Procurement yang Baik dan Benar

Melakukan proses pembelian  dengan baik dan benar adalah sebuah harapan yang tidak muluk-muluk namun sangat menantang untuk dilakukan terutama untuk Anda yang berprofesi di bidang Procurement.

Kenapa sangat menantang? karena ada beberapa kondisi yang tidak baik dan benar, namun karena dari sononya sudah begitu maka hal tersebut dianggap sudah biasa.

Kondisi apa saja itu?

(1) Scope of Work atau Spesifikasi yang tidak detil. Hal ini  dapat menyebabkan masalah pada saat tender proses dan pada saat pelaksanaan pekerjaan atau pengiriman barang. Para peserta tender/vendor akan sulit memberikan harga yang terbaik jika scope of work atau spesifikasinya terlalu singkat dan umum. Para vendor akan cenderung bermain aman supaya tidak rugi.

Masalah lain yang muncul adalah pada saat pelaksanaan kontrak atau pengiriman barang akan berpotensi muncul banyak kejutan mulai dari tambahan biaya, ketidakjelasan tanggung jawab masing-masing pihak yang berujung pada perselisihan sampai kegagalan pekerjaan.

(2) Proses procurement yang dilakukan tanpa strategi sehingga akhirnya menjadi  proses administrasi semata dan cenderung bersifat reaktif. Proses ini seharusnya dilakukan dengan strategi yang lahir dari data dan analisa sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik dan berdampak pada naiknya keuntungan perusahaan karena biaya pembelian bahan baku produksi  yang lebih rendah, adanya jaminan pasokan untuk produksi, dan ketepatan pengiriman barang.

(3) Tidak adanya kebijakan pembelian dan prosedur pembelian yang baku sehingga proses pembelian dilakukan berdasarkan kebiasan turun temurun tanpa pernah ditinjau ulang apakah proses tersebut efektif dan efisien

Kondisi diatas disebabkan oleh beberapa hal dan salah satu sebabnya adalah pengetahuan dari praktisi procurement itu sendiri.  Mayoritas praktisi dalam bidang ini bekerja berdasarkan learning by doing. Idealnya mereka juga perlu belajar hal-hal yang fundamental dari proses procurement yang utuh sehingga memiliki dasar pengetahuan untuk melakukan pekerjaannya.

Berbekal pengetahuan yang dasar ini  barulah mereka  bisa membuat sebuah perubahan dan kontribusi buat perusahaannya. Oleh karena itu sudah sewajarnya mereka mengikuti program pengembangan diri yang terencana apalagi hasil kerja para praktisi Procurement ini memiliki hubungan langsung dengan untung atau ruginya sebuah perusahaan.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

 

 

 

Mendeteksi Motivasi Supplier

Dalam sebuah proses tender, buyer biasanya melakukan asesemen terhadap supplier yang diundang tender untuk melihat kemampuan supplier tsb dari sisi teknikal, safety, komersil dan finansial. Intinya adalah untuk menganalisa resiko sebelum menunjuk supplier tersebut menjadi pemenang tender.

Sesudah supplier tersebut ditunjuk menjadi pemenang tender dan mulai bekerja maka buyer akan melakukan asesmen lagi untuk menilai kualitas kinerja supplier tersebut.

Dua asesmen yang dijelaskan diatas belum memberikan gambaran lengkap tentang supplier tersebut. Mengapa?  karena kinerja supplier sangat ditentukan oleh motivasinya untuk bekerja dalam memenuhi kewajiban kontrak dengan perusahaan Anda.

Rumus sederhananya adalah sebagai berikut

Kinerja supplier = Kemampuan X Motivasi

Untuk mengetahui motivasi supplier secara cepat dapat dilihat dengan 2 cara

Cara 1:  Supplier Perception Matrix

Matrix ini membantu melihat bagaimana persepsi supplier terhadap perusahaan kita. Supplier kita pasti memiliki banyak kustomer dan mereka punya persepsi yang berbeda-beda terhadap kustomernya. Dengan memakai matrix ini, kita bisa mengetahui secara lebih pasti persepsi supplier terhadap perusahaan kita.

supplier_preferencing

Secara singkat ada 4 kategori kustomer bagi supplier

Kategori Nuisance yang nilai bisnisnya kecil

Kategori Exploit yang nilai bisnisnya lebih besar dari kategori nuisance dan cukup menguntungkan buat supplier

Kategori Develop yang bisnisnya menarik untuk supplier tapi nilai bisnisnya kecil

Kategori Core yang bisnisnya menarik untuk supplier dan nilai bisnisnya besar. Di kategori core ini perusahaan kita adalah customer utama atau minimal masuk 3 besar customer untuk supplier tersebut

Cara 2:  Cash is King

Ada sebuah mantra yang berbunyi

Revenue is Vanity ( Kecantikan)

Profit is Sanity ( Akal sehat)

Cash is Reality ( Kenyataan)

Bagaimana track record pembayaran perusahaan Anda? Apakah selalu sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati dalam PO/SPK/Kontrak?

Bagi supplier yang paling penting adalah dibayar. Sesuai mantra diatas Cash is Reality . Memiliki nilai kontrak atau nilai pembelian yang tinggi dari perusahaan Anda adalah sebuah kecantikan (vanity) tetapi jika pembayarannya mundur 12 bulan bahkan 24 bulan maka tidak lagi menjadi sebuah kecantikan.

Jadi kita bisa melakukan self assesment dengan 2 cara diatas untuk melihat seberapa kuat motivasi supplier mau men-supply barang atau bekerja sebagai kontraktor diperusahaan kita sebagai dasar dalam melakukan negosiasi

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? Click berlangganan

4 Cara Bersikap Fair Terhadap Supplier

Buyer/Pembeli diharapkan selalu bersikap fair terhadap supplier. Di bawah ini adalah  langkah dasar untuk selalu bersikap fair pada supplier:

  1. Buyer/Pembeli harus merahasiakan informasi yang diberikan oleh supplier pada saat tender dan tidak seyogyanya memberikan informasi yang tercantum dalam tender dokumen itu pada pihak lain. Informasi disini tidak terbatas pada informasi harga saja tetapi termasuk juga informasi teknis juga. Di setiap tender, supplier memiliki strategi teknis dan strategi harga yang seringkali menjadi keunggulan mereka. Oleh karena itu akan menjadi tidak fair apabila informasi tersebut diberikan pada pihak-pihak lain pada saat tender masih berlangsung.
  2. Buyer/Pembeli tidak seharusnya memberi informasi yang menyesatkan. Informasi yang diberikan pada supplier harus jelas apakah itu bersifat pasti atau masih estimasi. Contohnya kita memberikan informasi mengenai forecast konsumsi bahan bakar maka kita harus menjelaskan secara lebih transparan dasar perhitungan forecast tersebut misalnya berdasarkan historical consumption selama 1 tahun terakhir dan rencana produksi untuk tahun depan sehingga supplier dalam menyiapkan proposal memiliki informasi yang valid.
  3. Buyer/Pembeli seharusnya tidak terlibat dalam permainan “Dutch Auction” dimana buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier A ke supplier B supaya supplier B mau menurunkan harga dibawah harga supplier A kemudian buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier B ke supplier A supaya supplier A mau menurunkan harga dibawah harga supplierB dst
  4. Buyer/Pembeli harus memberikan informasi yang sama untuk semua supplier. Contohnya jika ada tambahan informasi untuk supplier A, maka peserta tender yang lain yaitu supplier B dan C harus di beritahu juga atau jika ada pertanyaan dalam tender dari supplier A yang tidak ditanyakan oleh supplier B dan C. Jawaban yang kita berikan pada supplier A sebaiknya diberikan juga ke supplier B dan C.

Demikianlah cara-cara bersikap fair pada supplier. Hal ini tidak mudah untuk dilakukan terutama di era teknologi dan informasi yang begitu maju saat ini belum lagi tuntutan dari atasan kita untuk memberikan cost saving disetiap tender sehingga kadangkala menggoda buyer/pembeli untuk bersikap tidak fair.

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link berlangganan ini

Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Ketentuan umum mengenai kontrak diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia.
Untuk dapat dianggap sah secara hukum, ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia:
1. Kesepakatan bebas para pihak
2. Kecakapan para pihak
3. Hal tertentu yang dapat ditentukan secara jelas (obyek perjanjian)
4. Sebab/causa yang diperbolehkan secara hukum.
Prinsip dasar terjadinya kontrak adalah adanya offer (penawaran) dan acceptance (penerimaan) Untuk memastikan proses offer dan acceptance ini supaya tidak menimbulkan masalah dimasa yang akan datang maka perlu diperhatikan pihak yang memberikan penawaran dan yang menerima penawaran memiliki kecakapan dan kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
Proses acceptance( penerimaan) ditandai dengan 2 hal ini :
1. Pernyataan nyata dengan mengatakan “iya”
2. ‎ Pernyataan melalui tindakan atau perbuatan
Seorang buyer/pembeli harus hati-hati sekali dalam proses offer dan acceptance ini karena seringkali menimbulkan permasalahan yang tidak diduga.
Contoh 1
PT ABCD meminta penawaran dari PT XYZ untuk membuat design gudang dengan luas 1000 m2. Pada saat meminta penawaran, ABCD menuliskan bahwa penawaran harus dibuat dalam mata uang rupiah dengan tempo pembayaran 30 hari.
XYZ memberikan penawaran dengan waktu pengerjaan design 7 hari kerja dan toleransi untuk revisi design 3 kali dalam kurun waktu 1 bulan. Tidak ada keterangan lain dalam penawaran XYZ.
Berdasarkan penawaran XYZ, ABCD mengeluarkan Service Order dengan ketentuan waktu pengerjaan design 7 hari kerja, revisi design 3 kali dan pembayaran 30 hari sesudah design selesai.
XYZ menerima Service Order tersebut dengan menandatanganinya dan mengirimkan kembali ke ABCD beserta invoice untuk DP 20%. ABCD menolak membayar DP. XYZ mengirimkan email keberatan memulai pekerjaan tanpa adanya pembayaran DP dan mengatakan bahwa biasanya pekerjaan design ada DPnya.
Dalam kasus contoh 1 ini, pihak XYZ selaku yang menerima offer tidak teliti pada saat menerima offer dari ABCD sehingga dia sudah tanda tangan Service Order tanpa membaca dengan teliti akibatnya dia sudah terikat dengan syarat dan ketentuan yang tertulis dalam Service Order tersebut.
Contoh 2
PT QWE akan menyewa container yard seluas 2500 m2 dari PT RTY. RTY sudah menjelaskan bahwa masa sewa dihitung dari setiap tanggal 1 setiap bulannya dan berlaku untuk 30 hari.
QWE mengirimkan barang pada tanggal 15 Mei dan menyimpan barang sampai tanggal 25 Mei tanpa adanya perjanjian kontrak. Pemberitahuan ke RTY bahwa akan ada barang datang hanya melalui email saja.
Di akhir bulan Mei, RTY mengirimkan invoice sewa container yard selama 1 bulan. QWE menolak membayar invoice tersebut dengan alasan bahwa perhitungan sewa harus dihitung Pro rata.
Dalam kasus contoh2 ini, pihak pihak QWE sudah melakukan tindakan menerima syarat dan ketentuan yang diajukan oleh QWE  dengan mengirimkan container untuk disimpan di area milik RTY tanpa melalui proses perjanjian tertulis terlebih dahulu.
Contoh-contoh diatas adalah sebagian kecil masalah yang timbul karena para pihak yang terlibat tidak berhati-hati pada saat proses offer dan acceptance ini terjadi. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang buyer atau pembeli untuk memahami prinsip offer dan acceptance ini dan bertindak hati-hati dalam memproses perjanjian dengan pihak ketiga.#dothebasicright
 Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan