Procurement Masak Gitu

Anggapan bahwa bagian pembelian sama dengan bagian admin tampaknya masih belum bisa lepas dari pikiran para senior management dan pemilik bisnis.  Yang lebih parah lagi, bagian pembelian ini , dianggap, tugas utamanya adalah sebagai tukang tawar saja ( cost reducer)

Yang sesungguhnya, terlepas sadar atau tidak sadar,  proses pembelian erat kaitannya dengan trilogi Cost-Time-Quality tapi tetap saja yang selalu dituntut dari bagian pembelian adalah Cost Reduction dan (secara sadar) mengabaikan Quality dan Time.

Dari data yang saya punya, bagian pembelian memiliki peran yang sangat penting dalam perusahaan. Beberapa data dibawah ini menunjukkan kesalahan yang dilakukan bagian pembelian memiliki dampak yang fatal bagi perusahaan.

Tahun 2006 Dell, Apple, Lenovo, Toshiba Gate-way dan Fujitsu menarik sekitar 10 juta komputer laptop yang berisi baterai Sony setelah ditemukan terbakar.

Tahun 2010 Toyota menarik lebih dari 8 juta mobil secara global karena kesalahan desain dan manufaktur dalam sistem pengereman mobil mereka

Tahun 2013 Primark, peritel pakaian terkenal, mengalami serangan terhadap reputasinya karena tuduhan kehilangan kendali atas proses procurement di India. Penyidik ​​menemukan penggunaan pekerja anak dalam pembuatan pakaiannya.

Point yang mau saya sampaikan jika dampak pekerjaan dari bagian pembelian itu memiliki dampak yang penting artinya pekerjaan di bagian pembelian itu bukan sekedar administrasi saja

Disisi lain, data juga menunjukan prestasi yang dicapai oleh bagian pembelian memiliki dampak sangat positif bagi perusahaan

GlaxoSmithKline (GSK) – sebuah perusahaan kesehatan global yang membeli 8,16 miliar Poundsterling dalam barang, layanan dan perlengkapan setiap tahunnya. GSK mencapai penghematan 12-20% melalui proses pengadaan

Hewlett-Packard (HP) – perusahaan teknologi informasi dari Amerika. HP mengelola lebih dari $ 7 miliar pengeluaran setiap tahunnya.HP mencapai penghematan biaya material sebesar $ 128 juta dari proses pengadaan

Rio Tinto-grup pertambangan internasional terkemuka. Profil pengeluaran Rio Tinto adalah US $ 12 miliar per tahun. Rio Tinto Iron Ore Mine telah mengurangi jumlah pengeluaran untuk Kontraktor di Pilbara, WA, sebesar AUD 70 juta dan Konsultan senilai AUD 33 juta.

Contoh-contoh diatas menunjukkan peran strategis dari bagian pembelian yang tentu saja tidak dapat dicapai dengan fokus pada aspek Cost saja dan mengabaikan aspek yang lain yaitu Quality dan Time.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Advertisements

Cara Mudah Memahami Kontrak

Kontrak atau perjanjian dapat mudah dipahami dengan cara memahami struktur kontrak tersebut tetapi sebelum memahami struktur kontrak ada baiknya Anda memahami dulu dasar-dasar hukum kontrak.

Secara sederhana struktur atau kerangka sebuah kontrak adalah sebagai berikut:

(1) Judul

Judul memberikan gambaran isi kontrak atau perjanjian. Jadi harus dipastikan judul kontrak berkorelasi dengan isinya

(2) Exordium

Bagian exordium berisi keterangan-keterangan mengenai para pihak dalam kontrak, waktu dibuatnya kontrak, dan tempat dibuatnya kontrak.

(3) Konsideran

Konsideran adalah bagian yang menjelaskan latar belakang mengapa kontrak dibuat

(4) Isi Perjanjian

Isi perjanjian memuat ruang lingkup kontrak, hak dan kewajiban para pihak, penilaian unjuk karya, standar teknis dan non teknis, standar K3 dan syarat dan ketentuan kontrak.

Inti dari perjanjian ada 3 macam:

  • a. Perikatan untuk memberikan sesuatu
  • b. Perikatan untuk melakukan sesuatu
  • c. Perikatan untuk tidak melakukan sesuatu

(5) Tanda Tangan

Tanda tangan dalam kontrak menandakan para pihak telah terikat secara hukum dan wajib menjalan prestasi atau kewajiban yang sudah disepakati bersama. Kontrak sebaiknya bermeterai tetapi ketidakadaan meterai tidak membuat kontrak tersebut tidak sah.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai struktur sebuah kontrak. Bila Anda menginginkan contoh kontrak, silakan mengisi formulir dibawah ini:

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Terima kasih

Tambahan Biaya (Yang Tidak Perlu)

Apa yang terjadi apabila kita tidak membuat spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan tepat? Hal yang paling nampak adalah adanya tambahan biaya. Bagaimana tambahan biaya itu terjadi?

Biaya tambahan dapat terjadi karena over specification atau under specification.

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang over specification 

  1. Kontrak antar jemput karyawan

Kontrak antar jemput karyawan  dengan bus kapasitas 59 tempat untuk  jumlah rata-rata karyawan 30 orang per trip akibatnya biaya pengangkutan per karyawan menjadi tinggi.

2. Pembelian lemari file yang terlalu besar

Pembelian lemari file yang terlalu besar ukurannya sehingga tidak bisa masuk kedalam ruangan kantor

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang under specification

  1. Kontrak jasa keamanan

Kontrak jasa keamanan untuk menjaga gudang selama 24 jam, 7 hari per minggu dan 365 hari per tahun  dengan hanya 1 orang petugas keamanan akibatnya petugas keamanan terlalu lelah dan ada waktu-waktu dimana gudang tersebut tidak dijaga

2.Pembelian mobil bak terbuka dengan kapasitas 1 ton

Pengangkutan barang setiap hari dengan beban rata-rata 2 ton dengan memakai mobil dengan daya angkut 1 ton akibatnya ada banyak komponen mobil yang rusak lebih cepat dan ada biaya tambahan untuk perbaikan dan pengantian komponen.

Jadi dapat disimpulkan ada beberapa konsekuensi akibat pembelian barang yang over atau under specification. Beberapa contoh tambahan biaya yang timbul sebagai akibat pembelian barang atau jasa yang tidak tepat adalah sebagai berikut:

Tambahan biaya karena over specification

  1. Biaya fitur yang tidak dibutuhkan atau digunakan
  2. Biaya modifikasi untuk menghasilkan toleransi yang tidak perlu.
  3. Biaya perawatan yang lebih tinggi.

Tambahan biaya karena under specification

  1. Biaya pemeriksaan tambahan.
  2. Biaya tambahan untuk pencegahan.
  3. Biaya tambahan ketika komponen gagal digunakan
  4. Biaya tambahan untuk menanggapi keluhan pelanggan saat komponen gagal  digunakan.
  5. Biaya berhubungan dengan memperbaiki masalah.
  6. Biaya akibat kerugian dalam penjualan. Misalnya, komponen yang dibeli dengan kualitas buruk dapat mengakibatkan kegagalan produk bila digunakan oleh konsumen.
  7. Biaya tambahan untuk inventory barang.

Jadi sangatlah penting untuk menulis spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan baik dan benar untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu dan berakibat dapat mengurangi keuntungan perusahaan. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Menulis Spesifikasi Pembelian (1)

Menulis Spesifikasi Pembelian Barang

Menulis spesifikasi pembelian barang adalah tugas dari orang yang memerlukan barang tersebut atau istilah yang dipakai dalam beberapa perusahaan adalah end user.

Tugas dari bagian pembelian adalah memberikan panduan bagaimana membuat spesifikasi tersebut.

Kenapa perlu dibantu? supaya end user bisa membuat spesifikasi yang jelas

Kenapa end user perlu membuat spesifikasi yang jelas? supaya bagian pembelian nggak salah beli

Kenapa emangnya kalau salah beli? Jika salah beli barangnya tidak bisa dipakai dan harus beli barang lain lagi artinya buang-buang uang atau perlu keluar uang lagi untuk modifikasi supaya barang tersebut bisa dipakai

5 hal dasar yang harus diperhatikan dalam menulis spesifikasi barang

a. Kualitas Barang

Untuk mendeskripsikan kualitas barang maka beberapa point ini harus dilengkapi

  1. Part Number ( jika ada)
  2. Deskripsi Barang yang terdiri dari
    • Nama barang ( kata benda)
    • Ukuran, warna, material
    • Merk
    • Model
    • Pengunaan
    • Informasi lain yang relevant

b. Jumlah Barang

c. Alamat Pengiriman Barang

d. Waktu Pengiriman Barang

e. Estimasi Harga (Budget)

5 hal ini harus ditulis didalam Purchase Requisition Form atau formulir permintaan pembelian yang sudah disyahkan oleh pejabat yang berwenang sebelum diserahkan ke bagian pembelian untuk diproses. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

 

Bedanya Barang dan Jasa

Bagian pembelian tugas utamanya adalah membeli barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Jadi hukumnya wajib untuk tahu bedanya barang dan jasa termasuk hal-hal terkait dengan perpajakannya. Apalagi untuk sebuah start up company dimana di fase awal akan banyak sekali memerlukan pembelian barang atau jasa.

Barang adalah sebuah produk fisik yang terlihat atau berwujud contohnya alat tulis kantor, komputer, handphone, sparepart, oli dll

Jasa adalah sebuah produk layanan yang tidak terlihat contohnya jasa keamanan, jasa penterjemah, jasa sewa mobil, jasa koneksi internet dll

Untuk lebih memperjelas, bedanya barang dan jasa adalah sebegai berikut

a. Barang sifatnya berwujud, sedangkan jasa tidak berwujud
b. Barang dapat disimpan, sedangkan jasa tidak
c. Barang harus diproduksi lebih dahulu agar dapat dikonsumsi, sedangkan jasa diproduksi bersamaan dengan konsumsinya
d. Barang mudah distandardisasikan, sedangkan jasa sulit
e. Kualitas barang bersifat obyektif, sedangkan jasa bersifat subyektif

Untuk pembelian barang, pihak pembeli harus membayar pajak pertambahan nilai atau PPN yang besarnya 10% dari harga barang sedangkan untuk pembelian jasa selain membayar PPN,  pembeli harus juga membayar pajak penghasilan atau PPh yang besarnya 2% untuk jasa umum dan 10% untuk jasa sewa menyewa tanah dan bangunan.

Hal ini sangat penting untuk diketahui supaya jelas pada saat menerima penawaran dari supplier apakah barang atau jasa yang ditawarkan sudah termasuk pajak atau belum. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Nggak Ada Supplier Yang Jelek

Nggak ada supplier yang jelek? Kamu pasti bercanda.

Untuk menjawab pertanyaan di atas, mari kita lihat bagaimana bagian pembelian memilih supplier. Bagian pembelian menggunakan banyak cara untuk memilih supplier seperti melalui referensi rekan kerja, mesin pencari, konsultan, iklan media, pameran atau acara networking. Berdasarkan informasi tsb, bagian pembelian mulai berkomunikasi dengan calon supplier dan mengundang mereka untuk ikut tender. Singkat cerita, salah satu supplier mendapatkan order dan kemudian barulah kejutan datang saat pengiriman terlambat; produk yang dikirim tidak sesuai spesifikasi dll

Saya juga pernah dapat kejutan seperti itu…

Hal itu terjadi ketika saya mencoba mengganti sebuah produk yang biasa kami beli di luar negeri.  Produk ini memang belum tersedia di Indonesia dan melalui sebuah pamerah saya mendapat informasi bahwa produk tersebut sudah dibuat di Indonesia. Jadi saya pikir ini adalah kesempatan bagus untuk berganti ke produk made in Indonesia.

Saya melakukan analisis singkat dengan mempertimbangkan total biaya pembelian selama satu tahun, waktu pengiriman dan juga biaya gudang. Hasil analisis saya menunjukkan bahwa lebih baik membeli produk tersebut di Indonesia dengan potensi pengurangan biaya sebesar 30% sekaligus menurunkan risiko pembelian dan biaya gudang karena waktu pengiriman yang lebih pendek.

Singkat kata, uji coba teknis segera dilakukan dan hasilnya  kualitas produk memenuhi persyaratan teknis. Pesanan produk segera dikirim untuk  uji coba pembelian sebanyak 5 kali pengiriman. Kejutan datang pada pengiriman ketiga atau keempat ketika kami mengetahui bahwa kualitas produk tersebut tidak konsisten yang berakhir dengan bagian pengolahan memerlukan lebih banyak volume sampai dua kali lipat dari yang biasa untuk menghasilkan output yang sama. Biaya produksi meningkat dan tidak ada penghematan…..

Apakah mereka supplier yang jelek?

I don’t think so. Penyebab dari kualitas yang tidak konsisten adalah karena mereka tidak mempunyai sumber bahan baku yang tetap.  Pembelian bahan baku didapatkan dari spot market sehingga tidak ada standar kualitas yang sama dan kadang kala barang juga tidak tersedia. Hal lain lagi, pabrik mereka masih dalam taraf uji coba sehingga sebenarnya belum benar-benar siap bersaing dengan produk dari luar negeri.

Berapa kali kita mendapat ‘kejutan’ dari supplier kita? Apakah mereka supplier yang jelek atau kita yang membuat keputusan pembelian yang buruk? Memang mudah menyalahkan supplier untuk menyelamatkan muka tapi apakah kita sebagai pembeli sudah benar-benar teliti sebelum membeli? #dothebasicright

There is no such a bad supplier but poor purchasing decision – unknown 

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan