Procurement Masak Gitu

Anggapan bahwa bagian pembelian sama dengan bagian admin tampaknya masih belum bisa lepas dari pikiran para senior management dan pemilik bisnis.  Yang lebih parah lagi, bagian pembelian ini , dianggap, tugas utamanya adalah sebagai tukang tawar saja ( cost reducer)

Yang sesungguhnya, terlepas sadar atau tidak sadar,  proses pembelian erat kaitannya dengan trilogi Cost-Time-Quality tapi tetap saja yang selalu dituntut dari bagian pembelian adalah Cost Reduction dan (secara sadar) mengabaikan Quality dan Time.

Dari data yang saya punya, bagian pembelian memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Beberapa data dibawah ini menunjukkan kesalahan yang dilakukan bagian pembelian memiliki dampak yang fatal bagi perusahaan.

Tahun 2006 Dell, Apple, Lenovo, Toshiba Gate-way dan Fujitsu menarik sekitar 10 juta komputer laptop yang berisi baterai Sony setelah ditemukan terbakar.

Tahun 2010 Toyota menarik lebih dari 8 juta mobil secara global karena kesalahan desain dan manufaktur dalam sistem pengereman mobil mereka

Tahun 2013 Primark, peritel pakaian terkenal, mengalami serangan terhadap reputasinya karena tuduhan kehilangan kendali atas proses procurement di India. Penyidik ​​menemukan penggunaan pekerja anak dalam pembuatan pakaiannya.

Point yang mau saya sampaikan jika dampak pekerjaan dari bagian pembelian itu memiliki dampak yang penting artinya pekerjaan di bagian pembelian itu bukan sekedar administrasi saja

Disisi lain, data juga menunjukan prestasi yang dicapai oleh bagian pembelian memiliki dampak sangat positif bagi perusahaan

GlaxoSmithKline (GSK) – sebuah perusahaan kesehatan global yang membeli 8,16 miliar Poundsterling dalam barang, layanan dan perlengkapan setiap tahunnya. GSK mencapai penghematan 12-20% melalui proses pengadaan

Hewlett-Packard (HP) – perusahaan teknologi informasi dari Amerika. HP mengelola lebih dari $ 7 miliar pengeluaran setiap tahunnya.HP mencapai penghematan biaya material sebesar $ 128 juta dari proses pengadaan

Rio Tinto-grup pertambangan internasional terkemuka. Profil pengeluaran Rio Tinto adalah US $ 12 miliar per tahun. Rio Tinto Iron Ore Mine telah mengurangi jumlah pengeluaran untuk Kontraktor di Pilbara, WA, sebesar AUD 70 juta dan Konsultan senilai AUD 33 juta.

Contoh-contoh diatas menunjukkan peran strategis dari bagian pembelian yang tentu saja tidak dapat dicapai dengan fokus pada aspek Cost saja dan mengabaikan aspek yang lain yaitu Quality dan Time.

Ingin berlangganan artikel ini via Whatsapp? silakan click link ini Langganan joshuaratadhi.com

Mendefinisikan Supplier Yang Baik

Menyambung tulisan saya sebelumnya tentang memilih supplier. Saat ini saya mau sharing tentang bagaimana cara mendefiniskan supplier yang baik atau bahasa kerennya a good supplier. Mendefinisikan a good supplier tentunya berbeda dengan cara mendefisikan a good husband atau a good wife.

Sejujurnya membuat definisi a good supplier yang bisa diterima oleh semua orang agak sulit karena setiap orang punya kriteria masing-masing tetapi kriteria dasarnya adalah 5R ( right price, right time, right place, right quantity dan right quality). Jadi jika dibuat kriterianya kurang lebih adalah sebagai berikut :

  1. Menawarkan harga yang kompetitif
  2. Jadwal pengiriman yang tepat waktu
  3. Kualitas barang atau jasa yang konsisten
  4. Jaminan purna jual yang baik termasuk technical support yang dapat diandalkan
  5. Responsif dan komunikatif
  6. Mempunyai keuangan yang sehat
  7. dll

Sumber lain memakai kriteria yang lebih kompleks yang dikenal dengan nama 7C (Competency, Capacity, Commitment, Control, Cash, Cost, Consistency).

Namun apapun kriteria yang dipakai ada yang yang lebih penting dan perlu dilihat dari sudut pandang supplier.

Jika buyer mulai mendefinisikan a good supplier, saya pikir sah-sah saja bila supplier juga mendefinisikan a good customer.

Kenapa?

Pandangan bahwa pembeli adalah raja tampaknya mulai agak bergeser di jaman now ini. Begitu juga gelar favourite customer  adalah untuk pembeli yang selalu membayar tepat waktu juga mulai bergeser karena antara pembeli dan penjual sekarang mulai berkolaborasi untuk mengembangkan hubungan jangka panjang yang menguntungkan kedua belah pihak.

Hubungan jangka panjang ini memiliki berbagai label mulai dari simbiosis mutualisme atau kerjasama yang saling menguntungkan, sinergi, kolaborasi, partnership dll.

Singkat kata hubungan “2+2 =5” dapat terwujud dimana masing-masing pihak mendapatkan keuntungan yang lebih dari sekedar keuntungan $$$ saja.

#dothebasicright

Jika Anda tertarik untuk berlangganan artikel ini via Whatsapp silakan klik link ini

 

 

Jebakan Gerakan Penurunan Biaya

Konsep tradisional  pembelian adalah untuk mendapatkan barang atau jasa yang tepat, dalam jumlah yang tepat, untuk dikirim pada waktu yang tepat dan ke tempat yang tepat, dibeli dari sumber yang tepat dan dengan harga yang tepat. Konsep ini sudah lama berevolusi, bahkan sebelum Perang Dunia ke 2. Namun pada kenyataanya masih ada perusahaan yang memakai konsep tersebut, walaupun sudah ada beberapa perusahaan yang sedang dalam tahap berevolusi ke konsep pembelian yang strategis, terintegrasi dan sesuai jaman now.

Tuntutan dan tekanan untuk menurunkan biaya menyebabkan orang lupa akan korelasi dari Harga – Waktu – Kualitas

Triangle Cost Time Quality

Ketika biaya diturunkan maka akan berkorelasi dengan bertambahnya waktu produksi atau pengiriman barang; atau menurunkan kualitas

Sebaliknya ketika kita memerlukan barang atau jasa dengan kualitas yang baik maka akan berkorelasi dengan harga atau biaya yang lebih tinggi dibandingkan kalau kita membeli barang atau jasa yang kualitasnya biasa-biasa saja.

Jadi untuk terhindar dari jebakan penurunan harga maka kita perlu berpikir strategis dan kreatif karena ada banyak usaha-usaha yang bisa dilakukan untuk mendapat  value for money dari barang atau jasa yang kita beli.

Value for money ini perlu diusahakan dengan konsisten karena perlu waktu untuk terlihat hasilnya. Beberapa ide untuk mendapatkan value for money dari barang dan jasa yang kita beli adalah sebagai berikut:

  1. Menginterasikan strategi pembelian ke strategi bisnis
  2. Mengembangkan hubungan yang mempunyai nilai tambah dengan pemasok
  3. Menerapkan  proses seleksi pemasok yang ketat
  4. Bekerjasama dengan  tim lintas fungsional dalam proses seleksi pemasok
  5. Memanfaatkan pemasok sebagai konsultan

dan masih banyak cara lagi yang bisa dilakukan agar kita tidak terjebak dalam gerakan penurunan harga.

Untuk berlangganan artikel ini via Whatsapp silakan klik link ini Langganan artikel joshuaratadhi.com

 

 

 

Kolaborasi User & Buyer

Dalam sebuah meeting tender kita sering mendengar ada yang berkata ” Biarkan kami yang membuat terms and conditions-nya dan kalian fokus saja mengerjakan scope of work” . Percakapan ini seharusnya sudah tidak terjadi lagi di era Procurement Jaman Now.

Seorang buyer jaman now dituntut untuk dapat berbuat lebih banyak. Buyer perlu memahami kebutuhan end user, risiko komersial, cara penilaian unjuk  kerja pemasok, kemampuan pemasok dan nilai tambah pemasok yang dapat diberikan kepada end user. Jadi keterlibatan buyer dalam pembuatan ruang lingkup kerja, terutama untuk high value dan strategic contract, sangat diperlukan.

Peran buyer dalam membuat spesifikasi dan ruang lingkup kerja adalah :

  1. Memberikan masukan kepada end user terkait hal-hal komersil yang seringkali berpengaruh kepada biaya yang tidak perlu atau resiko tambahan terkait over atau under specification.
  2. Membantu untuk mencari opsi lain berdasarkan pengetahuan dan network dari sisi buyer.
  3. Memberi masukan kepada end user jika spesifikasi atau ruang lingkup kerja yang dibuat belum pernah tersedia dipasaran karena akan menyulitkan pada saat proses tender atau kalaupun tetap diminta maka harganya akan tinggi.
  4. Memberi masukkan kepada end user untuk pembelian barang dari luar negeri terkait masalah bahasa, standard, peraturan, atau implikasi teknis lain terkait penerapan hukum yang berbeda setiap negara.

Sekarang saatnya Buyer beralih dari hal-hal administrasi dan menjadi Buyer Jaman Now yang berperan sebagai penasehat terpercaya dan tim yang dapat diandalkan oleh end user untuk memberikan solusi komersial dan teknis yang baik.

Tertarik untuk berlangganan artikel ini via Whatsapp? silakan klik link ini http://bit.ly/joshuaratadhi 

Terima kasih ….

Mendeteksi Motivasi Supplier

Dalam sebuah proses tender, buyer biasanya melakukan asesemen terhadap supplier yang diundang tender untuk melihat kemampuan supplier tsb dari sisi teknikal, safety, komersil dan finansial. Intinya adalah untuk menganalisa resiko sebelum menunjuk supplier tersebut menjadi pemenang tender.

Sesudah supplier tersebut ditunjuk menjadi pemenang tender dan mulai bekerja maka buyer akan melakukan asesmen lagi untuk menilai kualitas kinerja supplier tersebut.

Dua asesmen yang dijelaskan diatas belum memberikan gambaran lengkap tentang supplier tersebut. Mengapa?  karena kinerja supplier sangat ditentukan oleh motivasinya untuk bekerja dalam memenuhi kewajiban kontrak dengan perusahaan Anda.

Rumus sederhananya adalah sebagai berikut

Kinerja supplier = Kemampuan X Motivasi

Untuk mengetahui motivasi supplier secara cepat dapat dilihat dengan 2 cara

Cara 1:  Supplier Perception Matrix

Matrix ini membantu melihat bagaimana persepsi supplier terhadap perusahaan kita. Supplier kita pasti memiliki banyak kustomer dan mereka punya persepsi yang berbeda-beda terhadap kustomernya. Dengan memakai matrix ini, kita bisa mengetahui secara lebih pasti persepsi supplier terhadap perusahaan kita.

supplier_preferencing

Secara singkat ada 4 kategori kustomer bagi supplier

Kategori Nuisance yang nilai bisnisnya kecil

Kategori Exploit yang nilai bisnisnya lebih besar dari kategori nuisance dan cukup menguntungkan buat supplier

Kategori Develop yang bisnisnya menarik untuk supplier tapi nilai bisnisnya kecil

Kategori Core yang bisnisnya menarik untuk supplier dan nilai bisnisnya besar. Di kategori core ini perusahaan kita adalah customer utama atau minimal masuk 3 besar customer untuk supplier tersebut

Cara 2:  Cash is King

Ada sebuah mantra yang berbunyi

Revenue is Vanity ( Kecantikan)

Profit is Sanity ( Akal sehat)

Cash is Reality ( Kenyataan)

Bagaimana track record pembayaran perusahaan Anda? Apakah selalu sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati dalam PO/SPK/Kontrak?

Bagi supplier yang paling penting adalah dibayar. Sesuai mantra diatas Cash is Reality . Memiliki nilai kontrak atau nilai pembelian yang tinggi dari perusahaan Anda adalah sebuah kecantikan (vanity) tetapi jika pembayarannya mundur 12 bulan bahkan 24 bulan maka tidak lagi menjadi sebuah kecantikan.

Jadi kita bisa melakukan self assesment dengan 2 cara diatas untuk melihat seberapa kuat motivasi supplier mau men-supply barang atau bekerja sebagai kontraktor diperusahaan kita sebagai dasar dalam melakukan negosiasi

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? Click berlangganan

3 Invisible Faktor Dalam Relasi Buyer- Supplier

Saat ini para praktisi procurement mulai menyadari bahwa ada spektrum hubungan buyer-supplier yang cukup lebar, apalagi secara umum hubungan buyer-supplier dapat dipetakan dalam dua kondisi yang cukup ektrem yaitu arm’s length yang lebih bersifat transaksional dan partnership yang memiliki nilai ekonomis, tingkat kepercayaan dan komitment yang tinggi.

RELATIONSHIP+SPECTRUM
Relationship Spectrum of Buyers and Sellers (Diagram from workbook by Mike Fogg) RELATIONSHIP SPECTRUM.

Hal-hal yang biasa mendasari relasi antara buyer dan supplier adalah keterbukaan informasi & data, kepercayaan, komitmen, durasi kontrak, manajemen resiko dll. Namun  ada 3 hal yang nyaris tidak nampak dipermukaan (invisible) yang mendasari hubungan buyer-supplier. 3 hal tersebut adalah kekuatan posisi tawar,  kecocokan  budaya dan kecocokan teknologi.

1.Kekuatan Posisi Tawar

Perusahaan dengan kekuatan posisi tawar yang kuat akan menjadikan posisi tawarnya untuk memulai hubungan bisnis dengan suppliernya ( baca membeli barang atau jasa). Ciri-ciri posisi tawar dari sebuah perusahaan adalah nilai ekonomis yang tinggi, volume yang besar dan durasi kontrak yang panjang atau gabungan ketiganya sebaliknya supplier juga bisa memiliki posisi tawar yang kuat yang didapat karena supplier ini memegang hak distribusi di area tertentu, memiliki patent atas produk tertentu atau hak atas kekayaan intelektual atas sebuah produk atau memonopoli penjualan diarea tertentu. Kekuatan posisi tawar ini baik sadar atau tidak disadari seringkali dijadikan salah satu faktor dalam memilih supplier.

2.Kecocokan Budaya 

Kecocokan budaya ini dapat dilihat dari berbagai sudut misalnya dari kebijakan terkait masalah lingkungan, kebijakan terkait keselamatan kerja, cara kerja dan budaya perusahaan. Misalnya ada sebuah perusahaan yang melakukan tender untuk  penyediaan mesin produksi.  Dari 3 peserta tender, ada salah satu peserta yang mengunakan mesin dengan teknologi yang paling efisien namun mengunakan bahan kimia yang tidak ramah lingkungan. Mesin ini sudah dipakai di 80% pabrik diarea tersebut . Namun karena masalah isu lingkungan ini tidak sejalan dengan nilai yang dianut oleh perusahaan tersebut, maka kemungkinan besar perusahaan tersebut akan memilih supplier lain. Masalah budaya perusahaan berbeda satu sama lain dan kadang hal ini tidak dinyatakan secara terbuka padahal hal ini kadang menjadi salah satu faktor dalam memilih supplier.

Mini Case Study – The Body Shop adalah salah satu contoh sebuah perusahaan yang sangat concern dengan isu lingkungan sehingga memiliki standar yang ketat bagi supplier yang membuat packaging untuk produknya. Body Shop membatasi jenis plastik yang dipakai sekaligus memfasilitasi usaha daur ulang.

3.Kecocokan Teknologi

Sebuah perusahaan yang memerlukan teknologi tertentu dalam proses produksinya secara tidak sadar menciptakan hubungan saling ketergantungan dengan suppliernya. Hal ini melahirkan komitment bisnis jangka panjang. Dimana supplier menginvestasikan dana untuk membeli mesin dengan teknologi terakhir, disatu sisi, perusahaan memberikan kontrak jangka panjang untuk pemakaian mesin tersebut. Dengan berkembangnya teknologi pada jaman now ini maka banyak sekali muncul produk teknologi dengan berbagai inovasi dan variasinya. Namun tidak semua inovasi tersebut cocok untuk semua perusahaan sehingga kecocokan teknologi ini menjadi faktor penting dalam memilih supplier.

Itulah 3 hal yang sebenarnya juga mendasari hubungan antara buyer-supplier namun sering tidak nampak dipermukaan. Kesimpulannya kerjasama yang saling menguntungkan akan mendorong hubungan buyer-supplier yang lebih dekat. ( baca partnership) namun diperlukan kemampuan untuk melihat faktor-faktor lain selain faktor teknis, komersil dan legal yang mungkin mempengaruhi hubungan buyer-supplier. #dothebasicright

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? isi form berlangganan ini

4 Cara Bersikap Fair Terhadap Supplier

Buyer/Pembeli diharapkan selalu bersikap fair terhadap supplier. Di bawah ini adalah  langkah dasar untuk selalu bersikap fair pada supplier:

  1. Buyer/Pembeli harus merahasiakan informasi yang diberikan oleh supplier pada saat tender dan tidak seyogyanya memberikan informasi yang tercantum dalam tender dokumen itu pada pihak lain. Informasi disini tidak terbatas pada informasi harga saja tetapi termasuk juga informasi teknis juga. Di setiap tender, supplier memiliki strategi teknis dan strategi harga yang seringkali menjadi keunggulan mereka. Oleh karena itu akan menjadi tidak fair apabila informasi tersebut diberikan pada pihak-pihak lain pada saat tender masih berlangsung.
  2. Buyer/Pembeli tidak seharusnya memberi informasi yang menyesatkan. Informasi yang diberikan pada supplier harus jelas apakah itu bersifat pasti atau masih estimasi. Contohnya kita memberikan informasi mengenai forecast konsumsi bahan bakar maka kita harus menjelaskan secara lebih transparan dasar perhitungan forecast tersebut misalnya berdasarkan historical consumption selama 1 tahun terakhir dan rencana produksi untuk tahun depan sehingga supplier dalam menyiapkan proposal memiliki informasi yang valid.
  3. Buyer/Pembeli seharusnya tidak terlibat dalam permainan “Dutch Auction” dimana buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier A ke supplier B supaya supplier B mau menurunkan harga dibawah harga supplier A kemudian buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier B ke supplier A supaya supplier A mau menurunkan harga dibawah harga supplierB dst
  4. Buyer/Pembeli harus memberikan informasi yang sama untuk semua supplier. Contohnya jika ada tambahan informasi untuk supplier A, maka peserta tender yang lain yaitu supplier B dan C harus di beritahu juga atau jika ada pertanyaan dalam tender dari supplier A yang tidak ditanyakan oleh supplier B dan C. Jawaban yang kita berikan pada supplier A sebaiknya diberikan juga ke supplier B dan C.

Demikianlah cara-cara bersikap fair pada supplier. Hal ini tidak mudah untuk dilakukan terutama di era teknologi dan informasi yang begitu maju saat ini belum lagi tuntutan dari atasan kita untuk memberikan cost saving disetiap tender sehingga kadangkala menggoda buyer/pembeli untuk bersikap tidak fair.

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link berlangganan ini