Memaksimalkan Kunjungan ke Supplier

Supplier Visit.001

Teliti Sebelum Membeli

Motto ini yang sebenarnya menjadi dasar perlunya ada kunjungan ke pabrik,  workshop, fasilitas atau lokasi kerja supplier sebagai bagian dari proses pemilihan supplier.

Bagian menyenangkan dari kunjungan supplier ini adalah jalan-jalan dan wisata kulinernya. Apalagi kalau lokasinya di luar kota yang belum pernah kita kunjungi TETAPI bagian terpentingnya adalah bagaimana kita bisa memaksimalkan kunjungan ke supplier ini

Pertama: Bagaimana cara menentukan supplier mana yang dikunjungi dan mana yang tidak perlu.

Dasar penentuannya adalah dari sisi Resiko dan Dampak Finansialnya. Supplier yang menyediakan barang atau jasa yang sangat penting buat perusahaan dapat dikategorikan memiliki resiko tinggi jika barang atau jasa tersebut tidak tersedia; dan supplier yang bisa menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar bila barang atau jasa yang disediakan terlambat atau bahkan tidak ada dapat dikategorikan memilik dampak finansial yang tinggi. Supplier dengan ciri-ciri seperti ini sebaiknya dikunjungi.

Untuk mempermudah keputusan, Anda bisa mengacu ke Kraljic Matrix. Supplier yang menyediakan strategic items sebaiknya dikunjungi sedangkan yang menyediakan leverage dan bottleneck items perlu dilihat case by case apakah perlu dikunjungi atau tidak sedangkan supplier yang menyediakan non critical items tampaknya tidak perlu dikunjungi.

Kedua : Apa tujuan dari kunjungan ke supplier ini?

Tujuan umum dari kunjungan ke supplier adalah untuk melihat apakah supplier tersebut mampu memenuhi kebutuhan perusahaan kita. Yang perlu dibuat adalah menentukan tujuan khusus dari kunjungan tersebut.  Tujuan khusus ini perlu di tetapkan dan disusun secara detail sebelum hari H kunjungan karena tanpa tujuan khusus ini maka kunjungan ini sifatnya hanya formalitas dan networking saja. Pada hakikatnya tujuan khusus ini akan fokus pada kualitas, keahlian dan kesesuaian dari apa yang ditawarkan supplier dengan kebutuhan kita.

Ketiga: Siapa yang harus berangkat untuk kunjungan supplier ini?

Idealnya tim kecil yang terdiri dari minimal 1 end user dan 1 staff dari Procurement  yang benar-benar mengerti kebutuhan dari perusahaan kita. Hindari kunjungan ke supplier yang hanya dihadiri oleh direksi saja tanpa didampingi oleh tim kecil karena jika hanya direksi saja yang datang maka kecenderungannya hanya akan bertemu dengan direksi juga dan akan melihat-lihat fasilitas saja tanpa melakukan assesment yang detail sesuai dengan tujuan khusus yang ditetapkan.

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah membuat laporan kunjungan. Laporan kunjungan harus dibuat terstruktur dan mengambarkan aspek sumber daya manusia, aspek peralatan kerja dan metode kerja ( man, machine and method) bukan sekedar foto-foto saja, apalagi foto selfie dan foto makanan waktu kuliner.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp