Tidak Sekedar Cost Saving

Cost Saving .001

“Cobalah dinego dulu, paling enggak harganya bisa turun 5% “

“Bisa nggak kita dapat cost saving 10%?”

“Berapa cost savingnya?”

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh kalimat tuntutan atau harapan dari end user atau senior management terhadap bagian Procurement.

Hal itu pulalah yang menjadi “jualan” bagian Procurement sehingga pencapaian, kontribusi, laporan atau apapun itu dari bagian ini selalu menampilkan pencapaian $$$ ( baca : cost $aving)

Jadi hampir bisa dikatakan Procurement = Cost Saving


Benarkah kontribusi yang bisa diberikan oleh bagian Procurement hanya cost saving saja?

Menurut mahasiswa MBA di Universitas Birmingham di Inggris menyimpulkan ada 8 area besar dimana bagian Procurement bisa berkontribusi. Dari 8 bagian tersebut cost saving hanya 1 area atau 12.5% saja kontribusinya atau dengan kata lain ada 87.5% kontribusi yang bisa diberikan bagian Procurement selain cost saving.

  1. Mengurangi Biaya dari Pihak Ketiga (Cost Saving)

Hal ini, seringkali, dianggap menjadi inti pekerjaan bagian Procurement. Strategi yang biasa dilakukan untuk mengurangi cost adalah

a. Negosiasi harga dengan supplier

b. Merevisi spesifikasi sehingga biaya pembelian berkurang

c. Meningkatkan volume pembelian sehingga unit cost berkurang

2.  Berkontribusi pada peningkatan pendapatan (revenue)

Bagian Procurement dapat berkontribusi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan cara meningkatkan kualitas produk dari supplier sehingga meningkatan penjualan.

3. Mengoptimalkan aset, uang kas dan modal kerja

Bagian Procurement dapat bekerjasama dengan bagian produksi dan kontraktor untuk mengoptimalkan peralatan produksi. Jadi daripada membeli alat baru atau menyewa alat tambahan, usaha bersama dengan bagian produksi untuk meningkatan produktivitas peralatan dapat dilakukan sehingga biaya produksi turun.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menegosiakan pembayaran ke supplier lebih cepat dengan diskon tertentu misalnya diskon 2% untuk pembayaran yang dipercepat menjadi 10 hari.

4. Melakukan pengembangan dan inovasi bersama supplier 

Pendapatan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan usaha perbaikan (improvement) dan inovasi bersama supplier. Hasil perbaikan dan inovasi bersama supplier ini dapat meningkatkan laba perusahaan karena menghasilkan barang/jasa yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih rendah atau sama.

5. Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian 

Efisiensi dan efektifitas proses pembelian dapat berkontribusi pada peningkatan laba perusahaan melalui berkurangnya biaya logistik dan inventori.

6. Mengurangi resiko perusahaan 

Melalui pengelolan pembelian dan supplier ( supplier management) maka resiko akan keterlambatan pasokan, kerusakan barang dan ketidaktersediaan pasokan yang dapat dihindari sehingga tidak menimbulkan kerugian yang mengurangi laba perusahaan.

7. Mengamankan bahan baku yang langka

Setiap perusahaan memiliki bahan baku yang critical untuk operasional atau produksinya. Bagian procurement bertugas memastikan bahan baku tersebut selalu tersedia dengan cara membeli langsung dari dari sumbernya dan membuat kontrak jangka panjang  dengan supplier tersebut. Kerugian perusahaan akan sangat besar apabila bahan baku langka tersebut tidak tersedia dan perlu biaya yang lebih besar untuk mengadakannya.

8. Meningkat motivasi karyawan

Masalah mempertahanan karyawan adalah masalah nyata yang dihadapi sebuah perusahaan dan kadang kala hal-hal kecil yang terakumulasi bisa menjadi pemicu karyawan pindah ke perusahaan lain misalnya terkait masalah booking hotel dan pesawat untuk perjalanan dinas yang menyusahkan karyawan karena bagian Procurement tidak bisa membuat system dengan travel agent yang baik atau masalah IT support yang buruk dari kontraktor IT.

Hal-hal diatas tampaknya sepele tetapi bisa menjadi faktor pemicu untuk pindah perusahaan. Saya punya teman yang alasan pengunduran dirinya adalah karena perusahaan lamanya melakukan cost saving dengan membeli tiket dari perusahaan penerbangan yang low budget.

Kesimpulan saya, ada banyak hal selain cost saving langsung yang bisa dikontribusikan oleh bagian Procurement. Namun bagian procurement tidak bisa bekerja sendiri. Perlu dukungan dari Management dan bagian lain untuk bisa memberikan kontribusi yang maksimal.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

Memaksimalkan Kunjungan ke Supplier

Supplier Visit.001

Teliti Sebelum Membeli

Motto ini yang sebenarnya menjadi dasar perlunya ada kunjungan ke pabrik,  workshop, fasilitas atau lokasi kerja supplier sebagai bagian dari proses pemilihan supplier.

Bagian menyenangkan dari kunjungan supplier ini adalah jalan-jalan dan wisata kulinernya. Apalagi kalau lokasinya di luar kota yang belum pernah kita kunjungi TETAPI bagian terpentingnya adalah bagaimana kita bisa memaksimalkan kunjungan ke supplier ini

Pertama: Bagaimana cara menentukan supplier mana yang dikunjungi dan mana yang tidak perlu.

Dasar penentuannya adalah dari sisi Resiko dan Dampak Finansialnya. Supplier yang menyediakan barang atau jasa yang sangat penting buat perusahaan dapat dikategorikan memiliki resiko tinggi jika barang atau jasa tersebut tidak tersedia; dan supplier yang bisa menyebabkan kerugian finansial yang sangat besar bila barang atau jasa yang disediakan terlambat atau bahkan tidak ada dapat dikategorikan memilik dampak finansial yang tinggi. Supplier dengan ciri-ciri seperti ini sebaiknya dikunjungi.

Untuk mempermudah keputusan, Anda bisa mengacu ke Kraljic Matrix. Supplier yang menyediakan strategic items sebaiknya dikunjungi sedangkan yang menyediakan leverage dan bottleneck items perlu dilihat case by case apakah perlu dikunjungi atau tidak sedangkan supplier yang menyediakan non critical items tampaknya tidak perlu dikunjungi.

Kedua : Apa tujuan dari kunjungan ke supplier ini?

Tujuan umum dari kunjungan ke supplier adalah untuk melihat apakah supplier tersebut mampu memenuhi kebutuhan perusahaan kita. Yang perlu dibuat adalah menentukan tujuan khusus dari kunjungan tersebut.  Tujuan khusus ini perlu di tetapkan dan disusun secara detail sebelum hari H kunjungan karena tanpa tujuan khusus ini maka kunjungan ini sifatnya hanya formalitas dan networking saja. Pada hakikatnya tujuan khusus ini akan fokus pada kualitas, keahlian dan kesesuaian dari apa yang ditawarkan supplier dengan kebutuhan kita.

Ketiga: Siapa yang harus berangkat untuk kunjungan supplier ini?

Idealnya tim kecil yang terdiri dari minimal 1 end user dan 1 staff dari Procurement  yang benar-benar mengerti kebutuhan dari perusahaan kita. Hindari kunjungan ke supplier yang hanya dihadiri oleh direksi saja tanpa didampingi oleh tim kecil karena jika hanya direksi saja yang datang maka kecenderungannya hanya akan bertemu dengan direksi juga dan akan melihat-lihat fasilitas saja tanpa melakukan assesment yang detail sesuai dengan tujuan khusus yang ditetapkan.

Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah membuat laporan kunjungan. Laporan kunjungan harus dibuat terstruktur dan mengambarkan aspek sumber daya manusia, aspek peralatan kerja dan metode kerja ( man, machine and method) bukan sekedar foto-foto saja, apalagi foto selfie dan foto makanan waktu kuliner.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Apakah kita perlu 4000 supplier?

Saya pernah bekerja di sebuah perusahaan dengan jumlah supplier yang tercatat di database sekitar 4000 supplier dengan rata-rata pertambahan jumlah 200 supplier per tahun. Dari 4000 supplier yang tercatat hanya sekitar 1500 yang aktif atau sekitar 37% saja.

Dari sisi pembelian, jumlah item yang dibeli dalam setahun sekitar 22,500 item maka secara rata-rata setiap supplier mensupply 15 item per tahun atau sekitar 1 item per bulan.

Catatan: Figur diatas adalah berdasarkan perhitungan rata-rata, pada kenyataannya 80% item di supply oleh 20% supplier atau 18,000 item di supply oleh kurang dari 300 supplier saja.

