Tidak Sekedar Cost Saving

Cost Saving .001

“Cobalah dinego dulu, paling enggak harganya bisa turun 5% “

“Bisa nggak kita dapat cost saving 10%?”

“Berapa cost savingnya?”

Pertanyaan diatas adalah beberapa contoh kalimat tuntutan atau harapan dari end user atau senior management terhadap bagian Procurement.

Hal itu pulalah yang menjadi “jualan” bagian Procurement sehingga pencapaian, kontribusi, laporan atau apapun itu dari bagian ini selalu menampilkan pencapaian $$$ ( baca : cost $aving)

Jadi hampir bisa dikatakan Procurement = Cost Saving


Benarkah kontribusi yang bisa diberikan oleh bagian Procurement hanya cost saving saja?

Menurut mahasiswa MBA di Universitas Birmingham di Inggris menyimpulkan ada 8 area besar dimana bagian Procurement bisa berkontribusi. Dari 8 bagian tersebut cost saving hanya 1 area atau 12.5% saja kontribusinya atau dengan kata lain ada 87.5% kontribusi yang bisa diberikan bagian Procurement selain cost saving.

  1. Mengurangi Biaya dari Pihak Ketiga (Cost Saving)

Hal ini, seringkali, dianggap menjadi inti pekerjaan bagian Procurement. Strategi yang biasa dilakukan untuk mengurangi cost adalah

a. Negosiasi harga dengan supplier

b. Merevisi spesifikasi sehingga biaya pembelian berkurang

c. Meningkatkan volume pembelian sehingga unit cost berkurang

2.  Berkontribusi pada peningkatan pendapatan (revenue)

Bagian Procurement dapat berkontribusi untuk meningkatkan pendapatan perusahaan dengan cara meningkatkan kualitas produk dari supplier sehingga meningkatan penjualan.

3. Mengoptimalkan aset, uang kas dan modal kerja

Bagian Procurement dapat bekerjasama dengan bagian produksi dan kontraktor untuk mengoptimalkan peralatan produksi. Jadi daripada membeli alat baru atau menyewa alat tambahan, usaha bersama dengan bagian produksi untuk meningkatan produktivitas peralatan dapat dilakukan sehingga biaya produksi turun.

Cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan menegosiakan pembayaran ke supplier lebih cepat dengan diskon tertentu misalnya diskon 2% untuk pembayaran yang dipercepat menjadi 10 hari.

4. Melakukan pengembangan dan inovasi bersama supplier 

Pendapatan perusahaan dapat dicapai dengan melakukan usaha perbaikan (improvement) dan inovasi bersama supplier. Hasil perbaikan dan inovasi bersama supplier ini dapat meningkatkan laba perusahaan karena menghasilkan barang/jasa yang lebih baik dengan biaya produksi yang lebih rendah atau sama.

5. Efisiensi dan Efektifitas Proses Pembelian 

Efisiensi dan efektifitas proses pembelian dapat berkontribusi pada peningkatan laba perusahaan melalui berkurangnya biaya logistik dan inventori.

6. Mengurangi resiko perusahaan 

Melalui pengelolan pembelian dan supplier ( supplier management) maka resiko akan keterlambatan pasokan, kerusakan barang dan ketidaktersediaan pasokan yang dapat dihindari sehingga tidak menimbulkan kerugian yang mengurangi laba perusahaan.

7. Mengamankan bahan baku yang langka

Setiap perusahaan memiliki bahan baku yang critical untuk operasional atau produksinya. Bagian procurement bertugas memastikan bahan baku tersebut selalu tersedia dengan cara membeli langsung dari dari sumbernya dan membuat kontrak jangka panjang  dengan supplier tersebut. Kerugian perusahaan akan sangat besar apabila bahan baku langka tersebut tidak tersedia dan perlu biaya yang lebih besar untuk mengadakannya.

8. Meningkat motivasi karyawan

Masalah mempertahanan karyawan adalah masalah nyata yang dihadapi sebuah perusahaan dan kadang kala hal-hal kecil yang terakumulasi bisa menjadi pemicu karyawan pindah ke perusahaan lain misalnya terkait masalah booking hotel dan pesawat untuk perjalanan dinas yang menyusahkan karyawan karena bagian Procurement tidak bisa membuat system dengan travel agent yang baik atau masalah IT support yang buruk dari kontraktor IT.

Hal-hal diatas tampaknya sepele tetapi bisa menjadi faktor pemicu untuk pindah perusahaan. Saya punya teman yang alasan pengunduran dirinya adalah karena perusahaan lamanya melakukan cost saving dengan membeli tiket dari perusahaan penerbangan yang low budget.

Kesimpulan saya, ada banyak hal selain cost saving langsung yang bisa dikontribusikan oleh bagian Procurement. Namun bagian procurement tidak bisa bekerja sendiri. Perlu dukungan dari Management dan bagian lain untuk bisa memberikan kontribusi yang maksimal.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

Matematika untuk Purchasing

Matematika tidak dapat dipisahkan dari pekerjaan sehari-hari dibagian pembelian. Hal yang paling sering dipakai adalah untuk membandingkan penawaran supplier satu dengan supplier yang lain.

Perbandingan penawaran dari supplier ada yang bersifat sederhana dan ada yang kompleks bahkan rumit.

Contoh perbandingan sederhana adalah sebagai berikut

  • Perbandingan penawaran pembelian sepatu safety.
  • Perbandingan penawaran jasa cetak kartu nama

Dalam perbandingan sederhana, variabel yang dibandingkan biasanya hanya satu saja yaitu harga. Harga supplier A, dibandingkan harga supplier B dan dibandingkan harga supplier C kemudian dipilih yang paling murah.

Dalam perbandingan yang lebih kompleks, khususnya untuk pembelian barang atau jasa yang masuk kategori high value dan high risk, kita akan menemui hubungan antara satu variable yang satu dengan yang lain baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif yang lebih kompleks. Dari segi pendekatan kuantitatif inilah matematika sangat berperan untuk melakukan analisa untuk membantu dalam mengambil keputusan yang lebih obyektif.

Proses analisa dalam matematika memudahkan menghitung perubahan-perubahan faktor kuantitatif, definisi dan asumsi juga dapat dirumuskan secara tegas dan yang paling penting penarikan kesimpulan dalam proses analisis lebih sistematis dan obyektif.

Total Cost of Ownership(TCO) adalah salah satu tools yang dipakai untuk mengambil keputusan dalam proses pembelian barang dan jasa. Model matematik yang dipakai yang dipakai beragam dari yang sederhana sampai yang kompleks.

Tahapan analisa dalam TCO, secara garis besar, adalah sebagai berikut:

  1. Menyusun konsep analisa
  2. Menetapkan model matematik untuk analisa
  3. Melakukan analisa dengan berbagai alternatif solusi
  4. Mengevaluasi hasil analisa dan melihat implikasi dari alternatif solusi yang ada

Itulah contoh pengunaan matematika sederhana dalam proses analisa TCO. Semoga bermanfaat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

Gimana sih Analisa Tender itu?

Salah satu proses yang penting dalam sebuah tender adalah bagaimana menganalisa proposal tender. Pada dasarnya ada 3 hal yang harus dianalisa:

  1. Aspek Teknis
  2. Aspek Hukum
  3. Aspek Komersil

Pada kesempatan ini saya akan membahas dari aspek komersil karena dari aspek teknis sudah pernah dibahas ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender dan dari aspek hukum baru saya singgung dasarnya saja ditulisan saya sebelumnya yang berjudul  Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Dari aspek komersil, selain mengevaluasi kondisi keuangan vendor yang kita undang tender, yang terpenting adalah mengevaluasi proposal penawaran harga atau biaya yang ditawarkan vendor.

Pada umumnya bagian pembelian melihat 2 hal ini

  1. Penawaran yang terendah
  2. Jangka waktu pembayaran

Hal ini dapat dipahami karena tidak semua orang yang bekerja di bagian pembelian belajar best practice Purchasing & Supply. Ada sebagian yang memang belajar mengenai hal itu tapi ada sebagian yang lain learning by doing.

Jadi dari waktu ke waktu cara mengevaluasi tender tidak banyak berubah walaupun, entah sadar atau tidak disadari, biaya pembelian yang tidak efektif dan efisien mengurangi keuntungan perusahaan dan keberlangsungan perusahaan untuk jangka panjang. Di artikel saya Procurement Masak Gitu dibahas mengenai peran strategis dari bagian pembelian beserta contoh-contohnya.

Salah satu metode evaluasi tender yang cukup simple dan mudah diaplikasikan adalah dengan memakai pendekatan Total Cost of Ownership (TCO). Di Google sudah banyak ditulis definisi mengenai TCO dan disini saya coba sederhanakan sbb:

Pendekatan TCO menganalisa harga atau biaya secara menyeluruh dalam kurun waktu tertentu

Contoh aplikasi pendekatan TCO yang sering dipakai adalah untuk evaluasi pembelian asset atau peralatan yang dipakai selama kurun waktu tertentu misalnya 5 atau 10 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya akusisi, biaya operasional dan biaya disposalnya. Hasil analisa ini bisa juga dikaitkan dengan produktifitas dari asset atau peralatan yang dibeli.

Contoh aplikasi yang lebih sederhana adalah untuk mengevaluasi penawaran jasa selama kurun waktu tertentu misalnya 3 hari atau 3 bulan atau 3 tahun. Analisa dilakukan dengan melihat biaya langsung dan tidak langsung yang timbul kemudian dikaitkan dengan produktifitas dari penyedia jasa tersebut.

Analisa TCO memerlukan beberapa model matematika untuk membantu dalam proses analisa. Model matematika ini sifatnya customized alias harus dimodifikasi sesuai dengan obyek yang dianalisa.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp