Tag: supply chain management

Gimana sih Analisa Tender itu?

Salah satu proses yang penting dalam sebuah tender adalah bagaimana menganalisa proposal tender. Pada dasarnya ada 3 hal yang harus dianalisa:

  1. Aspek Teknis
  2. Aspek Hukum
  3. Aspek Komersil

Pada kesempatan ini saya akan membahas dari aspek komersil karena dari aspek teknis sudah pernah dibahas ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender dan dari aspek hukum baru saya singgung dasarnya saja ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Dari aspek komersil, selain mengevaluasi kondisi keuangan vendor yang kita undang tender, yang terpenting adalah mengevaluasi proposal penawaran harga atau biaya yang ditawarkan vendor.

Pada umumnya bagian pembelian melihat 2 hal ini

  1. Penawaran yang terendah
  2. Jangka waktu pembayaran

Hal ini dapat dipahami karena tidak semua orang yang bekerja di bagian pembelian belajar best practice Purchasing & Supply. Ada sebagian yang memang belajar mengenai hal itu tapi ada sebagian yang lain learning by doing.

Jadi dari waktu ke waktu cara mengevaluasi tender tidak banyak berubah walaupun, entah sadar atau tidak disadari, biaya pembelian yang tidak efektif dan efisien mengurangi keuntungan perusahaan dan keberlangsungan perusahaan untuk jangka panjang. Di artikel saya Procurement Masak Gitu dibahas mengenai peran strategis dari bagian pembelian beserta contoh-contohnya.

Salah satu metode evaluasi tender yang cukup simple dan mudah diaplikasikan adalah dengan memakai pendekatan Total Cost of Ownership (TCO). Di Google sudah banyak ditulis definisi mengenai TCO dan disini saya coba sederhanakan sbb:

Pendekatan TCO menganalisa harga atau biaya secara menyeluruh dalam kurun waktu tertentu

Contoh aplikasi pendekatan TCO yang sering dipakai adalah untuk evaluasi pembelian asset atau peralatan yang dipakai selama kurun waktu tertentu misalnya 5 atau 10 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya akusisi, biaya operasional dan biaya disposalnya. Hasil analisa ini bisa juga dikaitkan dengan produktifitas dari asset atau peralatan yang dibeli.

Contoh aplikasi yang lebih sederhana adalah untuk mengevaluasi penawaran jasa selama kurun waktu tertentu misalnya 3 hari atau 3 bulan atau 3 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya langsung dan tidak langsung yang timbul kemudian dikaitkan dengan produktifitas dari penyedia jasa tersebut.

Analisa TCO memerlukan beberapa model matematika untuk membantu dalam proses analisa. Model matematika ini sifatnya customized alias harus dimodifikasi sesuai dengan obyek yang dianalisa.

 

 

Terjebak Area Abu-Abu

Apakah Anda tahu berapa minimal vendor yang harus diundang tender? 3 atau 5 ?

Apakah Anda tahu bagaimana aturan negosiasi? negosiasi ke semua vendor atau ke yang harganya paling murah saja?

Apakah Anda tahu barang atau jasa apa saja yang bisa dibeli tanpa proses tender ?

Bagaimana kalau ada vendor titipan owner atau senior management ?

Siapa saja yang sebenarnya boleh beli barang atau jasa? semua karyawan atau bagian pembelian saja?

Ada banyak lagi pertanyaan yang muncul di aktivitas sehari-hari di bagian pembelian  yang kadang-kadang menjadi area abu-abu (gray area) walaupun dalam perusahaan tempat kita bekerja sudah mempunyai standar operating procedure (SOP).

Kenapa SOP saja tidak cukup?

Definisi SOP adalah sebagai berikut: SOP adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Dari definisinya kita tahu bahwa SOP lebih mengatur kronologis atau urutan menyelesaikan sebuah pekerjaan. Pertama apa yang harus dilakukan, kedua apa yang harus dilakukan dan seterusnya sampai pekerjaan selesai. Sementara untuk menjalankan SOP tersebut diperlukan pedoman yang menjadi rangkaian konsep dan asas untuk menjalanakan SOP tsb atau biasa disebut kebijakan.

Definisi Kenijakan adalah sebagai berikut: Kebijakan adalah rangkaian konsep dan asas yang menjadi pedoman dan dasar rencana dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan, dan cara bertindak. Istilah ini dapat diterapkan pada pemerintahan, organisasi dan kelompok sektor swasta, serta individu.

Kebijakan dalam pelaksanaannya harus selalu ditinjau dari waktu ke waktu untuk melihat apakah masih relevan dengan situasi dan kondisi saat ini.

Case Study:  Bagaimana jika ada vendor titipan owner atau senior management?

Sesuai dengan kebijakan yang ditanda tangani tanggal 1 January 2017 maka pihak yang meminta harus mengisi formulir penunjukan langsung dan ditanda tangani oleh Direktur Utama. Jadi dengan kata lain otorisasi untuk menyetujui penunjukan langsung seorang vendor hanya ada di direktur utama untuk berapapun nilai pembeliannya.

Ditahun 2018, kebijakan tersebut ditinjau ulang dengan berbagai pertimbangan dan diubah sebagai berikut:

Otorisasi persetujuan penunjukan langsung direvisi menjadi :

  1. Nilai pembelian 0 – Rp 100 juta dapat di otorisasi oleh Manager Purchasing
  2. Nilai pembelian Rp 101 juta sampai Rp 250 juta dapat di otorisasi oleh GM Purchasing
  3. Nilai pembelian diatas Rp 251 juta dapat di otorisasi oleh Direktur Utama

Diatas hanyalah sebuah contoh dimana kebijakan harus selalu ditinjau ulang dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan jaman.

Jadi kesimpulannya, bagi staf di bagian pembelian perlu bekerja berdasarkan kebijakan dan SOP agar tidak terjebak dalam area abu-abu.

 

 

 

Menulis Spesifikasi Pembelian(2)

Menulis Spesifikasi Pembelian Jasa

Menulis spesifikasi pembelian jasa tidak sama dengan menulis spesifikasi pembelian barang. Ada banyak hal teknis yang harus diperhatikan karena mempunyai korelasi langsung dengan biaya.

Untuk memudahkan penulisan spesifikasi pembelian jasa atau lebih dikenal dengan nama scope of work atau ruang lingkup kerja, saya akan buatkan checklist singkatnya

Check List Ruang Lingkup Kerja

  1. Jelaskan secara detail point-point pekerjaan yang akan dilakukan kontraktor, hasil yang diinginkan serta cara kerjanya.
  2. Sebutkan juga batasan ruang lingkup pekerjaan seperti batasan daerah, batasan peralatan, batasan kapasitas, batasan waktu maupun batasan-batasan lainnya
  3. Sebutkan peralatan utama dan peralatan pendukung yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tsb beserta kapasitas dan aspek teknis lainnya.
  4. Sebutkan standar operasional dari pekerjaan tersebut seperti jam kerja, penggantian shift, jumlah karyawan, standar temperature, waktu, tekanan dan lain lain.
  5. Sebutkan standar K3L khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan selain yang telah dinyatakan oleh standar K3L umum.
  6. Jelaskan Key Performance Indicator ( Unjuk Kerja Utama) dari pekerjaan ini yang dibagi menjadi beberapa kategori sbb:
    1. Project Schedule/Delivery Time 
    2. Operasional
    3. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan
  1. Matrix Responsibility antara perusahaan Anda dan kontraktor termasuk disebutkan juga sumberdaya dan fasilitas apa saja yang harus disiapkan oleh masing-masing pihak.
  2. Jelaskan mengenai ketentuan mengenai
    1. Reporting
    2. Koordinasi meeting
    3. Evaluasi kinerja
  3. (OPTIONAL) Jelaskan format harga yang paling menguntungkan buat perusahaan Anda misalnya :
    1. Berdasarkan price per output kerja misalnya per hour, per m3, per tonne etc
    2. Lumpsum cost
    3. Breakdown cost ( fixed, variable, kombinasi fixed & variable dll #dothebasicright

Menulis Spesifikasi Pembelian (1)

Menulis Spesifikasi Pembelian Barang

Menulis spesifikasi pembelian barang adalah tugas dari orang yang memerlukan barang tersebut atau istilah yang dipakai dalam beberapa perusahaan adalah end user.

Tugas dari bagian pembelian adalah memberikan panduan bagaimana membuat spesifikasi tersebut.

Kenapa perlu dibantu? supaya end user bisa membuat spesifikasi yang jelas

Kenapa end user perlu membuat spesifikasi yang jelas? supaya bagian pembelian nggak salah beli

Kenapa emangnya kalau salah beli? Jika salah beli barangnya tidak bisa dipakai dan harus beli barang lain lagi artinya buang-buang uang atau perlu keluar uang lagi untuk modifikasi supaya barang tersebut bisa dipakai

5 hal dasar yang harus diperhatikan dalam menulis spesifikasi barang

a. Kualitas Barang

Untuk mendeskripsikan kualitas barang maka beberapa point ini harus dilengkapi

  1. Part Number ( jika ada)
  2. Deskripsi Barang yang terdiri dari
    • Nama barang ( kata benda)
    • Ukuran, warna, material
    • Merk
    • Model
    • Pengunaan
    • Informasi lain yang relevant

b. Jumlah Barang

c. Alamat Pengiriman Barang

d. Waktu Pengiriman Barang

e. Estimasi Harga (Budget)

5 hal ini harus ditulis didalam Purchase Requisition Form atau formulir permintaan pembelian yang sudah disyahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum diserahkan ke bagian pembelian untuk diproses. #dothebasicright

 

Bedanya Barang dan Jasa

Bagian pembelian tugas utamanya adalah membeli barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi hukumnya wajib untuk tahu bedanya barang dan jasa termasuk hal-hal terkait dengan perpajakannya. Apalagi untuk sebuah start up company dimana di fase awal akan banyak sekali memerlukan pembelian barang atau jasa.

Barang adalah sebuah produk fisik yang terlihat atau berwujud contohnya alat tulis kantor, komputer, handphone, sparepart, oli dll

Jasa adalah sebuah produk layanan yang tidak terlihat contohnya jasa keamanan, jasa penterjemah, jasa sewa mobil, jasa koneksi internet dll

Untuk lebih memperjelas, bedanya barang dan jasa adalah sebegai berikut

a. Barang sifatnya berwujud, sedangkan jasa tidak berwujud
b. Barang dapat disimpan, sedangkan jasa tidak
c. Barang harus diproduksi lebih dahulu agar dapat dikonsumsi, sedangkan jasa diproduksi bersamaan dengan konsumsinya
d. Barang mudah distandardisasikan, sedangkan jasa sulit
e. Kualitas barang bersifat obyektif, sedangkan jasa bersifat subyektif

Untuk pembelian barang, pihak pembeli harus membayar pajak pertambahan nilai atau PPN yang besarnya 10% dari harga barang sedangkan untuk pembelian jasa selain membayar PPN,  pembeli harus juga membayar pajak penghasilan atau PPh yang besarnya 2% untuk jasa umum dan 10% untuk jasa sewa menyewa tanah dan bangunan.

Hal ini sangat penting untuk diketahui supaya jelas pada saat menerima penawaran dari supplier apakah barang atau jasa yang ditawarkan sudah termasuk pajak atau belum. #dothebasicright