Tambahan Biaya (Yang Tidak Perlu)

Apa yang terjadi apabila kita tidak membuat spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan tepat? Hal yang paling nampak adalah adanya tambahan biaya. Bagaimana tambahan biaya itu terjadi?

Biaya tambahan dapat terjadi karena over specification atau under specification.

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang over specification 

  1. Kontrak antar jemput karyawan

Kontrak antar jemput karyawan  dengan bus kapasitas 59 tempat untuk  jumlah rata-rata karyawan 30 orang per trip akibatnya biaya pengangkutan per karyawan menjadi tinggi.

2. Pembelian lemari file yang terlalu besar

Pembelian lemari file yang terlalu besar ukurannya sehingga tidak bisa masuk kedalam ruangan kantor

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang under specification

  1. Kontrak jasa keamanan

Kontrak jasa keamanan untuk menjaga gudang selama 24 jam, 7 hari per minggu dan 365 hari per tahun  dengan hanya 1 orang petugas keamanan akibatnya petugas keamanan terlalu lelah dan ada waktu-waktu dimana gudang tersebut tidak dijaga

2.Pembelian mobil bak terbuka dengan kapasitas 1 ton

Pengangkutan barang setiap hari dengan beban rata-rata 2 ton dengan memakai mobil dengan daya angkut 1 ton akibatnya ada banyak komponen mobil yang rusak lebih cepat dan ada biaya tambahan untuk perbaikan dan pengantian komponen.

Jadi dapat disimpulkan ada beberapa konsekuensi akibat pembelian barang yang over atau under specification. Beberapa contoh tambahan biaya yang timbul sebagai akibat pembelian barang atau jasa yang tidak tepat adalah sebagai berikut:

Tambahan biaya karena over specification

  1. Biaya fitur yang tidak dibutuhkan atau digunakan
  2. Biaya modifikasi untuk menghasilkan toleransi yang tidak perlu.
  3. Biaya perawatan yang lebih tinggi.

Tambahan biaya karena under specification

  1. Biaya pemeriksaan tambahan.
  2. Biaya tambahan untuk pencegahan.
  3. Biaya tambahan ketika komponen gagal digunakan
  4. Biaya tambahan untuk menanggapi keluhan pelanggan saat komponen gagal  digunakan.
  5. Biaya berhubungan dengan memperbaiki masalah.
  6. Biaya akibat kerugian dalam penjualan. Misalnya, komponen yang dibeli dengan kualitas buruk dapat mengakibatkan kegagalan produk bila digunakan oleh konsumen.
  7. Biaya tambahan untuk inventory barang.

Jadi sangatlah penting untuk menulis spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan baik dan benar untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu dan berakibat dapat mengurangi keuntungan perusahaan. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Menulis Spesifikasi Pembelian (1)

Menulis Spesifikasi Pembelian Barang

Menulis spesifikasi pembelian barang adalah tugas dari orang yang memerlukan barang tersebut atau istilah yang dipakai dalam beberapa perusahaan adalah end user.

Tugas dari bagian pembelian adalah memberikan panduan bagaimana membuat spesifikasi tersebut.

Kenapa perlu dibantu? supaya end user bisa membuat spesifikasi yang jelas

Kenapa end user perlu membuat spesifikasi yang jelas? supaya bagian pembelian nggak salah beli

Kenapa emangnya kalau salah beli? Jika salah beli barangnya tidak bisa dipakai dan harus beli barang lain lagi artinya buang-buang uang atau perlu keluar uang lagi untuk modifikasi supaya barang tersebut bisa dipakai

5 hal dasar yang harus diperhatikan dalam menulis spesifikasi barang

a. Kualitas Barang

Untuk mendeskripsikan kualitas barang maka beberapa point ini harus dilengkapi

  1. Part Number ( jika ada)
  2. Deskripsi Barang yang terdiri dari
    • Nama barang ( kata benda)
    • Ukuran, warna, material
    • Merk
    • Model
    • Pengunaan
    • Informasi lain yang relevant

b. Jumlah Barang

c. Alamat Pengiriman Barang

d. Waktu Pengiriman Barang

e. Estimasi Harga (Budget)

5 hal ini harus ditulis didalam Purchase Requisition Form atau formulir permintaan pembelian yang sudah disyahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum diserahkan ke bagian pembelian untuk diproses. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

 

Bedanya Barang dan Jasa

Bagian pembelian tugas utamanya adalah membeli barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi hukumnya wajib untuk tahu bedanya barang dan jasa termasuk hal-hal terkait dengan perpajakannya. Apalagi untuk sebuah start up company dimana di fase awal akan banyak sekali memerlukan pembelian barang atau jasa.

Barang adalah sebuah produk fisik yang terlihat atau berwujud contohnya alat tulis kantor, komputer, handphone, sparepart, oli dll

Jasa adalah sebuah produk layanan yang tidak terlihat contohnya jasa keamanan, jasa penterjemah, jasa sewa mobil, jasa koneksi internet dll

Untuk lebih memperjelas, bedanya barang dan jasa adalah sebegai berikut

a. Barang sifatnya berwujud, sedangkan jasa tidak berwujud
b. Barang dapat disimpan, sedangkan jasa tidak
c. Barang harus diproduksi lebih dahulu agar dapat dikonsumsi, sedangkan jasa diproduksi bersamaan dengan konsumsinya
d. Barang mudah distandardisasikan, sedangkan jasa sulit
e. Kualitas barang bersifat obyektif, sedangkan jasa bersifat subyektif

Untuk pembelian barang, pihak pembeli harus membayar pajak pertambahan nilai atau PPN yang besarnya 10% dari harga barang sedangkan untuk pembelian jasa selain membayar PPN,  pembeli harus juga membayar pajak penghasilan atau PPh yang besarnya 2% untuk jasa umum dan 10% untuk jasa sewa menyewa tanah dan bangunan.

Hal ini sangat penting untuk diketahui supaya jelas pada saat menerima penawaran dari supplier apakah barang atau jasa yang ditawarkan sudah termasuk pajak atau belum. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan