Tag: supply

Proses Tender

Tahap selanjutnya sesudah memilih supplier dan mempelajari supplier perspective adalah mengundang tender.

Tahap-tahap yang perlu dilakukan sebelum mengirim undangan tender adalah sebagai berikut:

1. Membuat Daftar Peserta Tender

Daftar peserta tender ini didapat dari hasil seleksi supplier. Untuk daftar peserta tender disarankan minimal 3 supplier.

2. Menetapkan Jadwal Tender

Jadwal tender memuat jadwal mulai dari tender dokumen dikirim sampai penetapan pemenang tender

3. Menyiapkan Dokumen Tender

Dokumen tender ini terdiri dari 3 bagian utama sebagai berikut:

  • Pengantar yang berisi pengantar singkat perusahaan kita dan  penjelasan singkat mengenai pekerjaan yang ditenderkan
  • Syarat dan ketentuan proses tender yang berisi aturan main selama proses tender berlangsung
  • Draft kontrak yang memuat syarat dan ketentuan kontrak, tata cara pembayaran, penilaian unjuk kerja dan formulir isian penawaran dari supplier.  Formulir isian penawaran dari supplier tidak hanya berisi penawaran harga saja tetapi termasuk juga aspek teknis, sumber daya yang digunakan, aspek K3 dan jadwal pengerjaan proyek.

Sesudah semuanya lengkap, undangan tender dapat dikirimkan ke supplier sesuai dengan daftar peserta tender yang sudah disiapkan sebelumnya.

Pada hari penutupan tender yang sudah ditentukan maka buyer atau pembeli akan menerima penawaran dan membuka penawaran yang diterima dengan disaksikan oleh saksi yang independen, sesudah itu barulah proses klarifikasi, evaluasi tender dan negosiasi dimulai sampai pada akhirnya ditetapkan pemenang tendernya.

Proses klarifikasi bertujuan memastikan semua peserta tender memberikan penawaran sesuai dengan requirements yang dibutuhkan.

Proses evaluasi bertujuan mengevaluasi penawaran dari aspek teknis, non teknis dan komersil. Kriteria untuk evaluasi sudah harus ditetapkan sebelumnya tidak sesudahnya atau pada saat proses ini dijalankan. Pada saat proses evaluasi ini biasanya proses negosiasi sudah terjadi.

Akhir dari proses tender ini adalah penetapan pemenang tender. Penetapan pemenang tender baru akan mengikat sesudah supplier yang ditunjuk menerima ketetapan tersebut. Sesudah proses ini peserta yang tidak menang tender sebaiknya segera diinformasikan bahwa mereka tidak menang tender. #dothebasicright

Demikian penjelasan singkat mengenai proses sebuah tender.

Jika Anda menginginkan contoh aturan main tender, silakan isi formulir dibawah ini. Aturan main akan dikirimkan ke email Anda.

Supplier Perspective

Apa itu supplier perspective?

Supplier perspective adalah bagaimana supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka.

Kenapa kita perlu tahu soal supplier perspective? bukankan kita pembeli? dan pembeli adalah raja?

Di artikel sebelumnya kita sudah belajar bagaimana caranya memilih supplier. Ketika kita menerapkan kriteria untuk memilih supplier, kita memakai kacamata kita untuk melihat supplier tsb. Nah kita perlu tahu juga bagaimana sih supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka. Hal ini penting untuk menentukan strategi kita dalam berkomunikasi dan bernegosiasi dengan mereka.

Ada perbedaan yang cukup signifikan dari contoh dua situasi dibawah ini:

Situasi 1: Perusahaan kita adalah customer terbesar dari supplier ABCD karena 80% revenue  mereka berasal dari pembelian perusahaan kita

Situasi 2: Perusahaan kita adalah customer no 80 dari supplier ABCD karena nilai pembelian kita hanya 0.8 % dari total revenue mereka.

Di situasi 1, kita mempunyai posisi tawar yang sangat kuat sebaliknya di situasi 2 posisi tawar kita sangat lemah sehingga kita harus mengikuti syarat dan ketentuan pembelian yang diajukan mereka apalagi jika komoditi yang kita beli atau jasa yang kita butuhkan hanya supplier tersebut yang bisa menyediakan.

Salah satu hal yang sering end user minta pada saat mereka merequest pembelian barang adalah menuntut supplier untuk cepat merespon, memberikan harga terbaik, kualitas terbaik dan pengiriman yang cepat seolah-olah hanya perusahaan kita saja yang jadi customer sehingga bisa menuntut ini dan itu dengan cepat.

Jika kita sudah melakukan pekerjaan rumah kita yaitu melakukan proses pemilihan supplier dan juga  mengetahui supplier perspective terhadap perusahaan kita maka kita bisa memilih strategi dalam berkomunikasi dan bernegosiasi yang tepat sehingga dalam memproses purchase requisition bisa memenuhi harapan dari end user.

 

 

 

 

Market Intelligence

Dari tulisan saya sebelumnya yang berjudul menulis spesifikasi pembelian barang dan jasa, kita memahami pentingnya mengetahui dengan detil barang atau jasa yang akan kita beli dan juga konsekuensi jika kita salah membuat spesifikasi.

Hal yang tidak kalah penting bagi seorang buyer atau staff pembelian adalah mengetahui kondisi pasar tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Misalnya pengetahuan pasar tentang bahan bakar industri atau pengetahuan pasar tentang jasa keamanan.

Pengetahuan apa saja yang perlu diketahui?

  1. Contoh 1 – Pasar bahan bakar industri
    • Siapa saja penyedia bahan bakar industri di Indonesia?
    • Siapa market leader dari penyedia bahan bakar industri?
    • Industri atau perusahaan apa yang paling banyak memakai komoditi ini?
    • Berapa rentang harga komoditi ini?
    • Faktor apa saja yang menentukan harga komoditi ini?
    • dll
  2. Contoh 2 – Pasar Penyedia Jasa Keamanan
    • Siapa saja penyedia jasa keamanan di Indonesia?
    • Siapa market leader dari penyedia jasa keamanan ini?
    • Industri atau perusahaan apa yang paling banyak memakai jasa ini?
    • Berapa rentang biaya jasa ini?
    • Faktor apa saja yang menentukan biaya jasa ini?
    • dll

Pengetahuan mengenai kondisi pasar ini akan membantu dalam proses pembelian selanjutnya yaitu pada saat akan memilih supplier atau contractor yang akan diundang dalam tender, mengurangi resiko salah pilih supplier yang bisa berdampak pada kinerja perusahaan kita,  dan untuk mendapatkan value for money dari sebuah proses pembelian tersebut

Untuk pembelian yang sifatnya critical dan/atau bernilai besar untuk perusahaan Anda perlu pengetahuan yang lebih detail tentang kondisi pasar. Prinsip teliti sebelum membeli sangatlah penting supaya kita tidak salah memilih supplier. #dothebasicright

 

 

 

 

Menulis Spesifikasi Pembelian(2)

Menulis Spesifikasi Pembelian Jasa

Menulis spesifikasi pembelian jasa tidak sama dengan menulis spesifikasi pembelian barang. Ada banyak hal teknis yang harus diperhatikan karena mempunyai korelasi langsung dengan biaya.

Untuk memudahkan penulisan spesifikasi pembelian jasa atau lebih dikenal dengan nama scope of work atau ruang lingkup kerja, saya akan buatkan checklist singkatnya

Check List Ruang Lingkup Kerja

  1. Jelaskan secara detail point-point pekerjaan yang akan dilakukan kontraktor, hasil yang diinginkan serta cara kerjanya.
  2. Sebutkan juga batasan ruang lingkup pekerjaan seperti batasan daerah, batasan peralatan, batasan kapasitas, batasan waktu maupun batasan-batasan lainnya
  3. Sebutkan peralatan utama dan peralatan pendukung yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan tsb beserta kapasitas dan aspek teknis lainnya.
  4. Sebutkan standar operasional dari pekerjaan tersebut seperti jam kerja, penggantian shift, jumlah karyawan, standar temperature, waktu, tekanan dan lain lain.
  5. Sebutkan standar K3L khusus yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan selain yang telah dinyatakan oleh standar K3L umum.
  6. Jelaskan Key Performance Indicator ( Unjuk Kerja Utama) dari pekerjaan ini yang dibagi menjadi beberapa kategori sbb:
    1. Project Schedule/Delivery Time 
    2. Operasional
    3. Kesehatan, Keselamatan Kerja dan Lingkungan
  1. Matrix Responsibility antara perusahaan Anda dan kontraktor termasuk disebutkan juga sumberdaya dan fasilitas apa saja yang harus disiapkan oleh masing-masing pihak.
  2. Jelaskan mengenai ketentuan mengenai
    1. Reporting
    2. Koordinasi meeting
    3. Evaluasi kinerja
  3. (OPTIONAL) Jelaskan format harga yang paling menguntungkan buat perusahaan Anda misalnya :
    1. Berdasarkan price per output kerja misalnya per hour, per m3, per tonne etc
    2. Lumpsum cost
    3. Breakdown cost ( fixed, variable, kombinasi fixed & variable dll #dothebasicright

Menulis Spesifikasi Pembelian (1)

Menulis Spesifikasi Pembelian Barang

Menulis spesifikasi pembelian barang adalah tugas dari orang yang memerlukan barang tersebut atau istilah yang dipakai dalam beberapa perusahaan adalah end user.

Tugas dari bagian pembelian adalah memberikan panduan bagaimana membuat spesifikasi tersebut.

Kenapa perlu dibantu? supaya end user bisa membuat spesifikasi yang jelas

Kenapa end user perlu membuat spesifikasi yang jelas? supaya bagian pembelian nggak salah beli

Kenapa emangnya kalau salah beli? Jika salah beli barangnya tidak bisa dipakai dan harus beli barang lain lagi artinya buang-buang uang atau perlu keluar uang lagi untuk modifikasi supaya barang tersebut bisa dipakai

5 hal dasar yang harus diperhatikan dalam menulis spesifikasi barang

a. Kualitas Barang

Untuk mendeskripsikan kualitas barang maka beberapa point ini harus dilengkapi

  1. Part Number ( jika ada)
  2. Deskripsi Barang yang terdiri dari
    • Nama barang ( kata benda)
    • Ukuran, warna, material
    • Merk
    • Model
    • Pengunaan
    • Informasi lain yang relevant

b. Jumlah Barang

c. Alamat Pengiriman Barang

d. Waktu Pengiriman Barang

e. Estimasi Harga (Budget)

5 hal ini harus ditulis didalam Purchase Requisition Form atau formulir permintaan pembelian yang sudah disyahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum diserahkan ke bagian pembelian untuk diproses. #dothebasicright

 

Bedanya Barang dan Jasa

Bagian pembelian tugas utamanya adalah membeli barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi hukumnya wajib untuk tahu bedanya barang dan jasa termasuk hal-hal terkait dengan perpajakannya. Apalagi untuk sebuah start up company dimana di fase awal akan banyak sekali memerlukan pembelian barang atau jasa.

Barang adalah sebuah produk fisik yang terlihat atau berwujud contohnya alat tulis kantor, komputer, handphone, sparepart, oli dll

Jasa adalah sebuah produk layanan yang tidak terlihat contohnya jasa keamanan, jasa penterjemah, jasa sewa mobil, jasa koneksi internet dll

Untuk lebih memperjelas, bedanya barang dan jasa adalah sebegai berikut

a. Barang sifatnya berwujud, sedangkan jasa tidak berwujud
b. Barang dapat disimpan, sedangkan jasa tidak
c. Barang harus diproduksi lebih dahulu agar dapat dikonsumsi, sedangkan jasa diproduksi bersamaan dengan konsumsinya
d. Barang mudah distandardisasikan, sedangkan jasa sulit
e. Kualitas barang bersifat obyektif, sedangkan jasa bersifat subyektif

Untuk pembelian barang, pihak pembeli harus membayar pajak pertambahan nilai atau PPN yang besarnya 10% dari harga barang sedangkan untuk pembelian jasa selain membayar PPN,  pembeli harus juga membayar pajak penghasilan atau PPh yang besarnya 2% untuk jasa umum dan 10% untuk jasa sewa menyewa tanah dan bangunan.

Hal ini sangat penting untuk diketahui supaya jelas pada saat menerima penawaran dari supplier apakah barang atau jasa yang ditawarkan sudah termasuk pajak atau belum. #dothebasicright

Nggak Ada Supplier Yang Jelek

Nggak ada supplier yang jelek? Kamu pasti bercanda.

Untuk menjawab pertanyaan di atas, mari kita lihat bagaimana bagian pembelian memilih supplier. Bagian pembelian menggunakan banyak cara untuk memilih supplier seperti melalui referensi rekan kerja, mesin pencari, konsultan, iklan media, pameran atau acara networking. Berdasarkan informasi tsb, bagian pembelian mulai berkomunikasi dengan calon supplier dan mengundang mereka untuk ikut tender. Singkat cerita, salah satu supplier mendapatkan order dan kemudian barulah kejutan datang saat pengiriman terlambat; produk yang dikirim tidak sesuai spesifikasi dll

Saya juga pernah dapat kejutan seperti itu…

Hal itu terjadi ketika saya mencoba mengganti sebuah produk yang biasa kami beli di luar negeri.  Produk ini memang belum tersedia di Indonesia dan melalui sebuah pamerah saya mendapat informasi bahwa produk tersebut sudah dibuat di Indonesia. Jadi saya pikir ini adalah kesempatan bagus untuk berganti ke produk made in Indonesia.

Saya melakukan analisis singkat dengan mempertimbangkan total biaya pembelian selama satu tahun, waktu pengiriman dan juga biaya gudang. Hasil analisis saya menunjukkan bahwa lebih baik membeli produk tersebut di Indonesia dengan potensi pengurangan biaya sebesar 30% sekaligus menurunkan risiko pembelian dan biaya gudang karena waktu pengiriman yang lebih pendek.

Singkat kata, uji coba teknis segera dilakukan dan hasilnya  kualitas produk memenuhi persyaratan teknis. Pesanan produk segera dikirim untuk  uji coba pembelian sebanyak 5 kali pengiriman. Kejutan datang pada pengiriman ketiga atau keempat ketika kami mengetahui bahwa kualitas produk tersebut tidak konsisten yang berakhir dengan bagian pengolahan memerlukan lebih banyak volume sampai dua kali lipat dari yang biasa untuk menghasilkan output yang sama. Biaya produksi meningkat dan tidak ada penghematan…..

Apakah mereka supplier yang jelek?

I don’t think so. Penyebab dari kualitas yang tidak konsisten adalah karena mereka tidak mempunyai sumber bahan baku yang tetap.  Pembelian bahan baku didapatkan dari spot market sehingga tidak ada standar kualitas yang sama dan kadang kala barang juga tidak tersedia. Hal lain lagi, pabrik mereka masih dalam taraf uji coba sehingga sebenarnya belum benar-benar siap bersaing dengan produk dari luar negeri.

Berapa kali kita mendapat ‘kejutan’ dari supplier kita? Apakah mereka supplier yang jelek atau kita yang membuat keputusan pembelian yang buruk? Memang mudah menyalahkan supplier untuk menyelamatkan muka tapi apakah kita sebagai pembeli sudah benar-benar teliti sebelum membeli? #dothebasicright

There is no such a bad supplier but poor purchasing decision – unknown