Tag: Pembelian

Kelangkaan Praktisi Procurement

Talent Shortage .001

Pada tahun 2014 sebuah lembaga survey, Supply Chain Insight LLC, yang berbasis di Hanover, Pennsylvania, Amerika mengadakan penelitian tentang  jumlah praktisi Supply Chain yang berpengetahuan dan berpengalaman di Amerika dalam hubungannya dengan penerimaan karyawan, pelatihan karyawan dan keberhasilan menjawab tantangan pekerjaan. Penelitian ini sudah  dilakukan 4 ( empat) tahun lalu namun kesimpulannya masih valid dan mencerminkan kondisi dunia Supply Chain saat ini di Indonesia Yang berbeda, mungkin, hanya dari segi kuantitatifnya saja.

Penelitian ini menyoroti kurangnya jumlah praktisi procurement yang disebabkan oleh beberapa hal:

  1. Kurangnya dukungan dan perhatian management sehingga mereka tidak menginvestasikan waktu atau uang untuk pengembangan diri para praktisi procurement.
  2. Proses recruitment yang tidak efektif
  3. Tidak ada pelatihan dan jenjang karir yang jelas untuk praktisi procurement

  4. ( Tambahan dari saya) Mayoritas praktisi procurement di Indonesia berasal dari berbagai disiplin ilmu seperti engineering (80%) dan dari finance, legal dll (20%) dan hanya sedikit sekali yang benar-benar belajar Purchasing & Supply.

Top 3 Pain in SCM

Data diatas menunjukkan 3 masalah utama dalam bidang Supply Chain Management. Ketersediaan praktisi procurement yang berpengetahuan dan berpengalaman menjadi masalah kedua yang terbesar (46%).  Penelitian ini juga menunjukkan bahwa dalam proses penerimaan karyawaan diperlukan rata-rata 4.5 bulan untuk mengisi posisi praktisi procurement yang kosong terutama di level middle management.

Saya tidak tahu apakah di Indonesia sudah ada yang melakukan penelitian yang serupa tapi dari pengamatan saya yang terbatas ini, elemen-elemen yang dalam tabel diatas juga terjadi di Indonesia, namun berbeda prosentasenya.

Kesimpulan saya pribadi:  pengembangan diri profesional Procurement adalah salah satu elemen yang harus lebih diperhatikan oleh pihak manajemen. Dengan persaingan usaha yang begitu ketat dan cepatnya perkembangan teknologi maka sudah layak dan sepantasnya bahwa manajemen mulai menginvestasikan waktu dan dana untuk mengembangkan para Supply Chain di perusahaannya melalui pelatihan, lokakarya, coaching dan mentoring.

Don’t Hire Resume

Don't Hire Resume.001

Brigette Hyacinth, penulis buku The Future of Leadership, pernah menulis sebuah artikel tentang pengalaman dia dalam merekrut orang. Dia merekrut orang yang tidak memenuhi kualifikasi pendidikan yang diminta, namun memiliki rekam jejak yang baik dan memiliki passion akan pekerjaan tsb. Singkat kata, dia memilih kandidat ini dibandingkan kandidat lain yang hanya membanggakan  kualifikasi pendidikan dia dll. Pada akhirnya terbukti kandidat ini terbukti mampu bekerja dengan baik.

Di akhir artikelnya, dia menulis :

Don’t hire a resume, Hire a real person! 

Saya cenderung setuju dengan mbak Hyacinth ini karena pada akhirnya bukan ijasah atau sertifikat yang menentukan apakah kita bisa Get Things Done atau mrantasi gawean ( bahasa Jawa) dan berkontribusi pada perusahaan TETAPI passion, skill, dan kerja keras kitalah yang menentukan.

Ijasah dan sertifikat memang penting tetapi yang lebih penting menguasai skill tertentu yang bisa menjadi nilai jual dan modal dasar untuk dapat berkontribusi pada perusahaan. Memiliki ijasah dan sertifikat akan membuat resume kita menarik tetapi tidak menjamin kita berhasil dalam test dan interview dimana akan terlihat track record, achievement & contribution kita

Basic Skill atau ketrampilan-ketrampilan dasar di bidang Purchasing & Supply/Procurement bisa didapat melalui pekerjaan kita sehari-hari atau melalui workshop/lokakarya yang benar-benar melatih Anda untuk menguasai ketrampilan baru dan tidak sekedar memberi informasi dan pengetahuan baru saja.

