Apakah Anda tahu berapa minimal vendor yang harus diundang tender? 3 atau 5 ?
Apakah Anda tahu bagaimana aturan negosiasi? negosiasi ke semua vendor atau ke yang harganya paling murah saja?
Apakah Anda tahu barang atau jasa apa saja yang bisa dibeli tanpa proses tender ?
Bagaimana kalau ada vendor titipan owner atau senior management ?
Siapa saja yang sebenarnya boleh beli barang atau jasa? semua karyawan atau bagian pembelian saja?
Ada banyak lagi pertanyaan yang muncul di aktivitas sehari-hari di bagian pembelian yang kadang-kadang menjadi area abu-abu (gray area) walaupun dalam perusahaan tempat kita bekerja sudah mempunyai standar operating procedure (SOP).
Kenapa SOP saja tidak cukup?
Definisi SOP adalah sebagai berikut: SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.
Dari definisinya kita tahu bahwa SOP lebih mengatur kronologis atau urutan menyelesaikan sebuah pekerjaan. Pertama apa yang harus dilakukan, kedua apa yang harus dilakukan dan seterusnya sampai pekerjaan selesai. Sementara untuk menjalankan SOP tersebut diperlukan pedoman yang menjadi rangkaian konsep dan asas untuk menjalanakan SOP tsb atau biasa disebut kebijakan.
Definisi Kenijakan adalah sebagai berikut: Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta individu.
Kebijakan dalam pelaksanaannya harus selalu ditinjau dari waktu ke waktu untuk melihat apakah masih relevan dengan situasi dan kondisi saat ini.
Case Study: Bagaimana jika ada vendor titipan owner atau senior management?
Sesuai dengan kebijakan yang ditanda tangani tanggal 1 January 2017 maka pihak yang meminta harus mengisi formulir penunjukan langsung dan ditanda tangani oleh Direktur Utama. Jadi dengan kata lain otorisasi untuk menyetujui penunjukan langsung seorang vendor hanya ada di direktur utama untuk berapapun nilai pembeliannya.
Ditahun 2018, kebijakan tersebut ditinjau ulang dengan berbagai pertimbangan dan diubah sebagai berikut:
Otorisasi persetujuan penunjukan langsung direvisi menjadi :
- Nilai pembelian 0 – Rp 100 juta dapat di otorisasi oleh Manager Purchasing
- Nilai pembelian Rp 101 juta sampai Rp 250 juta dapat di otorisasi oleh GM Purchasing
- Nilai pembelian diatas Rp 251 juta dapat di otorisasi oleh Direktur Utama
Diatas hanyalah sebuah contoh dimana kebijakan harus selalu ditinjau ulang dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan jaman.
Jadi kesimpulannya, bagi staf di bagian pembelian perlu bekerja berdasarkan kebijakan dan SOP agar tidak terjebak dalam area abu-abu.