Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

Menilai Kinerja Supplier

Jika kinerja tidak bisa diukur maka tidak bisa dimengerti
Jika tidak bisa dimengerti, maka tidak bisa dikendalikan
Jika tidak bisa dikendalikan, maka tidak bisa diperbaiki
Dan jika tidak diukur -bagaimana menilai sebuah keberhasilan?

Biaya pembelian barang dan jasa untuk industri khususnya manufaktur dan retail adalah biaya terbesar dari total biaya operasional sehingga supplier/kontraktor dalam industri ini memiliki peranan yang cukup penting dalam proses produksi oleh karena itu kinerja supplier/contractor perlu dinilai secara berkala untuk memastikan supplier/contractor tersebut mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan Specification/Key Performance Indicator (KPI) yang sudah disepakati dalam PO/Contract.

Penilaian kinerja supplier/contractor dilakukan pada saat kontrak sedang berjalan yang diawali dengan penilaian sebelum proses tender dimulai. Kriteria penilaian kinerja supplier/contractor ditetapkan dalam kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Hal dasar apa saja yang dinilai dari supplier/contrator?

Sejarah dan tren kinerja pengiriman (delivery)
Sejarah dan tren kualitas pekerjaan (quality)
Sejarah dan tren kinerja pelayanan ( customer sastifaction)
Bagaimana harga mereka dibandingkan dengan harga pasar ( price/cost)

Untuk pembelian barang yang bernilai tinggi atau kontrak yang bernilai strategis maka kriteria penilaian akan lebih kompleks dengan sistem pembobotan.  Cakupan penilaiannya lebih luas dan mencakup beberapa aspek seperti:

Aspek teknis ( kualitas, teknologi, inovasi, improvement dll) 
Aspek kesehatan dan keselamatan kerja
Aspek lingkungan
Aspek komersil 

Proses penilaian kinerja supplier/contractor ini dilakukan oleh end user bekerjasama dengan buyer/contract adminstrator. Bila supplier/contractor yang dinilai masuk kategori strategic supplier/contractor maka pihak management bahkan senior management dari kedua belah pihak harus dilibatkan dalam proses penilaian tersebut.

Frekuensi penilaiannya dapat dibuat setiap 3 bulan, setiap 6 bulan atau tahunan tergantung kesepakatan masing-masing pihak. Untuk kontrak dengan durasi lebih dari 2 tahun maka ditahun pertama dapat dilakukan 2 kali penilaian yaitu di bulan ke 6 dan bulan ke 12 atau pada saat ulang tahun kontrak.

Berdasarkan survei dari Cranfield/Accenture, 52% perusahaan sudah melakukan penilaian kinerja suppliernya. 83% dari perusahaan yang belum melakukan penilaian percaya bahwa mereka seharusnya melakukan penilaian kinerja supplier.

Apakah perusahaan Anda sudah melakukan penilaian kinerja supplier/contractor Anda? Jika belum saatnya untuk memulai. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Terima kasih

5 Kiat Jitu Dalam Bernegosiasi

Banyak ahli menulis definisi negosiasi, buku yang berbeda, kamus yang berbeda bahkan blog yang berbeda memberikan definisi negosiasi yang berbeda. Terlepas dari banyak definisi yang bisa kita temukan di www, ada 5 hal dasar yang harus kita ketahui dalam bernegosiasi khususnya bagi kita yang bekerja dibagian purchasing/pembelian

Pertama: Tahu apa yang Anda inginkan

Buyer/pembeli harus mengetahui target negosiasinya. Target ini sebaiknya dibuat dalam 3 kategori yaitu target ideal, target realistis dan batas bawah target. Contohnya: Anda sedang menangani sebuah tender. Owner estimate untuk pekerjaan tersebut adalah IDR 10 miliar. Dari hasil tender, ada 5 peserta tender dan hanya 2 peserta yang dinyatakan memenuhi persyaratan teknis. Dari 2 peserta tender ini, proposal mereka masih lebih tinggi 10% dan 12.5% dari owner estimate. Anda memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan yang 10%. Target yang Anda buat adalah sebagai berikut

Target Ideal : 10% lebih rendah dari owner estimate

Target Realistis: Sesuai dengan owner estimate

Batas Bawah Target adalah 2.5% lebih tinggi dari owner estimate

Kedua : Tahu apa yang diinginkan oleh Supplier/Contractor Anda

Hal yang tidak kalah penting, buyer/pembeli juga harus mengetahui target yang ingin dicapai oleh supplier/contractor. Target inipun harus dibuat dalam 3 kategori. Contohnya: Kontraktor konstruksi yang akan Anda tunjuk sebagai pemenang tender meminta DP 50%. Sebelum melakukan negosiasi dengan mereka, Anda bisa membuat simulasi kira-kira target negosiasi mereka apa dan kenapa mereka meminta target tersebut. Hasil simulasi target tersebut adalah sebagai berikut :

Target Ideal: DP 50%

Target Realistis : DP 25%

Batas bawah target: DP 10%

Ketiga:  Tahu posisi tawar Anda

Posisi tawar adalah hal yang sangat penting dalam negosiasi. Seorang buyer/pembeli harus sudah tahu posisi tawar yang sebelum negosiasi. Cara mudah untuk mengetahui posisi tawar adalah dari nilai bisnis yang kita tawarkan apakah besar atau kecil untuk supplier/contractor kita, jumlah customer yang dimiliki supplier/contractor kita apakah kita masih 10 besar customer buat mereka dan yang terakhir dari sisi kompetisi ada berapa banyak kompetitor yang bisa menawarkan barang atau jasa yang sama.

Keempat : Tahu posisi tawar Supplier/Contractor Anda.

Posisi tawar supplier/contractor bisa dilihat dengan cara yang sama seperti cara kita mengevaluasi posisi tawar di kiat no 3. Perbedaannya sekarang kita memakai cara pandang supplier/contractor. Jadi bagaimana supplier/contractor menilai kita sebagai customernya.

Kelima : Jangan gunakan pendekatan gaya Rambo: saya menang dan Anda kalah

Negosiasi adalah sebuah proses menemukan sesuatu yang bisa disetujui kedua belah pihak, jangan bertindak seperti Rambo dan mencoba untuk menyingkirkan supplier/contractor agar mendapat keuntungan cepat untuk diri kita sendiri. Berpikirlah dalam perspektif jangka panjang. Temukan kesepakatan yang fair seperti yang pernah saya sharingkan di artikel Take and Give dalam negosiasi.

Negosiasi adalah sebuah seni, bukan hanya tentang angka, nilai $$$ atau persentase. Ini lebih dari itu karena negosiasi memerlukan pemikiran yang analitis dan strategis. Oleh karena itu sangat penting untuk memulai negosiasi dengan dasar yang betul.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Take & Give dalam Negosiasi

Negosiasi sangat vital dalam sebuah proses tender. Salah satu bentuk negosiasi yang pernah saya share adalah negosiasi melalui battle of forms. Negosiasi yang lebih sering terjadi adalah negosiasi langsung baik itu melalui pertemuan tatap muka ataupun melalui media seperti email, telepon, sms, whatsapp atau telegram.

Hal mendasar yang perlu kita ketahui sebelum negosiasi di mulai adalah apa tujuan dari negosiasi tersebut. Tujuan negosiasi biasanya terkait 3 hal ini : (1) harga (2) waktu (3) kualitas. Kita harus menentukan mana yang paling penting dari ketiga hal tersebut karena jarang sekali kita bisa mendapatkan ketiganya.

Jika waktu yang paling penting maka konsekuensinya harga naik dan kualitas kadang menurun.

Jika harga yang penting maka kita meminta harga barang yang murah dan konsekuensinya kualitas barang menurun.

Jika kualitas yang penting maka harga akan naik dan waktu pengiriman atau pengerjaan yang agak lama.

Sesudah kita menetapkan tujuan dari negosiasi maka kita perlu paham juga salah satu prinsip dasar negosiasi yaitu take and give.

Apa itu take and give?

Contoh 1 : Pembelian Off The Road Tyre. Untuk penurunan harga yang cukup significant kita bisa menawarkan volume yang lebih banyak atau waktu kontrak yang lebih panjang.

Contoh 2: Payment term yang biasa berlaku adalah 30 hari. Jika supplier atau vendor kita meminta pembayaran lebih cepat maka bisa kita tawarkan pembayaran 10 hari dengan diskon 2%

Contoh 3: Pengakhiran Perjanjian tanpa kompensasi. Dalam perjanjian rental mobil atau alat dengan masa rental 36 bulan kita bisa meminta hak untuk mengakhiri perjanjian kapan saja tanpa kompensasi apapun ke penyedia rental. Hak ini berlaku di tahun ke 2 dan 3 masa rental. Jadi di tahun ke 1 kita menjamin tidak akan ada pengakhiran perjanjian lebih awal.

Di atas adalah beberapa contoh real case dalam negosiasi. Dari beberapa contoh diatas, kita bisa melihat bahwa walaupun secara nominal apa yang kita “take” tidak sama dengan apa yang kita “give” namun cara ini cukup efektif untuk membantu terjadinya kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak dan terbukti menghasilkan hasil yang lebih fair untuk kedua belah pihak.

Demikian sharing dari saya mengenai Take and Give dalam Negosiasi.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender

Supplier akan mulai mengirim barang atau menyediakan jasa yang diminta sesudah ada kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan tentang apa saja?

  • Kesepakatan harga
  • Kesepakatan spesifikasi produk atau ruang lingkup kerja
  • Kesepakatan mengenai pembayaran
  • Kewajiban masing-masing pihak
  • Kesepakatan bagaimana kinerja supplier dievaluasi
  • Kesepakatan bagaimana perselisihan diselesaikan
  • Kesepakatan mengenai pengakhiran kontrak lebih awal
  • dll

Kesepakatan tersebut dibicarakan sebelum kontrak ditandatangani yaitu pada waktu proses evaluasi tender, klarifikasi dan negosiasi. Pada saat kontrak ditandatangani kedua belah pihak sudah harus mencapai kata sepakat mengenai segala sesuatunya seperti yang sudah pernah dibahas mengenai offer and acceptance di Dasar-Dasar Hukum Kontrak.

Proses evaluasi tender sangat penting untuk dapat memastikan kesepakatan tercapai. Kunci dari proses evaluasi tender adalah sebagai berikut:

1) Persiapakan Apa yang akan dievaluasi

Tiga hal utama yang dievaluasi dalam tender adalah kemampuan teknis, aspek komersil dan pemenuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak.

2) Persiapkan Kriteria evaluasi

Kriteria evaluasi harus dibuat sebelum supplier mengirimkan proposal penawarannya bukan sesudah menerima proposal baru kriteria evaluasi dibuat. Kriteria evaluasi hendaknya dibuat dengan memperhatikan juga hal-hal apa yang sifatnya mandatory, required to have dan nice to have.

3) Tetapkan Bobot dari setiap kriteria

Berdasarkan kriteria yang dibuat dan pengklasifikasian mana yang mana yang sifatnya mandatory, required to have dan nice have maka setiap kriteria akan memiliki bobot yang berbeda.

Contoh kriteria evaluasi tender untuk Jasa Antar Jemput Karyawan

  1. Ketepatan Waktu ( Mandatory)
  2. Pengemudi memilik SIM B1 ( Mandatory)
  3. Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah ( Mandatory)
  4. Bis produksi tahun 2016 ( Mandatory)
  5. Merek bis Mercedes ( Required to have)
  6. Karoseri Nasmoco ( Nice to have)
  7. Jumlah tempat duduk 35  ( Mandatory)
  8. Bis dilengkapi dengan AC ( Mandatory)
  9. Bis dilengkapi dengan audio system ( Required to have)
  10. Bis dilengkapi dengan video dan TV ( Nice to have)

Hal diatas hanyalah contoh saja. Team tender bebas menentukan kriteria dan juga kategorinya. Misalnya untuk merek bis diharuskan mercedes maka kriteria tersebut bisa dimasukkan dalam kategori mandatory.

Demikianlah 3 kiat mudah mengevaluasi tender.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Jika Anda memerlukan contoh template evaluasi teknis beserta pembobotannya, silakan mengisi formulir dibawah ini:

 

 

 

 

 

 

 

 

Cara Mudah Memahami Kontrak

Kontrak atau perjanjian dapat mudah dipahami dengan cara memahami struktur kontrak tersebut tetapi sebelum memahami struktur kontrak ada baiknya Anda memahami dulu dasar-dasar hukum kontrak.

Secara sederhana struktur atau kerangka sebuah kontrak adalah sebagai berikut:

(1) Judul

Judul memberikan gambaran isi kontrak atau perjanjian. Jadi harus dipastikan judul kontrak berkorelasi dengan isinya

(2) Exordium

Bagian exordium berisi keterangan-keterangan mengenai para pihak dalam kontrak, waktu dibuatnya kontrak, dan tempat dibuatnya kontrak.

(3) Konsideran

Konsideran adalah bagian yang menjelaskan latar belakang mengapa kontrak dibuat

(4) Isi Perjanjian

Isi perjanjian memuat ruang lingkup kontrak, hak dan kewajiban para pihak, penilaian unjuk karya, standar teknis dan non teknis, standar K3 dan syarat dan ketentuan kontrak.

Inti dari perjanjian ada 3 macam:

  • a. Perikatan untuk memberikan sesuatu
  • b. Perikatan untuk melakukan sesuatu
  • c. Perikatan untuk tidak melakukan sesuatu

(5) Tanda Tangan

Tanda tangan dalam kontrak menandakan para pihak telah terikat secara hukum dan wajib menjalan prestasi atau kewajiban yang sudah disepakati bersama. Kontrak sebaiknya bermeterai tetapi ketidakadaan meterai tidak membuat kontrak tersebut tidak sah.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai struktur sebuah kontrak. Bila Anda menginginkan contoh kontrak, silakan mengisi formulir dibawah ini:

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Terima kasih