Ada beberapa alasan kenapa kita menambah jumlah supplier

  1. Barang yang dibeli belum ada supplier yang mensupply
  2. Barang yang dibeli sudah ada supplier yang mensupply tetapi supplier tersebut tidak bagus kinerjanya atau harganya naik/mahal.
  3. Ada supplier yang menawarkan harga lebih murah atau spesifikasi lebih bagus
  4. Masalah cashflow sehingga perusahaan mencari supplier lain yang masih bisa dibayar dengan kredit 30/60/90 hari
  5. Titipan owner atau senior management

Apapun alasannya, bagian pembelian seharusnya menjadi filter untuk mengelola jumlah supplier yang terdaftar untuk mendukung operasional perusahaan. Dari waktu ke waktu harus ada kegiatan “bersih-bersih” database supplier. Untuk kegiatan bersih-bersih harus disepakati aturan mainnya misalnya sebagai berikut

  1. Prioritas  ke 1 untuk tetap disimpan dalam database adalah supplier OEM, supplier agen tunggal dan supplier politis ( titipan owner atau senior management)
  2. Prioritas ke 2 untuk tetap disimpan dalam database adalah supplier non OEM yang masih aktif bertransaksi 24 bulan terakhir
  3. Untuk supplier yang tidak ada transaksi dalam 24 terakhir dapat di non aktifkan artinya tidak masih disimpan dalam database tapi tidak bisa diundang tender

Keuntungan dari program bersih-bersih database supplier ini adalah untuk meningkatkan kekuatan negosiasi perusahaan dan keekonomisan pembelian ( bandingkan membeli 1000 item dari 100 supplier akan sangat berbeda dengan membeli 1000 item dari 10 supplier). Di samping itu akan lebih mudah mengelola 1000 supplier dibandingkan mengelola 4000 supplier.

Jadi jumlah supplier yang mendukung perusahaan kita perlu dikelola dengan baik dengan memperhatikan kebijakan perusahaan, kekuatan negosiasi dan keekonomisan nilai pembelian.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

Procurement Masak Gitu

Anggapan bahwa bagian pembelian sama dengan bagian admin tampaknya masih belum bisa lepas dari pikiran para senior management dan pemilik bisnis.  Yang lebih parah lagi, bagian pembelian ini , dianggap, tugas utamanya adalah sebagai tukang tawar saja ( cost reducer)

Yang sesungguhnya, terlepas sadar atau tidak sadar,  proses pembelian erat kaitannya dengan trilogi Cost-Time-Quality tapi tetap saja yang selalu dituntut dari bagian pembelian adalah Cost Reduction dan (secara sadar) mengabaikan Quality dan Time.

Dari data yang saya punya, bagian pembelian memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Beberapa data dibawah ini menunjukkan kesalahan yang dilakukan bagian pembelian memiliki dampak yang fatal bagi perusahaan.

Tahun 2006 Dell, Apple, Lenovo, Toshiba Gate-way dan Fujitsu menarik sekitar 10 juta komputer laptop yang berisi baterai Sony setelah ditemukan terbakar.

Tahun 2010 Toyota menarik lebih dari 8 juta mobil secara global karena kesalahan desain dan manufaktur dalam sistem pengereman mobil mereka

Tahun 2013 Primark, peritel pakaian terkenal, mengalami serangan terhadap reputasinya karena tuduhan kehilangan kendali atas proses procurement di India. Penyidik ​​menemukan penggunaan pekerja anak dalam pembuatan pakaiannya.

Point yang mau saya sampaikan jika dampak pekerjaan dari bagian pembelian itu memiliki dampak yang penting artinya pekerjaan di bagian pembelian itu bukan sekedar administrasi saja

Disisi lain, data juga menunjukan prestasi yang dicapai oleh bagian pembelian memiliki dampak sangat positif bagi perusahaan

GlaxoSmithKline (GSK) – sebuah perusahaan kesehatan global yang membeli 8,16 miliar Poundsterling dalam barang, layanan dan perlengkapan setiap tahunnya. GSK mencapai penghematan 12-20% melalui proses pengadaan

Hewlett-Packard (HP) – perusahaan teknologi informasi dari Amerika. HP mengelola lebih dari $ 7 miliar pengeluaran setiap tahunnya.HP mencapai penghematan biaya material sebesar $ 128 juta dari proses pengadaan

Rio Tinto-grup pertambangan internasional terkemuka. Profil pengeluaran Rio Tinto adalah US $ 12 miliar per tahun. Rio Tinto Iron Ore Mine telah mengurangi jumlah pengeluaran untuk Kontraktor di Pilbara, WA, sebesar AUD 70 juta dan Konsultan senilai AUD 33 juta.

Contoh-contoh diatas menunjukkan peran strategis dari bagian pembelian yang tentu saja tidak dapat dicapai dengan fokus pada aspek Cost saja dan mengabaikan aspek yang lain yaitu Quality dan Time.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Mendeteksi Motivasi Supplier

Dalam sebuah proses tender, buyer biasanya melakukan asesemen terhadap supplier yang diundang tender untuk melihat kemampuan supplier tsb dari sisi teknikal, safety, komersil dan finansial. Intinya adalah untuk menganalisa resiko sebelum menunjuk supplier tersebut menjadi pemenang tender.

Sesudah supplier tersebut ditunjuk menjadi pemenang tender dan mulai bekerja maka buyer akan melakukan asesmen lagi untuk menilai kualitas kinerja supplier tersebut.

Dua asesmen yang dijelaskan diatas belum memberikan gambaran lengkap tentang supplier tersebut. Mengapa?  karena kinerja supplier sangat ditentukan oleh motivasinya untuk bekerja dalam memenuhi kewajiban kontrak dengan perusahaan Anda.

Rumus sederhananya adalah sebagai berikut

Kinerja supplier = Kemampuan X Motivasi

Untuk mengetahui motivasi supplier secara cepat dapat dilihat dengan 2 cara

Cara 1:  Supplier Perception Matrix

Matrix ini membantu melihat bagaimana persepsi supplier terhadap perusahaan kita. Supplier kita pasti memiliki banyak kustomer dan mereka punya persepsi yang berbeda-beda terhadap kustomernya. Dengan memakai matrix ini, kita bisa mengetahui secara lebih pasti persepsi supplier terhadap perusahaan kita.

supplier_preferencing

Secara singkat ada 4 kategori kustomer bagi supplier

Kategori Nuisance yang nilai bisnisnya kecil

Kategori Exploit yang nilai bisnisnya lebih besar dari kategori nuisance dan cukup menguntungkan buat supplier

Kategori Develop yang bisnisnya menarik untuk supplier tapi nilai bisnisnya kecil

Kategori Core yang bisnisnya menarik untuk supplier dan nilai bisnisnya besar. Di kategori core ini perusahaan kita adalah customer utama atau minimal masuk 3 besar customer untuk supplier tersebut

Cara 2:  Cash is King

Ada sebuah mantra yang berbunyi

Revenue is Vanity ( Kecantikan)

Profit is Sanity ( Akal sehat)

Cash is Reality ( Kenyataan)

Bagaimana track record pembayaran perusahaan Anda? Apakah selalu sesuai dengan termin pembayaran yang disepakati dalam PO/SPK/Kontrak?

Bagi supplier yang paling penting adalah dibayar. Sesuai mantra diatas Cash is Reality . Memiliki nilai kontrak atau nilai pembelian yang tinggi dari perusahaan Anda adalah sebuah kecantikan (vanity) tetapi jika pembayarannya mundur 12 bulan bahkan 24 bulan maka tidak lagi menjadi sebuah kecantikan.

Jadi kita bisa melakukan self assesment dengan 2 cara diatas untuk melihat seberapa kuat motivasi supplier mau men-supply barang atau bekerja sebagai kontraktor diperusahaan kita sebagai dasar dalam melakukan negosiasi

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? Click berlangganan

4 Cara Bersikap Fair Terhadap Supplier

Buyer/Pembeli diharapkan selalu bersikap fair terhadap supplier. Di bawah ini adalah  langkah dasar untuk selalu bersikap fair pada supplier:

  1. Buyer/Pembeli harus merahasiakan informasi yang diberikan oleh supplier pada saat tender dan tidak seyogyanya memberikan informasi yang tercantum dalam tender dokumen itu pada pihak lain. Informasi disini tidak terbatas pada informasi harga saja tetapi termasuk juga informasi teknis juga. Di setiap tender, supplier memiliki strategi teknis dan strategi harga yang seringkali menjadi keunggulan mereka. Oleh karena itu akan menjadi tidak fair apabila informasi tersebut diberikan pada pihak-pihak lain pada saat tender masih berlangsung.
  2. Buyer/Pembeli tidak seharusnya memberi informasi yang menyesatkan. Informasi yang diberikan pada supplier harus jelas apakah itu bersifat pasti atau masih estimasi. Contohnya kita memberikan informasi mengenai forecast konsumsi bahan bakar maka kita harus menjelaskan secara lebih transparan dasar perhitungan forecast tersebut misalnya berdasarkan historical consumption selama 1 tahun terakhir dan rencana produksi untuk tahun depan sehingga supplier dalam menyiapkan proposal memiliki informasi yang valid.
  3. Buyer/Pembeli seharusnya tidak terlibat dalam permainan “Dutch Auction” dimana buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier A ke supplier B supaya supplier B mau menurunkan harga dibawah harga supplier A kemudian buyer/pembeli memberikan informasi harga supplier B ke supplier A supaya supplier A mau menurunkan harga dibawah harga supplierB dst
  4. Buyer/Pembeli harus memberikan informasi yang sama untuk semua supplier. Contohnya jika ada tambahan informasi untuk supplier A, maka peserta tender yang lain yaitu supplier B dan C harus di beritahu juga atau jika ada pertanyaan dalam tender dari supplier A yang tidak ditanyakan oleh supplier B dan C. Jawaban yang kita berikan pada supplier A sebaiknya diberikan juga ke supplier B dan C.

Demikianlah cara-cara bersikap fair pada supplier. Hal ini tidak mudah untuk dilakukan terutama di era teknologi dan informasi yang begitu maju saat ini belum lagi tuntutan dari atasan kita untuk memberikan cost saving disetiap tender sehingga kadangkala menggoda buyer/pembeli untuk bersikap tidak fair.

Ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link berlangganan ini

Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

5 Kiat Jitu Dalam Bernegosiasi

Banyak ahli menulis definisi negosiasi, buku yang berbeda, kamus yang berbeda bahkan blog yang berbeda memberikan definisi negosiasi yang berbeda. Terlepas dari banyak definisi yang bisa kita temukan di www, ada 5 hal dasar yang harus kita ketahui dalam bernegosiasi khususnya bagi kita yang bekerja dibagian purchasing/pembelian

Pertama: Tahu apa yang Anda inginkan

Buyer/pembeli harus mengetahui target negosiasinya. Target ini sebaiknya dibuat dalam 3 kategori yaitu target ideal, target realistis dan batas bawah target. Contohnya: Anda sedang menangani sebuah tender. Owner estimate untuk pekerjaan tersebut adalah IDR 10 miliar. Dari hasil tender, ada 5 peserta tender dan hanya 2 peserta yang dinyatakan memenuhi persyaratan teknis. Dari 2 peserta tender ini, proposal mereka masih lebih tinggi 10% dan 12.5% dari owner estimate. Anda memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan yang 10%. Target yang Anda buat adalah sebagai berikut

Target Ideal : 10% lebih rendah dari owner estimate

Target Realistis: Sesuai dengan owner estimate

Batas Bawah Target adalah 2.5% lebih tinggi dari owner estimate

Kedua : Tahu apa yang diinginkan oleh Supplier/Contractor Anda

Hal yang tidak kalah penting, buyer/pembeli juga harus mengetahui target yang ingin dicapai oleh supplier/contractor. Target inipun harus dibuat dalam 3 kategori. Contohnya: Kontraktor konstruksi yang akan Anda tunjuk sebagai pemenang tender meminta DP 50%. Sebelum melakukan negosiasi dengan mereka, Anda bisa membuat simulasi kira-kira target negosiasi mereka apa dan kenapa mereka meminta target tersebut. Hasil simulasi target tersebut adalah sebagai berikut :

Target Ideal: DP 50%

Target Realistis : DP 25%

Batas bawah target: DP 10%

Ketiga:  Tahu posisi tawar Anda

Posisi tawar adalah hal yang sangat penting dalam negosiasi. Seorang buyer/pembeli harus sudah tahu posisi tawar yang sebelum negosiasi. Cara mudah untuk mengetahui posisi tawar adalah dari nilai bisnis yang kita tawarkan apakah besar atau kecil untuk supplier/contractor kita, jumlah customer yang dimiliki supplier/contractor kita apakah kita masih 10 besar customer buat mereka dan yang terakhir dari sisi kompetisi ada berapa banyak kompetitor yang bisa menawarkan barang atau jasa yang sama.

Keempat : Tahu posisi tawar Supplier/Contractor Anda.

Posisi tawar supplier/contractor bisa dilihat dengan cara yang sama seperti cara kita mengevaluasi posisi tawar di kiat no 3. Perbedaannya sekarang kita memakai cara pandang supplier/contractor. Jadi bagaimana supplier/contractor menilai kita sebagai customernya.

Kelima : Jangan gunakan pendekatan gaya Rambo: saya menang dan Anda kalah

Negosiasi adalah sebuah proses menemukan sesuatu yang bisa disetujui kedua belah pihak, jangan bertindak seperti Rambo dan mencoba untuk menyingkirkan supplier/contractor agar mendapat keuntungan cepat untuk diri kita sendiri. Berpikirlah dalam perspektif jangka panjang. Temukan kesepakatan yang fair seperti yang pernah saya sharingkan di artikel Take and Give dalam negosiasi.

Negosiasi adalah sebuah seni, bukan hanya tentang angka, nilai $$$ atau persentase. Ini lebih dari itu karena negosiasi memerlukan pemikiran yang analitis dan strategis. Oleh karena itu sangat penting untuk memulai negosiasi dengan dasar yang betul.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender

Supplier akan mulai mengirim barang atau menyediakan jasa yang diminta sesudah ada kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan tentang apa saja?

  • Kesepakatan harga
  • Kesepakatan spesifikasi produk atau ruang lingkup kerja
  • Kesepakatan mengenai pembayaran
  • Kewajiban masing-masing pihak
  • Kesepakatan bagaimana kinerja supplier dievaluasi
  • Kesepakatan bagaimana perselisihan diselesaikan
  • Kesepakatan mengenai pengakhiran kontrak lebih awal
  • dll

Kesepakatan tersebut dibicarakan sebelum kontrak ditandatangani yaitu pada waktu proses evaluasi tender, klarifikasi dan negosiasi. Pada saat kontrak ditandatangani kedua belah pihak sudah harus mencapai kata sepakat mengenai segala sesuatunya seperti yang sudah pernah dibahas mengenai offer and acceptance di Dasar-Dasar Hukum Kontrak.

Proses evaluasi tender sangat penting untuk dapat memastikan kesepakatan tercapai. Kunci dari proses evaluasi tender adalah sebagai berikut:

1) Persiapakan Apa yang akan dievaluasi

Tiga hal utama yang dievaluasi dalam tender adalah kemampuan teknis, aspek komersil dan pemenuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak.

2) Persiapkan Kriteria evaluasi

Kriteria evaluasi harus dibuat sebelum supplier mengirimkan proposal penawarannya bukan sesudah menerima proposal baru kriteria evaluasi dibuat. Kriteria evaluasi hendaknya dibuat dengan memperhatikan juga hal-hal apa yang sifatnya mandatory, required to have dan nice to have.

3) Tetapkan Bobot dari setiap kriteria

Berdasarkan kriteria yang dibuat dan pengklasifikasian mana yang mana yang sifatnya mandatory, required to have dan nice have maka setiap kriteria akan memiliki bobot yang berbeda.

Contoh kriteria evaluasi tender untuk Jasa Antar Jemput Karyawan

  1. Ketepatan Waktu ( Mandatory)
  2. Pengemudi memilik SIM B1 ( Mandatory)
  3. Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah ( Mandatory)
  4. Bis produksi tahun 2016 ( Mandatory)
  5. Merek bis Mercedes ( Required to have)
  6. Karoseri Nasmoco ( Nice to have)
  7. Jumlah tempat duduk 35  ( Mandatory)
  8. Bis dilengkapi dengan AC ( Mandatory)
  9. Bis dilengkapi dengan audio system ( Required to have)
  10. Bis dilengkapi dengan video dan TV ( Nice to have)

Hal diatas hanyalah contoh saja. Team tender bebas menentukan kriteria dan juga kategorinya. Misalnya untuk merek bis diharuskan mercedes maka kriteria tersebut bisa dimasukkan dalam kategori mandatory.

Demikianlah 3 kiat mudah mengevaluasi tender.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Jika Anda memerlukan contoh template evaluasi teknis beserta pembobotannya, silakan mengisi formulir dibawah ini: