Tag: perjanjian

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender

Supplier akan mulai mengirim barang atau menyediakan jasa yang diminta sesudah ada kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan tentang apa saja?

  • Kesepakatan harga
  • Kesepakatan spesifikasi produk atau ruang lingkup kerja
  • Kesepakatan mengenai pembayaran
  • Kewajiban masing-masing pihak
  • Kesepakatan bagaimana kinerja supplier dievaluasi
  • Kesepakatan bagaimana perselisihan diselesaikan
  • Kesepakatan mengenai pengakhiran kontrak lebih awal
  • dll

Kesepakatan tersebut dibicarakan sebelum kontrak ditandatangani yaitu pada waktu proses evaluasi tender, klarifikasi dan negosiasi. Pada saat kontrak ditandatangani kedua belah pihak sudah harus mencapai kata sepakat mengenai segala sesuatunya seperti yang sudah pernah dibahas mengenai offer and acceptance di Dasar-Dasar Hukum Kontrak.

Proses evaluasi tender sangat penting untuk dapat memastikan kesepakatan tercapai. Kunci dari proses evaluasi tender adalah sebagai berikut:

1) Persiapakan Apa yang akan dievaluasi

Tiga hal utama yang dievaluasi dalam tender adalah kemampuan teknis, aspek komersil dan pemenuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak.

2) Persiapkan Kriteria evaluasi

Kriteria evaluasi harus dibuat sebelum supplier mengirimkan proposal penawarannya bukan sesudah menerima proposal baru kriteria evaluasi dibuat. Kriteria evaluasi hendaknya dibuat dengan memperhatikan juga hal-hal apa yang sifatnya mandatory, required to have dan nice to have.

3) Tetapkan Bobot dari setiap kriteria

Berdasarkan kriteria yang dibuat dan pengklasifikasian mana yang mana yang sifatnya mandatory, required to have dan nice have maka setiap kriteria akan memiliki bobot yang berbeda.

Contoh kriteria evaluasi tender untuk Jasa Antar Jemput Karyawan

  1. Ketepatan Waktu ( Mandatory)
  2. Pengemudi memilik SIM B1 ( Mandatory)
  3. Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah ( Mandatory)
  4. Bis produksi tahun 2016 ( Mandatory)
  5. Merek bis Mercedes ( Required to have)
  6. Karoseri Nasmoco ( Nice to have)
  7. Jumlah tempat duduk 35  ( Mandatory)
  8. Bis dilengkapi dengan AC ( Mandatory)
  9. Bis dilengkapi dengan audio system ( Required to have)
  10. Bis dilengkapi dengan video dan TV ( Nice to have)

Hal diatas hanyalah contoh saja. Team tender bebas menentukan kriteria dan juga kategorinya. Misalnya untuk merek bis diharuskan mercedes maka kriteria tersebut bisa dimasukkan dalam kategori mandatory.

Demikianlah 3 kiat mudah mengevaluasi tender.

Jika Anda memerlukan contoh template evaluasi teknis beserta pembobotannya, silakan mengisi formulir dibawah ini:

 

 

 

 

 

 

 

 

Cara Mudah Memahami Kontrak

Kontrak atau perjanjian dapat mudah dipahami dengan cara memahami struktur kontrak tersebut tetapi sebelum memahami struktur kontrak ada baiknya Anda memahami dulu dasar-dasar hukum kontrak.

Secara sederhana struktur atau kerangka sebuah kontrak adalah sebagai berikut:

(1) Judul

Judul memberikan gambaran isi kontrak atau perjanjian. Jadi harus dipastikan judul kontrak berkorelasi dengan isinya

(2) Exordium

Bagian exordium berisi keterangan-keterangan mengenai para pihak dalam kontrak, waktu dibuatnya kontrak, dan tempat dibuatnya kontrak.

(3) Konsideran

Konsideran adalah bagian yang menjelaskan latar belakang mengapa kontrak dibuat

(4) Isi Perjanjian

Isi perjanjian memuat ruang lingkup kontrak, hak dan kewajiban para pihak, penilaian unjuk karya, standar teknis dan non teknis, standar K3 dan syarat dan ketentuan kontrak.

Inti dari perjanjian ada 3 macam:

  • a. Perikatan untuk memberikan sesuatu
  • b. Perikatan untuk melakukan sesuatu
  • c. Perikatan untuk tidak melakukan sesuatu

(5) Tanda Tangan

Tanda tangan dalam kontrak menandakan para pihak telah terikat secara hukum dan wajib menjalan prestasi atau kewajiban yang sudah disepakati bersama. Kontrak sebaiknya bermeterai tetapi ketidakadaan meterai tidak membuat kontrak tersebut tidak sah.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai struktur sebuah kontrak. Bila Anda menginginkan contoh kontrak, silakan mengisi formulir dibawah ini:

Terima kasih