantor. Sama seperti halnya kita perlu makan dan minum untuk bekerja maka kita juga perlu memberi makan dan minum pengetahuan tentang procurement untuk otak kita.

Kesimpulan saya dari survey ini adalah Profesi Procurement sudah mendapatkan pengakuan dari para pemegang keputusan di perusahaan tetapi jumlah profesional procurement yang memilik latar belakang yang sesuai dan secara teratur mengikuti pelatihan masih sedikit oleh karena itu para profesional procurement perlu proaktif untuk mengusahakan dapat mengikuti pelatihan baik dengan fasilitas perusahaan atau mengikuti pelatihan diluar sendiri.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Kelangkaan Praktisi Procurement

Talent Shortage .001

Pada tahun 2014 sebuah lembaga survey, Supply Chain Insight LLC, yang berbasis di Hanover, Pennsylvania, Amerika mengadakan penelitian tentang  jumlah praktisi Supply Chain yang berpengetahuan dan berpengalaman di Amerika dalam hubungannya dengan penerimaan karyawan, pelatihan karyawan dan keberhasilan menjawab tantangan pekerjaan. Penelitian ini sudah  dilakukan 4 ( empat) tahun lalu namun kesimpulannya masih valid dan mencerminkan kondisi dunia Supply Chain saat ini di Indonesia Yang berbeda, mungkin, hanya dari segi kuantitatifnya saja.

Penelitian ini menyoroti kurangnya jumlah praktisi procurement yang disebabkan oleh beberapa hal:

  1. Kurangnya dukungan dan perhatian management sehingga mereka tidak menginvestasikan waktu atau uang untuk pengembangan diri para praktisi procurement.
  2. Proses recruitment yang tidak efektif
  3. Tidak ada pelatihan dan jenjang karir yang jelas untuk praktisi procurement
  4. ( Tambahan dari saya) Mayoritas praktisi procurement di Indonesia berasal dari berbagai disiplin ilmu seperti engineering (80%) dan dari finance, legal dll (20%) dan hanya sedikit sekali yang benar-benar belajar Purchasing & Supply.

Top 3 Pain in SCM

Data diatas menunjukkan 3 masalah utama dalam bidang Supply Chain Management. Ketersediaan praktisi procurement yang berpengetahuan dan berpengalaman menjadi masalah kedua yang terbesar (46%).  Penelitian ini juga menunjukkan bahwa dalam proses penerimaan karyawaan diperlukan rata-rata 4.5 bulan untuk mengisi posisi praktisi procurement yang kosong terutama di level middle management.

Saya tidak tahu apakah di Indonesia sudah ada yang melakukan penelitian yang serupa tapi dari pengamatan saya yang terbatas ini, elemen-elemen yang dalam tabel diatas juga terjadi di Indonesia, namun berbeda prosentasenya.

Kesimpulan saya pribadi:  pengembangan diri profesional Procurement adalah salah satu elemen yang harus lebih diperhatikan oleh pihak manajemen. Dengan persaingan usaha yang begitu ketat dan cepatnya perkembangan teknologi maka sudah layak dan sepantasnya bahwa manajemen mulai menginvestasikan waktu dan dana untuk mengembangkan para Supply Chain di perusahaannya melalui pelatihan, lokakarya, coaching dan mentoring.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Don’t Hire Resume

Don't Hire Resume.001

Brigette Hyacinth, penulis buku The Future of Leadership, pernah menulis sebuah artikel tentang pengalaman dia dalam merekrut orang. Dia merekrut orang yang tidak memenuhi kualifikasi pendidikan yang diminta, namun memiliki rekam jejak yang baik dan memiliki passion akan pekerjaan tsb. Singkat kata, dia memilih kandidat ini dibandingkan kandidat lain yang hanya membanggakan  kualifikasi pendidikan dia dll. Pada akhirnya terbukti kandidat ini terbukti mampu bekerja dengan baik.

Di akhir artikelnya, dia menulis :

Don’t hire a resume, Hire a real person! 

Saya cenderung setuju dengan mbak Hyacinth ini karena pada akhirnya bukan ijasah atau sertifikat yang menentukan apakah kita bisa Get Things Done atau mrantasi gawean ( bahasa Jawa) dan berkontribusi pada perusahaan TETAPI passionskill, dan kerja keras kitalah yang menentukan.

Ijasah dan sertifikat memang penting tetapi yang lebih penting menguasai skill tertentu yang bisa menjadi nilai jual dan modal dasar untuk dapat berkontribusi pada perusahaan. Memiliki ijasah dan sertifikat akan membuat resume kita menarik tetapi tidak menjamin kita berhasil dalam test dan interview dimana akan terlihat track record, achievement & contribution kita

Basic Skill atau ketrampilan-ketrampilan dasar di bidang Purchasing & Supply/Procurement bisa didapat melalui pekerjaan kita sehari-hari atau melalui workshop/lokakarya yang benar-benar melatih Anda untuk menguasai ketrampilan baru dan tidak sekedar memberi informasi dan pengetahuan baru saja.

Kesimpulannya sangat penting untuk meningkatkan ketrampilan Anda dan bukan sekedar mengkoleksi sertifikat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

Tidak Sekedar Cost Saving

Cost Saving .001

“Cobalah dinego dulu, paling enggak harganya bisa turun 5% “

“Bisa nggak kita dapat cost saving 10%?”

“Berapa cost savingnya?”

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh kalimat tuntutan atau harapan dari end user atau senior management terhadap bagian Procurement.

Hal itu pulalah yang menjadi “jualan” bagian Procurement sehingga pencapaian, kontribusi, laporan atau apapun itu dari bagian ini selalu menampilkan pencapaian $$$ ( baca : cost $aving)

Jadi hampir bisa dikatakan Procurement = Cost Saving


Benarkah kontribusi yang bisa diberikan oleh bagian Procurement hanya cost saving saja?

Menurut mahasiswa MBA di Universitas Birmingham di Inggris menyimpulkan ada 8 area besar dimana bagian Procurement bisa berkontribusi. Dari 8 bagian tersebut cost saving hanya 1 area atau 12.5% saja kontribusinya atau dengan kata lain ada 87.5% kontribusi yang bisa diberikan bagian Procurement selain cost saving.

  1. Mengurangi Biaya dari Pihak Ketiga (Cost Saving)

Hal ini, seringkali, dianggap menjadi inti pekerjaan bagian Procurement. Strategi yang biasa dilakukan untuk mengurangi cost adalah

a. Negosiasi harga dengan supplier

b. Merevisi spesifikasi sehingga biaya pembelian berkurang

c. Meningkatkan volume pembelian sehingga unit cost berkurang

2.  Berkontribusi pada peningkatan pendapatan (revenue)

Bagian Procurement dapat berkontribusi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan cara meningkatkan kualitas produk dari supplier sehingga meningkatan penjualan.

3. Mengoptimalkan aset, uang kas dan modal kerja

Bagian Procurement dapat bekerjasama dengan bagian produksi dan kontraktor untuk mengoptimalkan peralatan produksi. Jadi daripada membeli alat baru atau menyewa alat tambahan, usaha bersama dengan bagian produksi untuk meningkatan produktivitas peralatan dapat dilakukan sehingga biaya produksi turun.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menegosiakan pembayaran ke supplier lebih cepat dengan diskon tertentu misalnya diskon 2% untuk pembayaran yang dipercepat menjadi 10 hari.

4. Melakukan pengembangan dan inovasi bersama supplier 

Pendapatan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan usaha perbaikan (improvement) dan inovasi bersama supplier. Hasil perbaikan dan inovasi bersama supplier ini dapat meningkatkan laba perusahaan karena menghasilkan barang/jasa yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih rendah atau sama.

5. Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian 

Efisiensi dan efektifitas proses pembelian dapat berkontribusi pada peningkatan laba perusahaan melalui berkurangnya biaya logistik dan inventori.

6. Mengurangi resiko perusahaan 

Melalui pengelolan pembelian dan supplier ( supplier management) maka resiko akan keterlambatan pasokan, kerusakan barang dan ketidaktersediaan pasokan yang dapat dihindari sehingga tidak menimbulkan kerugian yang mengurangi laba perusahaan.

7. Mengamankan bahan baku yang langka

Setiap perusahaan memiliki bahan baku yang critical untuk operasional atau produksinya. Bagian procurement bertugas memastikan bahan baku tersebut selalu tersedia dengan cara membeli langsung dari dari sumbernya dan membuat kontrak jangka panjang  dengan supplier tersebut. Kerugian perusahaan akan sangat besar apabila bahan baku langka tersebut tidak tersedia dan perlu biaya yang lebih besar untuk mengadakannya.

8. Meningkat motivasi karyawan

Masalah mempertahanan karyawan adalah masalah nyata yang dihadapi sebuah perusahaan dan kadang kala hal-hal kecil yang terakumulasi bisa menjadi pemicu karyawan pindah ke perusahaan lain misalnya terkait masalah booking hotel dan pesawat untuk perjalanan dinas yang menyusahkan karyawan karena bagian Procurement tidak bisa membuat system dengan travel agent yang baik atau masalah IT support yang buruk dari kontraktor IT.

Hal-hal diatas tampaknya sepele tetapi bisa menjadi faktor pemicu untuk pindah perusahaan. Saya punya teman yang alasan pengunduran dirinya adalah karena perusahaan lamanya melakukan cost saving dengan membeli tiket dari perusahaan penerbangan yang low budget.

Kesimpulan saya, ada banyak hal selain cost saving langsung yang bisa dikontribusikan oleh bagian Procurement. Namun bagian procurement tidak bisa bekerja sendiri. Perlu dukungan dari Management dan bagian lain untuk bisa memberikan kontribusi yang maksimal.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

Teknologi dalam Procurement

Technology In Procurement.001

Procure to pay, blockchain, e-procurement, artificial intelligent, machine learning, e-auctions , IoT, dan spend analytic adalah beberapa kosa kata yang sering dikaitkan dengan teknologi di procurement.

Untuk menerapkan teknologi di procurement sebuah perusahaan, biasanya, sudah melewati beberapa fase mulai dari proses pembelian manual dengan kertas sampai penerapan e-procurement seperti ilustrasi di bawah ini

Screen Shot 2018-09-20 at 19.20.04

Di beberapa perusahan kecepatan perubahan penerapan teknologi di procurement berjalan begitu cepat; tetapi di perusahaan lain perubahan berjalan lambat bahkan nyaris tidak ada perubahan.

Saya tidak punya data yang pasti ada berapa % perusahaan ini Indonesia yang masih melakukan proses pembelian secara manual, berapa % yang sudah mengunakan ERP, berapa % yang sudah mengunakan e-procurement dsb. Perkiraan saya mayoritas sudah mengunakan ERP, hanya sebagian kecil yang sudah mengunakan e-procurement tetapi masih ada yang memproses secara manual.

Terlepas dari prosentase diatas dan terlepas berapa banyak feature di ERP atau platform apapun itu yang benar-benar dipakai dalam proses procurement ada skills penting dalam proses procurement yang tidak dapat digantikan oleh teknologi.

Skills apa itu?

  1. Problem Solving Skills – kemampuan untuk mengambil inisiatif dan tidak menunggu diberitahu apa yang harus dilakukan
  2. Communication & Interpersonal Skills – kemampuan untuk berkomunikasi, berhubungan dengan orang lain, memiliki fleksibilitas, memiliki EQ yang tinggi dan  akal sehat
  3. Learning Skills – kemampuan untuk belajar hal-hal baru, memiliki kreatifitas dan kemauan untuk terus belajar sepanjang waktu

3 skills tersebut tidak dapat digantikan dengan teknologi apapun bahkan penerapan teknologi dalam procurement tidak akan banyak bermanfaat tanpa ketiga skills tersebut.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Memaksimalkan Kunjungan ke Supplier

Supplier Visit.001

Teliti Sebelum Membeli

Motto ini yang sebenarnya menjadi dasar perlunya ada kunjungan ke pabrik,  workshop, fasilitas atau lokasi kerja supplier sebagai bagian dari proses pemilihan supplier.

Bagian menyenangkan dari kunjungan supplier ini adalah jalan-jalan dan wisata kulinernya. Apalagi kalau lokasinya di luar kota yang belum pernah kita kunjungi TETAPI bagian terpentingnya adalah bagaimana kita bisa memaksimalkan kunjungan ke supplier ini

Pertama: Bagaimana cara menentukan supplier mana yang dikunjungi dan mana yang tidak perlu.

Dasar penentuannya adalah dari sisi Resiko dan Dampak Finansialnya. Supplier yang menyediakan barang atau jasa yang sangat penting buat perusahaan dapat dikategorikan memiliki resiko tinggi jika barang atau jasa tersebut tidak tersedia; dan supplier yang bisa menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar bila barang atau jasa yang disediakan terlambat atau bahkan tidak ada dapat dikategorikan memilik dampak finansial yang tinggi. Supplier dengan ciri-ciri seperti ini sebaiknya dikunjungi.

Untuk mempermudah keputusan, Anda bisa mengacu ke Kraljic Matrix. Supplier yang menyediakan strategic items sebaiknya dikunjungi sedangkan yang menyediakan leverage dan bottleneck items perlu dilihat case by case apakah perlu dikunjungi atau tidak sedangkan supplier yang menyediakan non critical items tampaknya tidak perlu dikunjungi.

Kedua : Apa tujuan dari kunjungan ke supplier ini?

Tujuan umum dari kunjungan ke supplier adalah untuk melihat apakah supplier tersebut mampu memenuhi kebutuhan perusahaan kita. Yang perlu dibuat adalah menentukan tujuan khusus dari kunjungan tersebut.  Tujuan khusus ini perlu di tetapkan dan disusun secara detail sebelum hari H kunjungan karena tanpa tujuan khusus ini maka kunjungan ini sifatnya hanya formalitas dan networking saja. Pada hakikatnya tujuan khusus ini akan fokus pada kualitas, keahlian dan kesesuaian dari apa yang ditawarkan supplier dengan kebutuhan kita.

Ketiga: Siapa yang harus berangkat untuk kunjungan supplier ini?

Idealnya tim kecil yang terdiri dari minimal 1 end user dan 1 staff dari Procurement  yang benar-benar mengerti kebutuhan dari perusahaan kita. Hindari kunjungan ke supplier yang hanya dihadiri oleh direksi saja tanpa didampingi oleh tim kecil karena jika hanya direksi saja yang datang maka kecenderungannya hanya akan bertemu dengan direksi juga dan akan melihat-lihat fasilitas saja tanpa melakukan assesment yang detail sesuai dengan tujuan khusus yang ditetapkan.

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah membuat laporan kunjungan. Laporan kunjungan harus dibuat terstruktur dan mengambarkan aspek sumber daya manusia, aspek peralatan kerja dan metode kerja ( man, machine and method) bukan sekedar foto-foto saja, apalagi foto selfie dan foto makanan waktu kuliner.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Ketrampilan Wajib Untuk Praktisi Procurement

Skills For Procurement .001Jajaran manajemen perlahan-lahan sudah mulai menyadari bahwa hasil kerja bagian Procurement memiliki korelasi langsung dengan keuntungan perusahaan. Hal ini adalah berita baik buat para praktisi Procurement sekaligus kepercayaan dan menjadi tantangan tersendiri.

Salah satu tantangan terberat buat praktisi procurement adalah tidak ada satu pendekatan yang bisa dipakai untuk mengurangi biaya berbagai komoditas barang dan jasa yang berbeda. Dengan kata lain tidak ada satu obat yang bisa dipakai menyembuhkan semua penyakit. Pendekatan A yang berhasil untuk pembelian komoditas A seringkali tidak cocok dipakai untuk pembelian komoditas yang lain.

Contohnya:

Pendekatan cost saving untuk pembelian bahan bakar adalah dengan menaikan volume pembelian dan memperpanjang durasi kontrak. Pendekatan ini tidak cocok dipakai untuk pembelian spare part yang lebih cocok dengan cara fokus pada value analysis dan non cost value

Lebih jauh lagi, pendekatan yang berhasil di perusahan ABC untuk category barang yang sama belum tentu berhasil jika diterapkan di perusahaan XYZ.

Kondisi ini memaksa para praktisi Procurement untuk menjadi lifetime learner atau pembelajar seumur hidup. Para praktisi Procurement dituntut untuk mau terus belajar dan meningkatkan skillnya.

Di era internet ini, pengetahuan baru hanya sejauh click saja. Hal-hal baru di dunia procurement dapat dengan mudah ditemukan di internet baik dalam bentuk artikel, buku, podcast sampai video sehingga memudahkan bagi para praktisi Procurement untuk belajar pengetahuan baru.

Tantangannya adalah bagaimana mengaplikasikan pengetahuan tersebut dalam dunia kerja yang nyata.  Informasi dan pengetahuan bisa didapat dengan bertanya pada Google sehingga dapat diketahui apa, kenapa  dan konsep dari sutau hal tertentu tetapi skill perlu dipelajari dan dilatih.

Misalnya:

Informasi mengenai penilaian unjuk kerja vendor dapat dilihat di internet definisinya, apa pentingnya, teori untuk penerapannya tetapi cara membuat penilaian unjuk kerja vendor adalah sebuah skill yang perlu dipelajari dan dilatih.

Skill yang sudah dikuasai adalah sesuatu yang berharga. Ibarat pisau, skill yang tajam dapat dipakai untuk memotong apel, mangga dan pepaya. Dalam konteks pembuatan penilaian unjuk kerja vendor, skill yang tajam dapat dipakai untuk membuat penilaian unjuk kerja vendor komoditas A, komoditas B dsb.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Procurement yang Baik dan Benar

Melakukan proses pembelian  dengan baik dan benar adalah sebuah harapan yang tidak muluk-muluk namun sangat menantang untuk dilakukan terutama untuk Anda yang berprofesi di bidang Procurement.

Kenapa sangat menantang? karena ada beberapa kondisi yang tidak baik dan benar, namun karena dari sononya sudah begitu maka hal tersebut dianggap sudah biasa.

Kondisi apa saja itu?

(1) Scope of Work atau Spesifikasi yang tidak detil. Hal ini  dapat menyebabkan masalah pada saat tender proses dan pada saat pelaksanaan pekerjaan atau pengiriman barang. Para peserta tender/vendor akan sulit memberikan harga yang terbaik jika scope of work atau spesifikasinya terlalu singkat dan umum. Para vendor akan cenderung bermain aman supaya tidak rugi.

Masalah lain yang muncul adalah pada saat pelaksanaan kontrak atau pengiriman barang akan berpotensi muncul banyak kejutan mulai dari tambahan biaya, ketidakjelasan tanggung jawab masing-masing pihak yang berujung pada perselisihan sampai kegagalan pekerjaan.

(2) Proses procurement yang dilakukan tanpa strategi sehingga akhirnya menjadi  proses administrasi semata dan cenderung bersifat reaktif. Proses ini seharusnya dilakukan dengan strategi yang lahir dari data dan analisa sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik dan berdampak pada naiknya keuntungan perusahaan karena biaya pembelian bahan baku produksi  yang lebih rendah, adanya jaminan pasokan untuk produksi, dan ketepatan pengiriman barang.

(3) Tidak adanya kebijakan pembelian dan prosedur pembelian yang baku sehingga proses pembelian dilakukan berdasarkan kebiasan turun temurun tanpa pernah ditinjau ulang apakah proses tersebut efektif dan efisien

Kondisi diatas disebabkan oleh beberapa hal dan salah satu sebabnya adalah pengetahuan dari praktisi procurement itu sendiri.  Mayoritas praktisi dalam bidang ini bekerja berdasarkan learning by doing. Idealnya mereka juga perlu belajar hal-hal yang fundamental dari proses procurement yang utuh sehingga memiliki dasar pengetahuan untuk melakukan pekerjaannya.

Berbekal pengetahuan yang dasar ini  barulah mereka  bisa membuat sebuah perubahan dan kontribusi buat perusahaannya. Oleh karena itu sudah sewajarnya mereka mengikuti program pengembangan diri yang terencana apalagi hasil kerja para praktisi Procurement ini memiliki hubungan langsung dengan untung atau ruginya sebuah perusahaan.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

 

 

 

Kerjasama dalam mengelola Kontrak

Salah satu kunci dalam pengelolaan kontrak jasa atau Service Contract adalah adanya kerjasama antara end user, contract admin dan kontraktor.

Setiap kontrak jasa, biasanya, diawali dengan permintaan dari end user ke bagian pembelian. Permintaan dari end user ini dituangkan dalam bentuk permintaan kontrak yang disertai dengan ruang lingkup kerja atau scope of work (SOW). SOW yang lengkap terdiri dari ruang lingkup kerja, cara penilaian kinerja kontraktor dan matrix responsibility.

Untuk membuat cara penilaian kinerja kontraktor ini perlu kerjasama antara end user dan contract admin. Dari pengalaman saya, mayoritas end user tidak punya bayangan bagaimana menilai kinerja kontraktornya walaupun mereka sudah paham bahwa KPI harus mengikuti prinsip SMART: Specific – Measurable – Achievable-Relevant-Time Phase, namun untuk menuangkannya dalam kontrak biasanya agak tersendat walau tetep aja maunya kontrak dapat dikelola dengan baik.

Dalam hal inilah contract admin punya peran penting untuk bisa membantu end user dalam membuat KPI. Bentuk bantuannya bisa dengan memberi contoh referensi dari kontrak sejenis misalnya untuk kontrak perawatan light vehicle bisa memakai referensi dari kontrak light truck atau heavy equipment sesudah itu end user selesai membuat KPI selanjutnya contract admin bisa berperan menjadi editor dari draft KPI tersebut sampai tahap finalisasi.

Jika tidak punya referensi bagaimana? Jika tidak punya referensi maka contract admin perlu duduk bersama end user untuk membuat KPI dengan menganalisa dan berdiskusi secara mendalam berdasarkan ruang lingkup kerja yang ada.

Sesudah KPI difinalisasi maka selanjutnya contract admin bertugas mengkomunikasikan dan menegosiasikannya ke kontraktor supaya KPI tersebut diterima dan disetujui.

Dalam tahap implementasi kontrak, penilaian kinerja kontraktor harus dilakukan. Dari pengalaman saya, hal ini  sering tidak dilakukan karena end user lebih fokus pada pekerjaan yang harus dilakukan kontraktor dan nilai invoice per bulan sehingga lupa bahwa ada tugas untuk menilai kinerja kontraktor. Disinilah perlu peran dari contract admin untuk mengingatkan end user dan bila perlu menginisiatif proses penilaian tsb.

Pada hakekatnya kontrak tersebut adalah kontrak milik perusahaan bukan milik end user saja atau contract admin saja. Jadi perlu kerjasama kedua belak pihak dalam mengelola kontrak tersebut.

Jika kontrak dikelola dengan baik maka yang akan menikmati hasilnya adalah perusahaan tempat kita bekerja, sebaliknya jika kontrak tidak dikelola dengan baik maka yang akan menanggung konsekuensinya adalah perusahaan kita juga. Oleh karena itu perlu kerjasama yang baik antara end user yang mensupervisi pekerjaan kontraktor, contract admin yang mengadministrasi kontrak dan kontraktor yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan batasan-batasan yang sudah di tetapkan dalam kontrak agar proses penilaian kontraktor dapat berjalan dengan baik dan memberikan kontribusi positif buat perusahaan bukan sekedar formalitas belaka.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp