Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.
Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.
Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.
Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.
Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:
Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)
Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.
Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.
Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.
Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.
Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:
1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.
2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.
Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.