Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms. Jika ada hal-hal yang belum jelas dan ingin ditanyakan, silakan menghubungi saya melalui email joshua@ratadhi.com

3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender

Supplier akan mulai mengirim barang atau menyediakan jasa yang diminta sesudah ada kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan tentang apa saja?

  • Kesepakatan harga
  • Kesepakatan spesifikasi produk atau ruang lingkup kerja
  • Kesepakatan mengenai pembayaran
  • Kewajiban masing-masing pihak
  • Kesepakatan bagaimana kinerja supplier dievaluasi
  • Kesepakatan bagaimana perselisihan diselesaikan
  • Kesepakatan mengenai pengakhiran kontrak lebih awal
  • dll

Kesepakatan tersebut dibicarakan sebelum kontrak ditandatangani yaitu pada waktu proses evaluasi tender, klarifikasi dan negosiasi. Pada saat kontrak ditandatangani kedua belah pihak sudah harus mencapai kata sepakat mengenai segala sesuatunya seperti yang sudah pernah dibahas mengenai offer and acceptance di Dasar-Dasar Hukum Kontrak.

Proses evaluasi tender sangat penting untuk dapat memastikan kesepakatan tercapai. Kunci dari proses evaluasi tender adalah sebagai berikut:

1) Persiapakan Apa yang akan dievaluasi

Tiga hal utama yang dievaluasi dalam tender adalah kemampuan teknis, aspek komersil dan pemenuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak.

2) Persiapkan Kriteria evaluasi

Kriteria evaluasi harus dibuat sebelum supplier mengirimkan proposal penawarannya bukan sesudah menerima proposal baru kriteria evaluasi dibuat. Kriteria evaluasi hendaknya dibuat dengan memperhatikan juga hal-hal apa yang sifatnya mandatory, required to have dan nice to have.

3) Tetapkan Bobot dari setiap kriteria

Berdasarkan kriteria yang dibuat dan pengklasifikasian mana yang mana yang sifatnya mandatory, required to have dan nice have maka setiap kriteria akan memiliki bobot yang berbeda.

Contoh kriteria evaluasi tender untuk Jasa Antar Jemput Karyawan

  1. Ketepatan Waktu ( Mandatory)
  2. Pengemudi memilik SIM B1 ( Mandatory)
  3. Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah ( Mandatory)
  4. Bis produksi tahun 2016 ( Mandatory)
  5. Merek bis Mercedes ( Required to have)
  6. Karoseri Nasmoco ( Nice to have)
  7. Jumlah tempat duduk 35  ( Mandatory)
  8. Bis dilengkapi dengan AC ( Mandatory)
  9. Bis dilengkapi dengan audio system ( Required to have)
  10. Bis dilengkapi dengan video dan TV ( Nice to have)

Hal diatas hanyalah contoh saja. Team tender bebas menentukan kriteria dan juga kategorinya. Misalnya untuk merek bis diharuskan mercedes maka kriteria tersebut bisa dimasukkan dalam kategori mandatory.

Demikianlah 3 kiat mudah mengevaluasi tender. Jika Anda ingin bertanya lebih lanjut silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com atau jika Anda memerlukan contoh template evaluasi teknis beserta pembobotannya, silakan mengisi formulir dibawah ini:

 

 

 

 

 

 

 

 

Cara Mudah Memahami Kontrak

Kontrak atau perjanjian dapat mudah dipahami dengan cara memahami struktur kontrak tersebut tetapi sebelum memahami struktur kontrak ada baiknya Anda memahami dulu dasar-dasar hukum kontrak.

Secara sederhana struktur atau kerangka sebuah kontrak adalah sebagai berikut:

(1) Judul

Judul memberikan gambaran isi kontrak atau perjanjian. Jadi harus dipastikan judul kontrak berkorelasi dengan isinya

(2) Exordium

Bagian exordium berisi keterangan-keterangan mengenai para pihak dalam kontrak, waktu dibuatnya kontrak, dan tempat dibuatnya kontrak.

(3) Konsideran

Konsideran adalah bagian yang menjelaskan latar belakang mengapa kontrak dibuat

(4) Isi Perjanjian

Isi perjanjian memuat ruang lingkup kontrak, hak dan kewajiban para pihak, penilaian unjuk karya, standar teknis dan non teknis, standar K3 dan syarat dan ketentuan kontrak.

Inti dari perjanjian ada 3 macam:

  • a. Perikatan untuk memberikan sesuatu
  • b. Perikatan untuk melakukan sesuatu
  • c. Perikatan untuk tidak melakukan sesuatu

(5) Tanda Tangan

Tanda tangan dalam kontrak menandakan para pihak telah terikat secara hukum dan wajib menjalan prestasi atau kewajiban yang sudah disepakati bersama. Kontrak sebaiknya bermeterai tetapi ketidakadaan meterai tidak membuat kontrak tersebut tidak sah.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai struktur sebuah kontrak. Bila Anda menginginkan contoh kontrak, silakan mengisi formulir dibawah ini:

Jika Anda memilik pertanyaan mengenai artikel ini, silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Terima kasih

Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Ketentuan umum mengenai kontrak diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia.
Untuk dapat dianggap sah secara hukum, ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia:
1. Kesepakatan bebas para pihak
2. Kecakapan para pihak
3. Hal tertentu yang dapat ditentukan secara jelas (obyek perjanjian)
4. Sebab/causa yang diperbolehkan secara hukum.
Prinsip dasar terjadinya kontrak adalah adanya offer (penawaran) dan acceptance (penerimaan) Untuk memastikan proses offer dan acceptance ini supaya tidak menimbulkan masalah dimasa yang akan datang maka perlu diperhatikan pihak yang memberikan penawaran dan yang menerima penawaran memiliki kecakapan dan kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
Proses acceptance( penerimaan) ditandai dengan 2 hal ini :
1. Pernyataan nyata dengan mengatakan “iya”
2. ‎ Pernyataan melalui tindakan atau perbuatan
Seorang buyer/pembeli harus hati-hati sekali dalam proses offer dan acceptance ini karena seringkali menimbulkan permasalahan yang tidak diduga.
Contoh 1
PT ABCD meminta penawaran dari PT XYZ untuk membuat design gudang dengan luas 1000 m2. Pada saat meminta penawaran, ABCD menuliskan bahwa penawaran harus dibuat dalam mata uang rupiah dengan tempo pembayaran 30 hari.
XYZ memberikan penawaran dengan waktu pengerjaan design 7 hari kerja dan toleransi untuk revisi design 3 kali dalam kurun waktu 1 bulan. Tidak ada keterangan lain dalam penawaran XYZ.
Berdasarkan penawaran XYZ, ABCD mengeluarkan Service Order dengan ketentuan waktu pengerjaan design 7 hari kerja, revisi design 3 kali dan pembayaran 30 hari sesudah design selesai.
XYZ menerima Service Order tersebut dengan menandatanganinya dan mengirimkan kembali ke ABCD beserta invoice untuk DP 20%. ABCD menolak membayar DP. XYZ mengirimkan email keberatan memulai pekerjaan tanpa adanya pembayaran DP dan mengatakan bahwa biasanya pekerjaan design ada DPnya.
Dalam kasus contoh 1 ini, pihak XYZ selaku yang menerima offer tidak teliti pada saat menerima offer dari ABCD sehingga dia sudah tanda tangan Service Order tanpa membaca dengan teliti akibatnya dia sudah terikat dengan syarat dan ketentuan yang tertulis dalam Service Order tersebut.
Contoh 2
PT QWE akan menyewa container yard seluas 2500 m2 dari PT RTY. RTY sudah menjelaskan bahwa masa sewa dihitung dari setiap tanggal 1 setiap bulannya dan berlaku untuk 30 hari.
QWE mengirimkan barang pada tanggal 15 Mei dan menyimpan barang sampai tanggal 25 Mei tanpa adanya perjanjian kontrak. Pemberitahuan ke RTY bahwa akan ada barang datang hanya melalui email saja.
Di akhir bulan Mei, RTY mengirimkan invoice sewa container yard selama 1 bulan. QWE menolak membayar invoice tersebut dengan alasan bahwa perhitungan sewa harus dihitung Pro rata.
Dalam kasus contoh2 ini, pihak pihak QWE sudah melakukan tindakan menerima syarat dan ketentuan yang diajukan oleh QWE  dengan mengirimkan container untuk disimpan di area milik RTY tanpa melalui proses perjanjian tertulis terlebih dahulu.
Contoh-contoh diatas adalah sebagian kecil masalah yang timbul karena para pihak yang terlibat tidak berhati-hati pada saat proses offer dan acceptance ini terjadi. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang buyer atau pembeli untuk memahami prinsip offer dan acceptance ini dan bertindak hati-hati dalam memproses perjanjian dengan pihak ketiga.#dothebasicright

Proses Tender

Tahap selanjutnya sesudah memilih supplier dan mempelajari supplier perspective adalah mengundang tender.

Tahap-tahap yang perlu dilakukan sebelum mengirim undangan tender adalah sebagai berikut:

1. Membuat Daftar Peserta Tender

Daftar peserta tender ini didapat dari hasil seleksi supplier. Untuk daftar peserta tender disarankan minimal 3 supplier.

2. Menetapkan Jadwal Tender

Jadwal tender memuat jadwal mulai dari tender dokumen dikirim sampai penetapan pemenang tender

3. Menyiapkan Dokumen Tender

Dokumen tender ini terdiri dari 3 bagian utama sebagai berikut:

  • Pengantar yang berisi pengantar singkat perusahaan kita dan  penjelasan singkat mengenai pekerjaan yang ditenderkan
  • Syarat dan ketentuan proses tender yang berisi aturan main selama proses tender berlangsung
  • Draft kontrak yang memuat syarat dan ketentuan kontrak, tata cara pembayaran, penilaian unjuk kerja dan formulir isian penawaran dari supplier.  Formulir isian penawaran dari supplier tidak hanya berisi penawaran harga saja tetapi termasuk juga aspek teknis, sumber daya yang digunakan, aspek K3 dan jadwal pengerjaan proyek.

Sesudah semuanya lengkap, undangan tender dapat dikirimkan ke supplier sesuai dengan daftar peserta tender yang sudah disiapkan sebelumnya.

Pada hari penutupan tender yang sudah ditentukan maka buyer atau pembeli akan menerima penawaran dan membuka penawaran yang diterima dengan disaksikan oleh saksi yang independen, sesudah itu barulah proses klarifikasi, evaluasi tender dan negosiasi dimulai sampai pada akhirnya ditetapkan pemenang tendernya.

Proses klarifikasi bertujuan memastikan semua peserta tender memberikan penawaran sesuai dengan requirements yang dibutuhkan.

Proses evaluasi bertujuan mengevaluasi penawaran dari aspek teknis, non teknis dan komersil. Kriteria untuk evaluasi sudah harus ditetapkan sebelumnya tidak sesudahnya atau pada saat proses ini dijalankan. Pada saat proses evaluasi ini biasanya proses negosiasi sudah terjadi.

Akhir dari proses tender ini adalah penetapan pemenang tender. Penetapan pemenang tender baru akan mengikat sesudah supplier yang ditunjuk menerima ketetapan tersebut. Sesudah proses ini peserta yang tidak menang tender sebaiknya segera diinformasikan bahwa mereka tidak menang tender. #dothebasicright

Demikian penjelasan singkat mengenai proses sebuah tender. Jika Anda ada pertanyaan silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com atau line joshuar008.

Jika Anda menginginkan contoh aturan main tender, silakan isi formulir dibawah ini. Aturan main akan dikirimkan ke email Anda.

Supplier Perspective

Apa itu supplier perspective?

Supplier perspective adalah bagaimana supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka.

Kenapa kita perlu tahu soal supplier perspective? bukankan kita pembeli? dan pembeli adalah raja?

Di artikel sebelumnya kita sudah belajar bagaimana caranya memilih supplier. Ketika kita menerapkan kriteria untuk memilih supplier, kita memakai kacamata kita untuk melihat supplier tsb. Nah kita perlu tahu juga bagaimana sih supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka. Hal ini penting untuk menentukan strategi kita dalam berkomunikasi dan bernegosiasi dengan mereka.

Ada perbedaan yang cukup signifikan dari contoh dua situasi dibawah ini:

Situasi 1: Perusahaan kita adalah customer terbesar dari supplier ABCD karena 80% revenue  mereka berasal dari pembelian perusahaan kita

Situasi 2: Perusahaan kita adalah customer no 80 dari supplier ABCD karena nilai pembelian kita hanya 0.8 % dari total revenue mereka.

Di situasi 1, kita mempunyai posisi tawar yang sangat kuat sebaliknya di situasi 2 posisi tawar kita sangat lemah sehingga kita harus mengikuti syarat dan ketentuan pembelian yang diajukan mereka apalagi jika komoditi yang kita beli atau jasa yang kita butuhkan hanya supplier tersebut yang bisa menyediakan.

Salah satu hal yang sering end user minta pada saat mereka merequest pembelian barang adalah menuntut supplier untuk cepat merespon, memberikan harga terbaik, kualitas terbaik dan pengiriman yang cepat seolah-olah hanya perusahaan kita saja yang jadi customer sehingga bisa menuntut ini dan itu dengan cepat.

Jika kita sudah melakukan pekerjaan rumah kita yaitu melakukan proses pemilihan supplier dan juga  mengetahui supplier perspective terhadap perusahaan kita maka kita bisa memilih strategi dalam berkomunikasi dan bernegosiasi yang tepat sehingga dalam memproses purchase requisition bisa memenuhi harapan dari end user.

Masih ada pertanyaan ? silakan hubungi saya via email joshua@ratadhi.com atau via line joshuar008. Anda juga bisa membagikan artikel ini ke rekan-rekan Anda.

Terima kasih!

 

 

 

Memilih Supplier

Sesudah memiliki pengetahuan tentang market intelligence dan melakukan penelitian mengenai kondisi pasar, langkah selanjutnya adalah memilih supplier.

Proses menganalisa kemampuan supplier dan memilih supplier yang tepat adalah salah satu fungsi paling penting dari seorang buyer atau pembeli karena jika sampai salah pilih maka dampaknya bisa merugikan perusahaan.

Bagaimana caranya untuk menganalisa kemampuan supplier?

1. Profil Perusahaan

Profil perusahaan adalah wajah dari perusahaan tersebut. Beberapa informasi dasar bisa kita lihat seperti:

  • Dokumen resmi perusahaan seperti akta pendirian, NPWP dll
  • Pengalaman perusahaan menjual barang atau melakukan jasa yang kita perlukan
  • Sumber daya yang dimiliki perusahaan tersebut ( orang, peralatan, fasilitas dll)
  • Daftar customer sebagai referensi

2. Kuisioner

Kita bisa meminta supplier untuk mengisi kuisioner dengan tujuan mendapatkan informasi awal mengenai beberapa informasi kunci seperti :

  • Informasi dasar tentang kondisi keuangan perusahaan tersebut
  • Kemampuan teknis perusahaan tersebut
  • Sumber daya yang dimiliki
  • Catatan mengenai Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) perusahaan tersebut.

3. Site Visit 

Hal lain lagi yang bisa dilakuan adalah dengan melakukan kunjungan ke kantor dan lokasi produksi perusahaan tersebut. Dengan melakukan kunjungan maka kita akan mengetahui kemampuan perusahaan tersebut dalam memenuhi kebutuhan kita.

Contoh 1: kita berkunjung ke pabrik ban. Pabrik tersebut memiliki kemampuan produksi 1000 buah ban per tahun. Kebutuhan perusahaan kita adalah 100 buah ban per tahun sementara dari 1000 buah ban yang diproduksi tersebut 930 buah adalah untuk memenuhi kontrak dengan customer lain sehingga sebenarnya ada kekurangan produksi sebanyak 30 ban per tahun. Hal-hal seperti ini perlu diketahu di sebelum kontrak sehingga bisa diambil langkah antisipasinya.

Contoh 2: kita berkunjung ke klien dari perusahaan jasa cleaning service. Kita bisa melihat cara kerja, kemampuan personil dan hasil kerja perusahaan tersebut. Jika kita beruntung, mungkin, kita bisa berbicara pada supervisor atau pengawas dari pihak klien yang sudah terlebih dahulu mengunakan jasa perusahaan tersebut. Dengan melakukan pengamatan, wawancara dan membuat dokumentasi, kita bisa melihat apakah perusahaan cleaning service ini bisa memenuhi kebutuhan kita.

Itulah 3 hal dasar yang bisa kita lakukan dalam memilihi supplier. Jika Anda masih ada pertanyaan dan mau belajar lebih lanjut silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com atau line joshuar008.

Anda juga bisa membagikan artikel ini kepada rekan-rekan Anda yang lain supaya mereka juga bisa mendapat pengetahuan baru seperti Anda. #dothebasicright

 

Continue reading “Memilih Supplier”