Kesimpulannya sangat penting untuk meningkatkan ketrampilan Anda dan bukan sekedar mengkoleksi sertifikat.

 

Ketrampilan Wajib Untuk Praktisi Procurement

Skills For Procurement .001Jajaran manajemen perlahan-lahan sudah mulai menyadari bahwa hasil kerja bagian Procurement memiliki korelasi langsung dengan keuntungan perusahaan. Hal ini adalah berita baik buat para praktisi Procurement sekaligus kepercayaan dan menjadi tantangan tersendiri.

Salah satu tantangan terberat buat praktisi procurement adalah tidak ada satu pendekatan yang bisa dipakai untuk mengurangi biaya berbagai komoditas barang dan jasa yang berbeda. Dengan kata lain tidak ada satu obat yang bisa dipakai menyembuhkan semua penyakit. Pendekatan A yang berhasil untuk pembelian komoditas A seringkali tidak cocok dipakai untuk pembelian komoditas yang lain.

Contohnya:

Pendekatan cost saving untuk pembelian bahan bakar adalah dengan menaikan volume pembelian dan memperpanjang durasi kontrak. Pendekatan ini tidak cocok dipakai untuk pembelian spare part yang lebih cocok dengan cara fokus pada value analysis dan non cost value

Lebih jauh lagi, pendekatan yang berhasil di perusahan ABC untuk category barang yang sama belum tentu berhasil jika diterapkan di perusahaan XYZ.

Kondisi ini memaksa para praktisi Procurement untuk menjadi lifetime learner atau pembelajar seumur hidup. Para praktisi Procurement dituntut untuk mau terus belajar dan meningkatkan skillnya.

Di era internet ini, pengetahuan baru hanya sejauh click saja. Hal-hal baru di dunia procurement dapat dengan mudah ditemukan di internet baik dalam bentuk artikel, buku, podcast sampai video sehingga memudahkan bagi para praktisi Procurement untuk belajar pengetahuan baru.

Tantangannya adalah bagaimana mengaplikasikan pengetahuan tersebut dalam dunia kerja yang nyata.  Informasi dan pengetahuan bisa didapat dengan bertanya pada Google sehingga dapat diketahui apa, kenapa  dan konsep dari sutau hal tertentu tetapi skill perlu dipelajari dan dilatih.

Misalnya:

Informasi mengenai penilaian unjuk kerja vendor dapat dilihat di internet definisinya, apa pentingnya, teori untuk penerapannya tetapi cara membuat penilaian unjuk kerja vendor adalah sebuah skill yang perlu dipelajari dan dilatih.

Skill yang sudah dikuasai adalah sesuatu yang berharga. Ibarat pisau, skill yang tajam dapat dipakai untuk memotong apel, mangga dan pepaya. Dalam konteks pembuatan penilaian unjuk kerja vendor, skill yang tajam dapat dipakai untuk membuat penilaian unjuk kerja vendor komoditas A, komoditas B dsb.

Procurement yang Baik dan Benar

Melakukan proses pembelian  dengan baik dan benar adalah sebuah harapan yang tidak muluk-muluk namun sangat menantang untuk dilakukan terutama untuk Anda yang berprofesi di bidang Procurement.

Kenapa sangat menantang? karena ada beberapa kondisi yang tidak baik dan benar, namun karena dari sononya sudah begitu maka hal tersebut dianggap sudah biasa.

Kondisi apa saja itu?

(1) Scope of Work atau Spesifikasi yang tidak detil. Hal ini  dapat menyebabkan masalah pada saat tender proses dan pada saat pelaksanaan pekerjaan atau pengiriman barang. Para peserta tender/vendor akan sulit memberikan harga yang terbaik jika scope of work atau spesifikasinya terlalu singkat dan umum. Para vendor akan cenderung bermain aman supaya tidak rugi.

Masalah lain yang muncul adalah pada saat pelaksanaan kontrak atau pengiriman barang akan berpotensi muncul banyak kejutan mulai dari tambahan biaya, ketidakjelasan tanggung jawab masing-masing pihak yang berujung pada perselisihan sampai kegagalan pekerjaan.

(2) Proses procurement yang dilakukan tanpa strategi sehingga akhirnya menjadi  proses administrasi semata dan cenderung bersifat reaktif. Proses ini seharusnya dilakukan dengan strategi yang lahir dari data dan analisa sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik dan berdampak pada naiknya keuntungan perusahaan karena biaya pembelian bahan baku produksi  yang lebih rendah, adanya jaminan pasokan untuk produksi, dan ketepatan pengiriman barang.

(3) Tidak adanya kebijakan pembelian dan prosedur pembelian yang baku sehingga proses pembelian dilakukan berdasarkan kebiasan turun temurun tanpa pernah ditinjau ulang apakah proses tersebut efektif dan efisien

Kondisi diatas disebabkan oleh beberapa hal dan salah satu sebabnya adalah pengetahuan dari praktisi procurement itu sendiri.  Mayoritas praktisi dalam bidang ini bekerja berdasarkan learning by doing. Idealnya mereka juga perlu belajar hal-hal yang fundamental dari proses procurement yang utuh sehingga memiliki dasar pengetahuan untuk melakukan pekerjaannya.

Berbekal pengetahuan yang dasar ini  barulah mereka  bisa membuat sebuah perubahan dan kontribusi buat perusahaannya. Oleh karena itu sudah sewajarnya mereka mengikuti program pengembangan diri yang terencana apalagi hasil kerja para praktisi Procurement ini memiliki hubungan langsung dengan untung atau ruginya sebuah perusahaan.

 

 

 

 

 

 

 

Apa sih yang menarik dari profesi Procurement?

Kamu kerja di mana?

Saya kerja di PT ABC.Tbk

Di bagian apa?

Pembelian

Wah bagian basah itu….( diucapkan dalam hati)

Sudah berapa tahun?

Ehmm…baru 9 tahun…

Saya rasa kita akrab dengan percakapan seperti diatas karena entah sudah berapa kali ditanyakan waktu kita ketemu teman TK, SD, SMP, SMA, Kuliah, bahkan teman yang baru kita kenal saat sama-sama ikut lari 5K TETAPI pernahkah Anda merenung, apa sih yang menarik dari profesi ini sehingga kita bertahan sekian lama? Apa kita bertahan semata karena dapur harus ngebul atau karena ada cicilan yang harus kita bayar atau karena kita sudah menemukan passion kita di profesi ini?  

Pada awalnya profesi procurement kurang begitu populer. Orang lebih mengenal bagian logistik daripada bagian pembelian. Di beberapa perusahaan bagian ini dianggap bagian administrasi semata aka nggakpenting.com tetapi lambat laun orang mulai mengenal profesi ini dan memberikan apresiasi yang lebih baik. Saat ini beberapa orang yang berkarir di profesi ini menempati profesi strategis di perusahaan bahkan ada perusahaan yang mempunyai Chief Procurement Officer sendiri yang kedudukannya sejajar dengan Chief Financial Officer.

Profesi procurement memiliki keunikan sendiri karena mayoritas yang berkarir di bidang ini belajar dari learning by doing dan masih sedikit yang benar-benar belajar secara khusus bidang ini. Disamping itu cakupan kerja dibidang ini sangat luas sehingga menuntut para profesional di bidang ini untuk terus mau belajar berbagai disiplin ilmu disamping mengasah soft skills lain yang mendukung seperti kemampuan berkomunikasi, kemampuan menulis, kemampuan bernegosiasi, project management, office politics, kemampuan menganalisa, kemampuan financial sekaligus memiliki integritas yang baik.   

Bagaimana tidak profesional di bidang ini harus belajar berbagai disiplin ilmu jika barang atau jasa yang dibeli diminta oleh berbagai bagian yang berbeda mulai dari bagian operasional, bagian pemasaran, bagian infrastruktur, bagian pemeliharaan dll. Bagian operasional bisa saja meminta diproses pembelian dozer, bagian pemasaran meminta diproses kontrak sewa tongkang batubara, bagian infrastruktur meminta diproses tender pembangunan jembatan belum lagi bagian pemeliharaan meminta proses tender perawatan excavator untuk segera diproses.
Untuk memproses tender tersebut kita harus menggunakan kemampuan menulis kita untuk mempersiapkan dokumen tender dan kemampuan komunikasi dan project management untuk mengkoordinir proses tender dari awal sampai selesai belum lagi intervensi dari owner, putra daerah, ormas dll yang kadang menjadi bumbu-bumbu dalam sebuah proses tender.

Profesional procurement juga dituntut memahami kondisi pasar dari barang atau jasa yang akan ditenderkan. Kondisi pasar alat berat harus dipahami, siapa saja kontraktor yang menyewakan tongkang untuk mengangkut batubara harus dipahami, atau siapa saja kontrakor yang punya kompetensi teruji dalam membangun jembatan.

Pada saat proposal dari peserta tender sudah kita terima maka kita harus menggunakan kemampuan finansial dan analisa untuk mengevaluasi proposal yang termasuk belum lagi untuk bernegosiasi dengan para peserta tender. Profesi ini juga menuntut kita paham aspek-aspek legalitas, kontrak dan supplier management.

Jelas sekali profesi Procurement ini bukan sekedar pekerjaan admin karena diperlukan orang-orang yang punya IQ, EQ, CQ dan SQ yang seimbang dan hal inilah yang menurut saya yang membuat profesi ini menjadi menarik dan dinamis. Setiap hari profesional procurement dituntut belajar hal-hal baru, bertemu dengan orang yang berbeda-beda, berpergian ke berbagai tempat yang berbeda, menganalisa berbagai macam proposal bahkan menyelesaikan dispute atau perselisihan kontrak yang rumit namun memperkaya pengetahuan dan pengalaman hidup kita. Namun hal yang paling menarik adalah : profesi ini sangat menuntut integritas kita dimana kita harus selalu jujur pada diri kita sendiri, jujur pada keluarga kita, jujur pada rekan kerja kita, jujur pada atasan kita, dan jujur pada perusahaan kita dimana saja dan kapan saja.

Masih tertarik untuk menekuni karir di bidang ini?  

Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

Menilai Kinerja Supplier

Jika kinerja tidak bisa diukur maka tidak bisa dimengerti
Jika tidak bisa dimengerti, maka tidak bisa dikendalikan
Jika tidak bisa dikendalikan, maka tidak bisa diperbaiki
Dan jika tidak diukur -bagaimana menilai sebuah keberhasilan?

Biaya pembelian barang dan jasa untuk industri khususnya manufaktur dan retail adalah biaya terbesar dari total biaya operasional sehingga supplier/kontraktor dalam industri ini memiliki peranan yang cukup penting dalam proses produksi oleh karena itu kinerja supplier/contractor perlu dinilai secara berkala untuk memastikan supplier/contractor tersebut mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan Specification/Key Performance Indicator (KPI) yang sudah disepakati dalam PO/Contract.

Penilaian kinerja supplier/contractor dilakukan pada saat kontrak sedang berjalan yang diawali dengan penilaian sebelum proses tender dimulai. Kriteria penilaian kinerja supplier/contractor ditetapkan dalam kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Hal dasar apa saja yang dinilai dari supplier/contrator?

Sejarah dan tren kinerja pengiriman (delivery)
Sejarah dan tren kualitas pekerjaan (quality)
Sejarah dan tren kinerja pelayanan ( customer sastifaction)
Bagaimana harga mereka dibandingkan dengan harga pasar ( price/cost)

Untuk pembelian barang yang bernilai tinggi atau kontrak yang bernilai strategis maka kriteria penilaian akan lebih kompleks dengan sistem pembobotan.  Cakupan penilaiannya lebih luas dan mencakup beberapa aspek seperti:

Aspek teknis ( kualitas, teknologi, inovasi, improvement dll) 
Aspek kesehatan dan keselamatan kerja
Aspek lingkungan
Aspek komersil 

Proses penilaian kinerja supplier/contractor ini dilakukan oleh end user bekerjasama dengan buyer/contract adminstrator. Bila supplier/contractor yang dinilai masuk kategori strategic supplier/contractor maka pihak management bahkan senior management dari kedua belah pihak harus dilibatkan dalam proses penilaian tersebut.

Frekuensi penilaiannya dapat dibuat setiap 3 bulan, setiap 6 bulan atau tahunan tergantung kesepakatan masing-masing pihak. Untuk kontrak dengan durasi lebih dari 2 tahun maka ditahun pertama dapat dilakukan 2 kali penilaian yaitu di bulan ke 6 dan bulan ke 12 atau pada saat ulang tahun kontrak.

Berdasarkan survei dari Cranfield/Accenture, 52% perusahaan sudah melakukan penilaian kinerja suppliernya. 83% dari perusahaan yang belum melakukan penilaian percaya bahwa mereka seharusnya melakukan penilaian kinerja supplier.

Apakah perusahaan Anda sudah melakukan penilaian kinerja supplier/contractor Anda? Jika belum saatnya untuk memulai. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Terima kasih

5 Kiat Jitu Dalam Bernegosiasi

Banyak ahli menulis definisi negosiasi, buku yang berbeda, kamus yang berbeda bahkan blog yang berbeda memberikan definisi negosiasi yang berbeda. Terlepas dari banyak definisi yang bisa kita temukan di www, ada 5 hal dasar yang harus kita ketahui dalam bernegosiasi khususnya bagi kita yang bekerja dibagian purchasing/pembelian

Pertama: Tahu apa yang Anda inginkan

Buyer/pembeli harus mengetahui target negosiasinya. Target ini sebaiknya dibuat dalam 3 kategori yaitu target ideal, target realistis dan batas bawah target. Contohnya: Anda sedang menangani sebuah tender. Owner estimate untuk pekerjaan tersebut adalah IDR 10 miliar. Dari hasil tender, ada 5 peserta tender dan hanya 2 peserta yang dinyatakan memenuhi persyaratan teknis. Dari 2 peserta tender ini, proposal mereka masih lebih tinggi 10% dan 12.5% dari owner estimate. Anda memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan yang 10%. Target yang Anda buat adalah sebagai berikut

Target Ideal : 10% lebih rendah dari owner estimate

Target Realistis: Sesuai dengan owner estimate

Batas Bawah Target adalah 2.5% lebih tinggi dari owner estimate

Kedua : Tahu apa yang diinginkan oleh Supplier/Contractor Anda

Hal yang tidak kalah penting, buyer/pembeli juga harus mengetahui target yang ingin dicapai oleh supplier/contractor. Target inipun harus dibuat dalam 3 kategori. Contohnya: Kontraktor konstruksi yang akan Anda tunjuk sebagai pemenang tender meminta DP 50%. Sebelum melakukan negosiasi dengan mereka, Anda bisa membuat simulasi kira-kira target negosiasi mereka apa dan kenapa mereka meminta target tersebut. Hasil simulasi target tersebut adalah sebagai berikut :

Target Ideal: DP 50%

Target Realistis : DP 25%

Batas bawah target: DP 10%

Ketiga:  Tahu posisi tawar Anda

Posisi tawar adalah hal yang sangat penting dalam negosiasi. Seorang buyer/pembeli harus sudah tahu posisi tawar yang sebelum negosiasi. Cara mudah untuk mengetahui posisi tawar adalah dari nilai bisnis yang kita tawarkan apakah besar atau kecil untuk supplier/contractor kita, jumlah customer yang dimiliki supplier/contractor kita apakah kita masih 10 besar customer buat mereka dan yang terakhir dari sisi kompetisi ada berapa banyak kompetitor yang bisa menawarkan barang atau jasa yang sama.

Keempat : Tahu posisi tawar Supplier/Contractor Anda.

Posisi tawar supplier/contractor bisa dilihat dengan cara yang sama seperti cara kita mengevaluasi posisi tawar di kiat no 3. Perbedaannya sekarang kita memakai cara pandang supplier/contractor. Jadi bagaimana supplier/contractor menilai kita sebagai customernya.

Kelima : Jangan gunakan pendekatan gaya Rambo: saya menang dan Anda kalah

Negosiasi adalah sebuah proses menemukan sesuatu yang bisa disetujui kedua belah pihak, jangan bertindak seperti Rambo dan mencoba untuk menyingkirkan supplier/contractor agar mendapat keuntungan cepat untuk diri kita sendiri. Berpikirlah dalam perspektif jangka panjang. Temukan kesepakatan yang fair seperti yang pernah saya sharingkan di artikel Take and Give dalam negosiasi.

Negosiasi adalah sebuah seni, bukan hanya tentang angka, nilai $$$ atau persentase. Ini lebih dari itu karena negosiasi memerlukan pemikiran yang analitis dan strategis. Oleh karena itu sangat penting untuk memulai negosiasi dengan dasar yang betul.

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Ketentuan umum mengenai kontrak diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia.
Untuk dapat dianggap sah secara hukum, ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia:
1. Kesepakatan bebas para pihak
2. Kecakapan para pihak
3. Hal tertentu yang dapat ditentukan secara jelas (obyek perjanjian)
4. Sebab/causa yang diperbolehkan secara hukum.
Prinsip dasar terjadinya kontrak adalah adanya offer (penawaran) dan acceptance (penerimaan) Untuk memastikan proses offer dan acceptance ini supaya tidak menimbulkan masalah dimasa yang akan datang maka perlu diperhatikan pihak yang memberikan penawaran dan yang menerima penawaran memiliki kecakapan dan kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
Proses acceptance( penerimaan) ditandai dengan 2 hal ini :
1. Pernyataan nyata dengan mengatakan “iya”
2. ‎ Pernyataan melalui tindakan atau perbuatan
Seorang buyer/pembeli harus hati-hati sekali dalam proses offer dan acceptance ini karena seringkali menimbulkan permasalahan yang tidak diduga.
Contoh 1
PT ABCD meminta penawaran dari PT XYZ untuk membuat design gudang dengan luas 1000 m2. Pada saat meminta penawaran, ABCD menuliskan bahwa penawaran harus dibuat dalam mata uang rupiah dengan tempo pembayaran 30 hari.
XYZ memberikan penawaran dengan waktu pengerjaan design 7 hari kerja dan toleransi untuk revisi design 3 kali dalam kurun waktu 1 bulan. Tidak ada keterangan lain dalam penawaran XYZ.
Berdasarkan penawaran XYZ, ABCD mengeluarkan Service Order dengan ketentuan waktu pengerjaan design 7 hari kerja, revisi design 3 kali dan pembayaran 30 hari sesudah design selesai.
XYZ menerima Service Order tersebut dengan menandatanganinya dan mengirimkan kembali ke ABCD beserta invoice untuk DP 20%. ABCD menolak membayar DP. XYZ mengirimkan email keberatan memulai pekerjaan tanpa adanya pembayaran DP dan mengatakan bahwa biasanya pekerjaan design ada DPnya.
Dalam kasus contoh 1 ini, pihak XYZ selaku yang menerima offer tidak teliti pada saat menerima offer dari ABCD sehingga dia sudah tanda tangan Service Order tanpa membaca dengan teliti akibatnya dia sudah terikat dengan syarat dan ketentuan yang tertulis dalam Service Order tersebut.
Contoh 2
PT QWE akan menyewa container yard seluas 2500 m2 dari PT RTY. RTY sudah menjelaskan bahwa masa sewa dihitung dari setiap tanggal 1 setiap bulannya dan berlaku untuk 30 hari.
QWE mengirimkan barang pada tanggal 15 Mei dan menyimpan barang sampai tanggal 25 Mei tanpa adanya perjanjian kontrak. Pemberitahuan ke RTY bahwa akan ada barang datang hanya melalui email saja.
Di akhir bulan Mei, RTY mengirimkan invoice sewa container yard selama 1 bulan. QWE menolak membayar invoice tersebut dengan alasan bahwa perhitungan sewa harus dihitung Pro rata.
Dalam kasus contoh2 ini, pihak pihak QWE sudah melakukan tindakan menerima syarat dan ketentuan yang diajukan oleh QWE  dengan mengirimkan container untuk disimpan di area milik RTY tanpa melalui proses perjanjian tertulis terlebih dahulu.
Contoh-contoh diatas adalah sebagian kecil masalah yang timbul karena para pihak yang terlibat tidak berhati-hati pada saat proses offer dan acceptance ini terjadi. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang buyer atau pembeli untuk memahami prinsip offer dan acceptance ini dan bertindak hati-hati dalam memproses perjanjian dengan pihak ketiga.#dothebasicright