Tag: purchasing

Kelangkaan Praktisi Procurement

Talent Shortage .001

Pada tahun 2014 sebuah lembaga survey, Supply Chain Insight LLC, yang berbasis di Hanover, Pennsylvania, Amerika mengadakan penelitian tentang  jumlah praktisi Supply Chain yang berpengetahuan dan berpengalaman di Amerika dalam hubungannya dengan penerimaan karyawan, pelatihan karyawan dan keberhasilan menjawab tantangan pekerjaan. Penelitian ini sudah  dilakukan 4 ( empat) tahun lalu namun kesimpulannya masih valid dan mencerminkan kondisi dunia Supply Chain saat ini di Indonesia Yang berbeda, mungkin, hanya dari segi kuantitatifnya saja.

Penelitian ini menyoroti kurangnya jumlah praktisi procurement yang disebabkan oleh beberapa hal:

  1. Kurangnya dukungan dan perhatian management sehingga mereka tidak menginvestasikan waktu atau uang untuk pengembangan diri para praktisi procurement.
  2. Proses recruitment yang tidak efektif
  3. Tidak ada pelatihan dan jenjang karir yang jelas untuk praktisi procurement

  4. ( Tambahan dari saya) Mayoritas praktisi procurement di Indonesia berasal dari berbagai disiplin ilmu seperti engineering (80%) dan dari finance, legal dll (20%) dan hanya sedikit sekali yang benar-benar belajar Purchasing & Supply.

Top 3 Pain in SCM

Data diatas menunjukkan 3 masalah utama dalam bidang Supply Chain Management. Ketersediaan praktisi procurement yang berpengetahuan dan berpengalaman menjadi masalah kedua yang terbesar (46%).  Penelitian ini juga menunjukkan bahwa dalam proses penerimaan karyawaan diperlukan rata-rata 4.5 bulan untuk mengisi posisi praktisi procurement yang kosong terutama di level middle management.

Saya tidak tahu apakah di Indonesia sudah ada yang melakukan penelitian yang serupa tapi dari pengamatan saya yang terbatas ini, elemen-elemen yang dalam tabel diatas juga terjadi di Indonesia, namun berbeda prosentasenya.

Kesimpulan saya pribadi:  pengembangan diri profesional Procurement adalah salah satu elemen yang harus lebih diperhatikan oleh pihak manajemen. Dengan persaingan usaha yang begitu ketat dan cepatnya perkembangan teknologi maka sudah layak dan sepantasnya bahwa manajemen mulai menginvestasikan waktu dan dana untuk mengembangkan para Supply Chain di perusahaannya melalui pelatihan, lokakarya, coaching dan mentoring.

Don’t Hire Resume

Don't Hire Resume.001

Brigette Hyacinth, penulis buku The Future of Leadership, pernah menulis sebuah artikel tentang pengalaman dia dalam merekrut orang. Dia merekrut orang yang tidak memenuhi kualifikasi pendidikan yang diminta, namun memiliki rekam jejak yang baik dan memiliki passion akan pekerjaan tsb. Singkat kata, dia memilih kandidat ini dibandingkan kandidat lain yang hanya membanggakan  kualifikasi pendidikan dia dll. Pada akhirnya terbukti kandidat ini terbukti mampu bekerja dengan baik.

Di akhir artikelnya, dia menulis :

Don’t hire a resume, Hire a real person! 

Saya cenderung setuju dengan mbak Hyacinth ini karena pada akhirnya bukan ijasah atau sertifikat yang menentukan apakah kita bisa Get Things Done atau mrantasi gawean ( bahasa Jawa) dan berkontribusi pada perusahaan TETAPI passion, skill, dan kerja keras kitalah yang menentukan.

Ijasah dan sertifikat memang penting tetapi yang lebih penting menguasai skill tertentu yang bisa menjadi nilai jual dan modal dasar untuk dapat berkontribusi pada perusahaan. Memiliki ijasah dan sertifikat akan membuat resume kita menarik tetapi tidak menjamin kita berhasil dalam test dan interview dimana akan terlihat track record, achievement & contribution kita

Basic Skill atau ketrampilan-ketrampilan dasar di bidang Purchasing & Supply/Procurement bisa didapat melalui pekerjaan kita sehari-hari atau melalui workshop/lokakarya yang benar-benar melatih Anda untuk menguasai ketrampilan baru dan tidak sekedar memberi informasi dan pengetahuan baru saja.

Kesimpulannya sangat penting untuk meningkatkan ketrampilan Anda dan bukan sekedar mengkoleksi sertifikat.

 

Teknologi dalam Procurement

Technology In Procurement.001

Procure to pay, blockchain, e-procurement, artificial intelligent, machine learning, e-auctions , IoT, dan spend analytic adalah beberapa kosa kata yang sering dikaitkan dengan teknologi di procurement.

Untuk menerapkan teknologi di procurement sebuah perusahaan, biasanya, sudah melewati beberapa fase mulai dari proses pembelian manual dengan kertas sampai penerapan e-procurement seperti ilustrasi di bawah ini

Screen Shot 2018-09-20 at 19.20.04

Di beberapa perusahan kecepatan perubahan penerapan teknologi di procurement berjalan begitu cepat; tetapi di perusahaan lain perubahan berjalan lambat bahkan nyaris tidak ada perubahan.

Saya tidak punya data yang pasti ada berapa % perusahaan ini Indonesia yang masih melakukan proses pembelian secara manual, berapa % yang sudah mengunakan ERP, berapa % yang sudah mengunakan e-procurement dsb. Perkiraan saya mayoritas sudah mengunakan ERP, hanya sebagian kecil yang sudah mengunakan e-procurement tetapi masih ada yang memproses secara manual.

Terlepas dari prosentase diatas dan terlepas berapa banyak feature di ERP atau platform apapun itu yang benar-benar dipakai dalam proses procurement ada skills penting dalam proses procurement yang tidak dapat digantikan oleh teknologi.

Skills apa itu?

  1. Problem Solving Skills – kemampuan untuk mengambil inisiatif dan tidak menunggu diberitahu apa yang harus dilakukan
  2. Communication & Interpersonal Skills – kemampuan untuk berkomunikasi, berhubungan dengan orang lain, memiliki fleksibilitas, memiliki EQ yang tinggi dan  akal sehat
  3. Learning Skills – kemampuan untuk belajar hal-hal baru, memiliki kreatifitas dan kemauan untuk terus belajar sepanjang waktu

3 skills tersebut tidak dapat digantikan dengan teknologi apapun bahkan penerapan teknologi dalam procurement tidak akan banyak bermanfaat tanpa ketiga skills tersebut.

Memaksimalkan Kunjungan ke Supplier

Supplier Visit.001

Teliti Sebelum Membeli

Motto ini yang sebenarnya menjadi dasar perlunya ada kunjungan ke pabrik,  workshop, fasilitas atau lokasi kerja supplier sebagai bagian dari proses pemilihan supplier.

Bagian menyenangkan dari kunjungan supplier ini adalah jalan-jalan dan wisata kulinernya. Apalagi kalau lokasinya di luar kota yang belum pernah kita kunjungi TETAPI bagian terpentingnya adalah bagaimana kita bisa memaksimalkan kunjungan ke supplier ini

Pertama: Bagaimana cara menentukan supplier mana yang dikunjungi dan mana yang tidak perlu.

Dasar penentuannya adalah dari sisi Resiko dan Dampak Finansialnya. Supplier yang menyediakan barang atau jasa yang sangat penting buat perusahaan dapat dikategorikan memiliki resiko tinggi jika barang atau jasa tersebut tidak tersedia; dan supplier yang bisa menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar bila barang atau jasa yang disediakan terlambat atau bahkan tidak ada dapat dikategorikan memilik dampak finansial yang tinggi. Supplier dengan ciri-ciri seperti ini sebaiknya dikunjungi.

Untuk mempermudah keputusan, Anda bisa mengacu ke Kraljic Matrix. Supplier yang menyediakan strategic items sebaiknya dikunjungi sedangkan yang menyediakan leverage dan bottleneck items perlu dilihat case by case apakah perlu dikunjungi atau tidak sedangkan supplier yang menyediakan non critical items tampaknya tidak perlu dikunjungi.

Kedua : Apa tujuan dari kunjungan ke supplier ini?

Tujuan umum dari kunjungan ke supplier adalah untuk melihat apakah supplier tersebut mampu memenuhi kebutuhan perusahaan kita. Yang perlu dibuat adalah menentukan tujuan khusus dari kunjungan tersebut.  Tujuan khusus ini perlu di tetapkan dan disusun secara detail sebelum hari H kunjungan karena tanpa tujuan khusus ini maka kunjungan ini sifatnya hanya formalitas dan networking saja. Pada hakikatnya tujuan khusus ini akan fokus pada kualitas, keahlian dan kesesuaian dari apa yang ditawarkan supplier dengan kebutuhan kita.

Ketiga: Siapa yang harus berangkat untuk kunjungan supplier ini?

Idealnya tim kecil yang terdiri dari minimal 1 end user dan 1 staff dari Procurement  yang benar-benar mengerti kebutuhan dari perusahaan kita. Hindari kunjungan ke supplier yang hanya dihadiri oleh direksi saja tanpa didampingi oleh tim kecil karena jika hanya direksi saja yang datang maka kecenderungannya hanya akan bertemu dengan direksi juga dan akan melihat-lihat fasilitas saja tanpa melakukan assesment yang detail sesuai dengan tujuan khusus yang ditetapkan.

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah membuat laporan kunjungan. Laporan kunjungan harus dibuat terstruktur dan mengambarkan aspek sumber daya manusia, aspek peralatan kerja dan metode kerja ( man, machine and method) bukan sekedar foto-foto saja, apalagi foto selfie dan foto makanan waktu kuliner.

Ketrampilan Wajib Untuk Praktisi Procurement

Skills For Procurement .001Jajaran manajemen perlahan-lahan sudah mulai menyadari bahwa hasil kerja bagian Procurement memiliki korelasi langsung dengan keuntungan perusahaan. Hal ini adalah berita baik buat para praktisi Procurement sekaligus kepercayaan dan menjadi tantangan tersendiri.

Salah satu tantangan terberat buat praktisi procurement adalah tidak ada satu pendekatan yang bisa dipakai untuk mengurangi biaya berbagai komoditas barang dan jasa yang berbeda. Dengan kata lain tidak ada satu obat yang bisa dipakai menyembuhkan semua penyakit. Pendekatan A yang berhasil untuk pembelian komoditas A seringkali tidak cocok dipakai untuk pembelian komoditas yang lain.

Contohnya:

Pendekatan cost saving untuk pembelian bahan bakar adalah dengan menaikan volume pembelian dan memperpanjang durasi kontrak. Pendekatan ini tidak cocok dipakai untuk pembelian spare part yang lebih cocok dengan cara fokus pada value analysis dan non cost value

Lebih jauh lagi, pendekatan yang berhasil di perusahan ABC untuk category barang yang sama belum tentu berhasil jika diterapkan di perusahaan XYZ.

Kondisi ini memaksa para praktisi Procurement untuk menjadi lifetime learner atau pembelajar seumur hidup. Para praktisi Procurement dituntut untuk mau terus belajar dan meningkatkan skillnya.

Di era internet ini, pengetahuan baru hanya sejauh click saja. Hal-hal baru di dunia procurement dapat dengan mudah ditemukan di internet baik dalam bentuk artikel, buku, podcast sampai video sehingga memudahkan bagi para praktisi Procurement untuk belajar pengetahuan baru.

Tantangannya adalah bagaimana mengaplikasikan pengetahuan tersebut dalam dunia kerja yang nyata.  Informasi dan pengetahuan bisa didapat dengan bertanya pada Google sehingga dapat diketahui apa, kenapa  dan konsep dari sutau hal tertentu tetapi skill perlu dipelajari dan dilatih.

Misalnya:

Informasi mengenai penilaian unjuk kerja vendor dapat dilihat di internet definisinya, apa pentingnya, teori untuk penerapannya tetapi cara membuat penilaian unjuk kerja vendor adalah sebuah skill yang perlu dipelajari dan dilatih.

Skill yang sudah dikuasai adalah sesuatu yang berharga. Ibarat pisau, skill yang tajam dapat dipakai untuk memotong apel, mangga dan pepaya. Dalam konteks pembuatan penilaian unjuk kerja vendor, skill yang tajam dapat dipakai untuk membuat penilaian unjuk kerja vendor komoditas A, komoditas B dsb.

Procurement yang Baik dan Benar

Melakukan proses pembelian  dengan baik dan benar adalah sebuah harapan yang tidak muluk-muluk namun sangat menantang untuk dilakukan terutama untuk Anda yang berprofesi di bidang Procurement.

Kenapa sangat menantang? karena ada beberapa kondisi yang tidak baik dan benar, namun karena dari sononya sudah begitu maka hal tersebut dianggap sudah biasa.

Kondisi apa saja itu?

(1) Scope of Work atau Spesifikasi yang tidak detil. Hal ini  dapat menyebabkan masalah pada saat tender proses dan pada saat pelaksanaan pekerjaan atau pengiriman barang. Para peserta tender/vendor akan sulit memberikan harga yang terbaik jika scope of work atau spesifikasinya terlalu singkat dan umum. Para vendor akan cenderung bermain aman supaya tidak rugi.

Masalah lain yang muncul adalah pada saat pelaksanaan kontrak atau pengiriman barang akan berpotensi muncul banyak kejutan mulai dari tambahan biaya, ketidakjelasan tanggung jawab masing-masing pihak yang berujung pada perselisihan sampai kegagalan pekerjaan.

(2) Proses procurement yang dilakukan tanpa strategi sehingga akhirnya menjadi  proses administrasi semata dan cenderung bersifat reaktif. Proses ini seharusnya dilakukan dengan strategi yang lahir dari data dan analisa sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik dan berdampak pada naiknya keuntungan perusahaan karena biaya pembelian bahan baku produksi  yang lebih rendah, adanya jaminan pasokan untuk produksi, dan ketepatan pengiriman barang.

(3) Tidak adanya kebijakan pembelian dan prosedur pembelian yang baku sehingga proses pembelian dilakukan berdasarkan kebiasan turun temurun tanpa pernah ditinjau ulang apakah proses tersebut efektif dan efisien

Kondisi diatas disebabkan oleh beberapa hal dan salah satu sebabnya adalah pengetahuan dari praktisi procurement itu sendiri.  Mayoritas praktisi dalam bidang ini bekerja berdasarkan learning by doing. Idealnya mereka juga perlu belajar hal-hal yang fundamental dari proses procurement yang utuh sehingga memiliki dasar pengetahuan untuk melakukan pekerjaannya.

Berbekal pengetahuan yang dasar ini  barulah mereka  bisa membuat sebuah perubahan dan kontribusi buat perusahaannya. Oleh karena itu sudah sewajarnya mereka mengikuti program pengembangan diri yang terencana apalagi hasil kerja para praktisi Procurement ini memiliki hubungan langsung dengan untung atau ruginya sebuah perusahaan.

 

 

 

 

 

 

 

Memetakan Peran Procurement

Perekonomian sebuah negara dibagi menjadi 3 sektor utama yaitu

  1. Sektor Primer
  2. Sektor Sekunder
  3. Sektor Jasa

sectors-of-the-indian-economy-1-3-638

Sektor Primer mengacu pada perusahaan yang usahanya mengambil material langsung dari bumi misalnya tambang, pengeboran, pertanian, perikanan dlll

Sektor Sekunder mengacu pada perusahaan yang memproduksi atau memproses bahan mentah menjadi sebuah produk jadi misalnya pabrik mobil, perusahaan konstruksi, pabrik mesin, perusahaan FMCG dll

Sektor Jasa mengacu pada perusahaan yang menyediakan berbagai macam jasa untuk mendukung berbagai kegiatan ekonomi misalnya perbankan, perusahaan logistic, perusahaan pemasaran, perusahan IT service, retail, pendidikan, training, periklanan, pariwisata dll

Perusahaan di sektor primer jumlahnya lebih sedikit dan biasanya adalah perusahaan besar sebut saja seperti Freeport, Newmont, Vale Inco, Pertamina, Exxon, Indika Energy, Kaltim Prima Coal, British Petroleum dll, sedangkan perusahan di sektor sekunder lebih banyak lagi dan biasanya adalah tidak sebesar perusahaan di sektor primer seperti Toyota, Unilever, Wings, Wijaya Karya, Adhi Karya, Dahana dll, sementara perusahaan yang menyediakan sektor jasa ada banyak sekali ( bisa menyebutkan sendiri kan?)

Jadi seorang staf procurement di sektor primer, sektor sekunder dan sektor jasa pada umumya rentang gajinya berbeda karena tingkat kesulitan pekerjaan, nilai transaksi dan tanggung jawabnya berbeda juga tetapi yang dituntut biasanya sama yaitu mengurangi biaya produksi dan mempercepat lead time.

Namun walaupun yang dituntut sama tetapi strategi di setiap industri berbeda. Beberapa contoh strategi perusahaan yang sangat terkait dengan peran bagian Procurement adalah di tahun 1981 IBM memutuskan untuk fokus pada bisnis inti mereka yaitu design dan memproduksi IT sistem sedangkan produksi operating softwarenya di outsource ke Microsoft. Contoh lain adalah IKEA. Untuk mengurangi biaya produksinya, IKEA membentuk 30 kantor pembelian di berbagai negara dengan tujuan untuk mengefektifkan biaya logistik dan mengurangi biaya inventorynya.

Jadi poin penting dari tulisan saya ini, pertama kita harus paham kita ada di industri apa, kita harus paham setiap industri punya strategi sendiri untuk bisa bertahan dan adaptasi dengan perubahan dan yang ketiga Anda harus mau terus belajar dan berinvestasi pengetahuan dan ketrampilan

Kenapa harus terus belajar dan berinvestasi ? Charles Darwin pernah menulis sbb:

It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change

Satu-satunya cara kita bisa beradaptasi dengan perubahan jika kita mau terus belajar

Merancang Strategi Pembelian Berdasarkan Supply Positioning Model

Supply Positioning Model (SPM) adalah suatu model yang dikembangkan oleh Peter Kraljic untuk mengkategorikan barang dan jasa berdasarkan nilai pembelian (Value of Purchase) dan besar kecilnya resiko (Level of Risk). Tujuan dari pengkategorian ini adalah untuk menentukan strategi pembelian dari barang dan jasa tertentu.

Hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengkategorian ini adalah durasi dan frekwensi pembelian.  Data yang dianalisa sebaiknya minimal mencerminkan periode selama 12 (duabelas) bulan sehingga nilai total pembeliannya cukup significant dan cukup menarik untuk para supplier.

Hal lain lagi yang tidak kalah penting adalah masalah penilaian resiko. Resiko yang harus dilihat dari 2(dua) sisi yaitu resiko internal yaitu resiko yang timbul akibat tidak tersedianya barang atau jasa tersebut dan resiko eksternal seperti tingkat ketergantungan kita terhadap supplier tsb dan juga masalah ketersediaan barang dan jasa pada saat kita butuhkan.

SPM ini juga dikenal sebagai Kraljic Matrix

kraljicmatrix

Ciri-ciri dari masing-masing kategori diatas adalah sbb

a. Routine Products

  • Nilai pembeliannya kecil
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb kecil
  • Jumlah itemnya sedikit
  • Jumlah suppliernya banyak
  • Terkadang menghabiskan waktu dalam proses pembeliannya

Contoh: alat tulis kantor

b. Bottleneck Products 

Dari sisi nilai pembelian, bottleneck items sedikit mirip dengan Routine Products tetapi yang membedakan adalah resiko akibat ketidaktersediaan barang tersebut dan tingginya ketergantungan kepada supplier tertentu.

Contoh: sparepart yang hanya tersedia dari satu supplier karena terkait hak patent pada peralatan tertentu

c.   Leverage Products

  • Nilai pembeliannya besar
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb besar
  • Jumlah suppliernya banyak

Contoh:  pembelian komputer untuk 500 orang karyawan

d. Critical Product

  • Nilai pembeliannya besar
  • Resiko akibat ketidaktersediaan barang dan jasa tsb besar
  • Jumlah suppliernya sedikit

Contoh: pembelian bahan bakar solar untuk perusahaan tambang yang punya 250 unit dump truck.

Contoh-contoh yang diberikan diatas sangat mungkin berbeda untuk setiap perusahaan. Jadi bisa jadi bahan bakar solar akan masuk kategori leverage products untuk perusahaan manufaktur karena nilai terbesar dan yang paling berisiko di perusahaan manufaktur tsb adalah bahan kimia tertentu.

Pertanyaan berikutnya, bagaimana menerapkan strategi pembelian setelah kita mengkategorikan barang dan jasa di perusahaan kita? misalnya untuk Routine Products. Strategi apa yang tepat?

Untuk Routine Products strategi yang  bisa dipakai adalah sebagai berikut:

  1. Menganalisa apakah barang-barang tersebut bisa di kelompokan dalam satu kategori misalnya alat tulis kantor dan asesories komputer dibuat dalam satu kelompok
  2. Berdasarkan dari kelompok pembelian tersebut maka kita buatkan kontrak pembelian jangka waktu tertentu misalnya 12 bulan. Didalam kontrak ini, supplier menyediakan barang atau jasa sesuai dengan harga yang valid untuk 12 bulan dan akan mengirimkan barang atau jasa yang kita minta pada saat dibutuhkan dengan waktu pengiriman 2 hari kerja. Dengan membuat kontrak pembelian ini maka buyer tidak perlu melakukan tender setiap ada permintaan ATK dan asesories komputer.

Itulah salah satu contoh strategi yang bisa diterapkan berdasarkan SPM. Mudah-mudahan bermanfaat.

 

 

 

 

Matematika untuk Purchasing

Matematika tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan sehari-hari dibagian pembelian. Hal yang paling sering dipakai adalah untuk membandingkan penawaran supplier satu dengan supplier yang lain.

Perbandingan penawaran dari supplier ada yang bersifat sederhana dan ada yang kompleks bahkan rumit.

Contoh perbandingan sederhana adalah sebagai berikut

  • Perbandingan penawaran pembelian sepatu safety.
  • Perbandingan penawaran jasa cetak kartu nama

Dalam perbandingan sederhana, variabel yang dibandingkan biasanya hanya satu saja yaitu harga. Harga supplier A, dibandingkan harga supplier B dan dibandingkan harga supplier C kemudian dipilih yang paling murah.

Dalam perbandingan yang lebih kompleks, khususnya untuk pembelian barang atau jasa yang masuk kategori high value dan high risk, kita akan menemui hubungan antara satu variable yang satu dengan yang lain baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif yang lebih kompleks. Dari segi pendekatan kuantitatif inilah matematika sangat berperan untuk melakukan analisa untuk membantu dalam mengambil keputusan yang lebih obyektif.

Proses analisa dalam matematika memudahkan menghitung perubahan-perubahan faktor kuantitatif, definisi dan asumsi juga dapat dirumuskan secara tegas dan yang paling penting penarikan kesimpulan dalam proses analisis lebih sistematis dan obyektif.

Total Cost of Ownership(TCO) adalah salah satu tools yang dipakai untuk mengambil keputusan dalam proses pembelian barang dan jasa. Model matematik yang dipakai yang dipakai beragam dari yang sederhana sampai yang kompleks.

Tahapan analisa dalam TCO, secara garis besar, adalah sebagai berikut:

  1. Menyusun konsep analisa
  2. Menetapkan model matematik untuk analisa
  3. Melakukan analisa dengan berbagai alternatif solusi
  4. Mengevaluasi hasil analisa dan melihat implikasi dari alternatif solusi yang ada

Itulah contoh pengunaan matematika sederhana dalam proses analisa TCO. Semoga bermanfaat.

 

 

Gimana sih Analisa Tender itu?

Salah satu proses yang penting dalam sebuah tender adalah bagaimana menganalisa proposal tender. Pada dasarnya ada 3 hal yang harus dianalisa:

  1. Aspek Teknis
  2. Aspek Hukum
  3. Aspek Komersil

Pada kesempatan ini saya akan membahas dari aspek komersil karena dari aspek teknis sudah pernah dibahas ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender dan dari aspek hukum baru saya singgung dasarnya saja ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Dari aspek komersil, selain mengevaluasi kondisi keuangan vendor yang kita undang tender, yang terpenting adalah mengevaluasi proposal penawaran harga atau biaya yang ditawarkan vendor.

Pada umumnya bagian pembelian melihat 2 hal ini

  1. Penawaran yang terendah
  2. Jangka waktu pembayaran

Hal ini dapat dipahami karena tidak semua orang yang bekerja di bagian pembelian belajar best practice Purchasing & Supply. Ada sebagian yang memang belajar mengenai hal itu tapi ada sebagian yang lain learning by doing.

Jadi dari waktu ke waktu cara mengevaluasi tender tidak banyak berubah walaupun, entah sadar atau tidak disadari, biaya pembelian yang tidak efektif dan efisien mengurangi keuntungan perusahaan dan keberlangsungan perusahaan untuk jangka panjang. Di artikel saya Procurement Masak Gitu dibahas mengenai peran strategis dari bagian pembelian beserta contoh-contohnya.

Salah satu metode evaluasi tender yang cukup simple dan mudah diaplikasikan adalah dengan memakai pendekatan Total Cost of Ownership (TCO). Di Google sudah banyak ditulis definisi mengenai TCO dan disini saya coba sederhanakan sbb:

Pendekatan TCO menganalisa harga atau biaya secara menyeluruh dalam kurun waktu tertentu

Contoh aplikasi pendekatan TCO yang sering dipakai adalah untuk evaluasi pembelian asset atau peralatan yang dipakai selama kurun waktu tertentu misalnya 5 atau 10 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya akusisi, biaya operasional dan biaya disposalnya. Hasil analisa ini bisa juga dikaitkan dengan produktifitas dari asset atau peralatan yang dibeli.

Contoh aplikasi yang lebih sederhana adalah untuk mengevaluasi penawaran jasa selama kurun waktu tertentu misalnya 3 hari atau 3 bulan atau 3 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya langsung dan tidak langsung yang timbul kemudian dikaitkan dengan produktifitas dari penyedia jasa tersebut.

Analisa TCO memerlukan beberapa model matematika untuk membantu dalam proses analisa. Model matematika ini sifatnya customized alias harus dimodifikasi sesuai dengan obyek yang dianalisa.