Kerjasama dalam mengelola Kontrak

Salah satu kunci dalam pengelolaan kontrak jasa atau Service Contract adalah adanya kerjasama antara end user, contract admin dan kontraktor.

Setiap kontrak jasa, biasanya, diawali dengan permintaan dari end user ke bagian pembelian. Permintaan dari end user ini dituangkan dalam bentuk permintaan kontrak yang disertai dengan ruang lingkup kerja atau scope of work (SOW). SOW yang lengkap terdiri dari ruang lingkup kerja, cara penilaian kinerja kontraktor dan matrix responsibility.

Untuk membuat cara penilaian kinerja kontraktor ini perlu kerjasama antara end user dan contract admin. Dari pengalaman saya, mayoritas end user tidak punya bayangan bagaimana menilai kinerja kontraktornya walaupun mereka sudah paham bahwa KPI harus mengikuti prinsip SMART: Specific – Measurable – Achievable-Relevant-Time Phase, namun untuk menuangkannya dalam kontrak biasanya agak tersendat walau tetep aja maunya kontrak dapat dikelola dengan baik.

Dalam hal inilah contract admin punya peran penting untuk bisa membantu end user dalam membuat KPI. Bentuk bantuannya bisa dengan memberi contoh referensi dari kontrak sejenis misalnya untuk kontrak perawatan light vehicle bisa memakai referensi dari kontrak light truck atau heavy equipment sesudah itu end user selesai membuat KPI selanjutnya contract admin bisa berperan menjadi editor dari draft KPI tersebut sampai tahap finalisasi.

Jika tidak punya referensi bagaimana? Jika tidak punya referensi maka contract admin perlu duduk bersama end user untuk membuat KPI dengan menganalisa dan berdiskusi secara mendalam berdasarkan ruang lingkup kerja yang ada.

Sesudah KPI difinalisasi maka selanjutnya contract admin bertugas mengkomunikasikan dan menegosiasikannya ke kontraktor supaya KPI tersebut diterima dan disetujui.

Dalam tahap implementasi kontrak, penilaian kinerja kontraktor harus dilakukan. Dari pengalaman saya, hal ini  sering tidak dilakukan karena end user lebih fokus pada pekerjaan yang harus dilakukan kontraktor dan nilai invoice per bulan sehingga lupa bahwa ada tugas untuk menilai kinerja kontraktor. Disinilah perlu peran dari contract admin untuk mengingatkan end user dan bila perlu menginisiatif proses penilaian tsb.

Pada hakekatnya kontrak tersebut adalah kontrak milik perusahaan bukan milik end user saja atau contract admin saja. Jadi perlu kerjasama kedua belak pihak dalam mengelola kontrak tersebut.

Jika kontrak dikelola dengan baik maka yang akan menikmati hasilnya adalah perusahaan tempat kita bekerja, sebaliknya jika kontrak tidak dikelola dengan baik maka yang akan menanggung konsekuensinya adalah perusahaan kita juga. Oleh karena itu perlu kerjasama yang baik antara end user yang mensupervisi pekerjaan kontraktor, contract admin yang mengadministrasi kontrak dan kontraktor yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan batasan-batasan yang sudah di tetapkan dalam kontrak agar proses penilaian kontraktor dapat berjalan dengan baik dan memberikan kontribusi positif buat perusahaan bukan sekedar formalitas belaka.