Tidak Sekedar Cost Saving

Cost Saving .001

“Cobalah dinego dulu, paling enggak harganya bisa turun 5% “

“Bisa nggak kita dapat cost saving 10%?”

“Berapa cost savingnya?”

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh kalimat tuntutan atau harapan dari end user atau senior management terhadap bagian Procurement.

Hal itu pulalah yang menjadi “jualan” bagian Procurement sehingga pencapaian, kontribusi, laporan atau apapun itu dari bagian ini selalu menampilkan pencapaian $$$ ( baca : cost $aving)

Jadi hampir bisa dikatakan Procurement = Cost Saving


Benarkah kontribusi yang bisa diberikan oleh bagian Procurement hanya cost saving saja?

Menurut mahasiswa MBA di Universitas Birmingham di Inggris menyimpulkan ada 8 area besar dimana bagian Procurement bisa berkontribusi. Dari 8 bagian tersebut cost saving hanya 1 area atau 12.5% saja kontribusinya atau dengan kata lain ada 87.5% kontribusi yang bisa diberikan bagian Procurement selain cost saving.

  1. Mengurangi Biaya dari Pihak Ketiga (Cost Saving)

Hal ini, seringkali, dianggap menjadi inti pekerjaan bagian Procurement. Strategi yang biasa dilakukan untuk mengurangi cost adalah

a. Negosiasi harga dengan supplier

b. Merevisi spesifikasi sehingga biaya pembelian berkurang

c. Meningkatkan volume pembelian sehingga unit cost berkurang

2.  Berkontribusi pada peningkatan pendapatan (revenue)

Bagian Procurement dapat berkontribusi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan cara meningkatkan kualitas produk dari supplier sehingga meningkatan penjualan.

3. Mengoptimalkan aset, uang kas dan modal kerja

Bagian Procurement dapat bekerjasama dengan bagian produksi dan kontraktor untuk mengoptimalkan peralatan produksi. Jadi daripada membeli alat baru atau menyewa alat tambahan, usaha bersama dengan bagian produksi untuk meningkatan produktivitas peralatan dapat dilakukan sehingga biaya produksi turun.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menegosiakan pembayaran ke supplier lebih cepat dengan diskon tertentu misalnya diskon 2% untuk pembayaran yang dipercepat menjadi 10 hari.

4. Melakukan pengembangan dan inovasi bersama supplier 

Pendapatan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan usaha perbaikan (improvement) dan inovasi bersama supplier. Hasil perbaikan dan inovasi bersama supplier ini dapat meningkatkan laba perusahaan karena menghasilkan barang/jasa yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih rendah atau sama.

5. Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian 

Efisiensi dan efektifitas proses pembelian dapat berkontribusi pada peningkatan laba perusahaan melalui berkurangnya biaya logistik dan inventori.

6. Mengurangi resiko perusahaan 

Melalui pengelolan pembelian dan supplier ( supplier management) maka resiko akan keterlambatan pasokan, kerusakan barang dan ketidaktersediaan pasokan yang dapat dihindari sehingga tidak menimbulkan kerugian yang mengurangi laba perusahaan.

7. Mengamankan bahan baku yang langka

Setiap perusahaan memiliki bahan baku yang critical untuk operasional atau produksinya. Bagian procurement bertugas memastikan bahan baku tersebut selalu tersedia dengan cara membeli langsung dari dari sumbernya dan membuat kontrak jangka panjang  dengan supplier tersebut. Kerugian perusahaan akan sangat besar apabila bahan baku langka tersebut tidak tersedia dan perlu biaya yang lebih besar untuk mengadakannya.

8. Meningkat motivasi karyawan

Masalah mempertahanan karyawan adalah masalah nyata yang dihadapi sebuah perusahaan dan kadang kala hal-hal kecil yang terakumulasi bisa menjadi pemicu karyawan pindah ke perusahaan lain misalnya terkait masalah booking hotel dan pesawat untuk perjalanan dinas yang menyusahkan karyawan karena bagian Procurement tidak bisa membuat system dengan travel agent yang baik atau masalah IT support yang buruk dari kontraktor IT.

Hal-hal diatas tampaknya sepele tetapi bisa menjadi faktor pemicu untuk pindah perusahaan. Saya punya teman yang alasan pengunduran dirinya adalah karena perusahaan lamanya melakukan cost saving dengan membeli tiket dari perusahaan penerbangan yang low budget.

Kesimpulan saya, ada banyak hal selain cost saving langsung yang bisa dikontribusikan oleh bagian Procurement. Namun bagian procurement tidak bisa bekerja sendiri. Perlu dukungan dari Management dan bagian lain untuk bisa memberikan kontribusi yang maksimal.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

Menulis Spesifikasi Pembelian(2)

Menulis Spesifikasi Pembelian Jasa

Menulis spesifikasi pembelian jasa tidak sama dengan menulis spesifikasi pembelian barang. Ada banyak hal teknis yang harus diperhatikan karena mempunyai korelasi langsung dengan biaya.

Untuk memudahkan penulisan spesifikasi pembelian jasa atau lebih dikenal dengan nama scope of work atau ruang lingkup kerja, saya akan buatkan checklist singkatnya

Check List Ruang Lingkup Kerja

  1. Jelaskan secara detail point-point pekerjaan yang akan dilakukan kontraktor, hasil yang diinginkan serta cara kerjanya.
  2. Sebutkan juga batasan ruang lingkup pekerjaan seperti batasan daerah, batasan peralatan, batasan kapasitas, batasan waktu maupun batasan-batasan lainnya
  3. Sebutkan peralatan utama dan peralatan pendukung yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tsb beserta kapasitas dan aspek teknis lainnya.
  4. Sebutkan standar operasional dari pekerjaan tersebut seperti jam kerja, penggantian shift, jumlah karyawan, standar temperature, waktu, tekanan dan lain lain.
  5. Sebutkan standar K3L khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan selain yang telah dinyatakan oleh standar K3L umum.
  6. Jelaskan Key Performance Indicator ( Unjuk Kerja Utama) dari pekerjaan ini yang dibagi menjadi beberapa kategori sbb:
    1. Project Schedule/Delivery Time 
    2. Operasional
    3. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan
  1. Matrix Responsibility antara perusahaan Anda dan kontraktor termasuk disebutkan juga sumberdaya dan fasilitas apa saja yang harus disiapkan oleh masing-masing pihak.
  2. Jelaskan mengenai ketentuan mengenai
    1. Reporting
    2. Koordinasi meeting
    3. Evaluasi kinerja
  3. (OPTIONAL) Jelaskan format harga yang paling menguntungkan buat perusahaan Anda misalnya :
    1. Berdasarkan price per output kerja misalnya per hour, per m3, per tonne etc
    2. Lumpsum cost
    3. Breakdown cost ( fixed, variable, kombinasi fixed & variable dll #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan