Tag: supplychain

5 Kiat Jitu Dalam Bernegosiasi

Banyak ahli menulis definisi negosiasi, buku yang berbeda, kamus yang berbeda bahkan blog yang berbeda memberikan definisi negosiasi yang berbeda. Terlepas dari banyak definisi yang bisa kita temukan di www, ada 5 hal dasar yang harus kita ketahui dalam bernegosiasi khususnya bagi kita yang bekerja dibagian purchasing/pembelian

Pertama: Tahu apa yang Anda inginkan

Buyer/pembeli harus mengetahui target negosiasinya. Target ini sebaiknya dibuat dalam 3 kategori yaitu target ideal, target realistis dan batas bawah target. Contohnya: Anda sedang menangani sebuah tender. Owner estimate untuk pekerjaan tersebut adalah IDR 10 miliar. Dari hasil tender, ada 5 peserta tender dan hanya 2 peserta yang dinyatakan memenuhi persyaratan teknis. Dari 2 peserta tender ini, proposal mereka masih lebih tinggi 10% dan 12.5% dari owner estimate. Anda memutuskan untuk melakukan negosiasi dengan yang 10%. Target yang Anda buat adalah sebagai berikut

Target Ideal : 10% lebih rendah dari owner estimate

Target Realistis: Sesuai dengan owner estimate

Batas Bawah Target adalah 2.5% lebih tinggi dari owner estimate

Kedua : Tahu apa yang diinginkan oleh Supplier/Contractor Anda

Hal yang tidak kalah penting, buyer/pembeli juga harus mengetahui target yang ingin dicapai oleh supplier/contractor. Target inipun harus dibuat dalam 3 kategori. Contohnya: Kontraktor konstruksi yang akan Anda tunjuk sebagai pemenang tender meminta DP 50%. Sebelum melakukan negosiasi dengan mereka, Anda bisa membuat simulasi kira-kira target negosiasi mereka apa dan kenapa mereka meminta target tersebut. Hasil simulasi target tersebut adalah sebagai berikut :

Target Ideal: DP 50%

Target Realistis : DP 25%

Batas bawah target: DP 10%

Ketiga:  Tahu posisi tawar Anda

Posisi tawar adalah hal yang sangat penting dalam negosiasi. Seorang buyer/pembeli harus sudah tahu posisi tawar yang sebelum negosiasi. Cara mudah untuk mengetahui posisi tawar adalah dari nilai bisnis yang kita tawarkan apakah besar atau kecil untuk supplier/contractor kita, jumlah customer yang dimiliki supplier/contractor kita apakah kita masih 10 besar customer buat mereka dan yang terakhir dari sisi kompetisi ada berapa banyak kompetitor yang bisa menawarkan barang atau jasa yang sama.

Keempat : Tahu posisi tawar Supplier/Contractor Anda.

Posisi tawar supplier/contractor bisa dilihat dengan cara yang sama seperti cara kita mengevaluasi posisi tawar di kiat no 3. Perbedaannya sekarang kita memakai cara pandang supplier/contractor. Jadi bagaimana supplier/contractor menilai kita sebagai customernya.

Kelima : Jangan gunakan pendekatan gaya Rambo: saya menang dan Anda kalah

Negosiasi adalah sebuah proses menemukan sesuatu yang bisa disetujui kedua belah pihak, jangan bertindak seperti Rambo dan mencoba untuk menyingkirkan supplier/contractor agar mendapat keuntungan cepat untuk diri kita sendiri. Berpikirlah dalam perspektif jangka panjang. Temukan kesepakatan yang fair seperti yang pernah saya sharingkan di artikel Take and Give dalam negosiasi.

Negosiasi adalah sebuah seni, bukan hanya tentang angka, nilai $$$ atau persentase. Ini lebih dari itu karena negosiasi memerlukan pemikiran yang analitis dan strategis. Oleh karena itu sangat penting untuk memulai negosiasi dengan dasar yang betul.

Take & Give dalam Negosiasi

Negosiasi sangat vital dalam sebuah proses tender. Salah satu bentuk negosiasi yang pernah saya share adalah negosiasi melalui battle of forms. Negosiasi yang lebih sering terjadi adalah negosiasi langsung baik itu melalui pertemuan tatap muka ataupun melalui media seperti email, telepon, sms, whatsapp atau telegram.

Hal mendasar yang perlu kita ketahui sebelum negosiasi di mulai adalah apa tujuan dari negosiasi tersebut. Tujuan negosiasi biasanya terkait 3 hal ini : (1) harga (2) waktu (3) kualitas. Kita harus menentukan mana yang paling penting dari ketiga hal tersebut karena jarang sekali kita bisa mendapatkan ketiganya.

Jika waktu yang paling penting maka konsekuensinya harga naik dan kualitas kadang menurun.

Jika harga yang penting maka kita meminta harga barang yang murah dan konsekuensinya kualitas barang menurun.

Jika kualitas yang penting maka harga akan naik dan waktu pengiriman atau pengerjaan yang agak lama.

Sesudah kita menetapkan tujuan dari negosiasi maka kita perlu paham juga salah satu prinsip dasar negosiasi yaitu take and give.

Apa itu take and give?

Contoh 1 : Pembelian Off The Road Tyre. Untuk penurunan harga yang cukup significant kita bisa menawarkan volume yang lebih banyak atau waktu kontrak yang lebih panjang.

Contoh 2: Payment term yang biasa berlaku adalah 30 hari. Jika supplier atau vendor kita meminta pembayaran lebih cepat maka bisa kita tawarkan pembayaran 10 hari dengan diskon 2%

Contoh 3: Pengakhiran Perjanjian tanpa kompensasi. Dalam perjanjian rental mobil atau alat dengan masa rental 36 bulan kita bisa meminta hak untuk mengakhiri perjanjian kapan saja tanpa kompensasi apapun ke penyedia rental. Hak ini berlaku di tahun ke 2 dan 3 masa rental. Jadi di tahun ke 1 kita menjamin tidak akan ada pengakhiran perjanjian lebih awal.

Di atas adalah beberapa contoh real case dalam negosiasi. Dari beberapa contoh diatas, kita bisa melihat bahwa walaupun secara nominal apa yang kita “take” tidak sama dengan apa yang kita “give” namun cara ini cukup efektif untuk membantu terjadinya kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak dan terbukti menghasilkan hasil yang lebih fair untuk kedua belah pihak.

Demikian sharing dari saya mengenai Take and Give dalam Negosiasi.

Tips Menghadapi Battle Of Forms

Sebuah kontrak memerlukan kesepakatan kedua belah pihak dalam hal ini perlu adanya “offer” dan “acceptance”.

Proses offer dan acceptance ini tidak selalu mulus karena kadang diperlukan proses negosiasi. Salah satu proses negosiasi untuk mencapai offer dan acceptance adalah battle of forms.

Ketika supplier memberikan penawarannya (offer), pihak pembeli bisa menjawabnya dengan counter offer yang notabene membatalkan sebagian atau keseluruhan penawaran supplier.

Proses offer dan counter offer ini bisa menjadi sangat kompleks ketika prosesnya dilakukan dengan memakai standar terms dan conditions dari masing-masing pihak atau lazim disebut battle of forms.

Contoh battle of forms adalah sebagai berikut:

Pembeli mengirim permintaan penawaran harga pembelian barang dengan memakai Request For Quotation (RFQ)

 

Supplier memberikan penawarannya berdasarkan standar terms dan conditionsnya ( T&C). Ini adalah offer.

 

Pembeli mengirimkan Purchase Order dengan memakai standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Supplier mengirimkan Order Acknowledgement dengan melampirkan standar T&C mereka. Ini adalah counter offer.

 

Proses Offer dan Counter Offer ini berlangsung terus sampai ada kesepakatan kedua belah pihak atau terjadinya offer dan acceptance.

Battle of forms adalah bagian dari proses negosiasi dan tidak dapat selalu dicegah. Namun dapat diminimalkan terjadi dengan 2 tips dibawah ini:

1. RFQ atau RFP dikirim dengan draft kontrak beserta T&C. Jadi pada saat supplier menerima permintaan harga dan memutuskan untuk memberikan penawaran maka mereka harus mengkonfirmasi bahwa mereka menerima T&C tersebut. Jika ada T&C yang tidak sesuai maka mereka bisa memberikan catatan beserta counter offernya. Dengan melakukan hal ini maka counter offer dari supplier dapat diminimalkan.

2. Pada saat proses pendaftaran supplier, Supplier diminta untuk mengisi data – data pendukung termasuk menandatangani konfirmasi bahwa mereka menerima standar T&C sehingga pada saat ada proses tender kita sudah tahu bahwa mereka sudah menerima T&C. Jika ada spesial conditions dalam tender tsb bisa ditambahkan dalam RFQ/RFP.

Demikianlah tips singkat menghadapi Battle of Forms.

3 Kiat Mudah Mengevaluasi Tender

Supplier akan mulai mengirim barang atau menyediakan jasa yang diminta sesudah ada kesepakatan kedua belah pihak. Kesepakatan tentang apa saja?

  • Kesepakatan harga
  • Kesepakatan spesifikasi produk atau ruang lingkup kerja
  • Kesepakatan mengenai pembayaran
  • Kewajiban masing-masing pihak
  • Kesepakatan bagaimana kinerja supplier dievaluasi
  • Kesepakatan bagaimana perselisihan diselesaikan
  • Kesepakatan mengenai pengakhiran kontrak lebih awal
  • dll

Kesepakatan tersebut dibicarakan sebelum kontrak ditandatangani yaitu pada waktu proses evaluasi tender, klarifikasi dan negosiasi. Pada saat kontrak ditandatangani kedua belah pihak sudah harus mencapai kata sepakat mengenai segala sesuatunya seperti yang sudah pernah dibahas mengenai offer and acceptance di Dasar-Dasar Hukum Kontrak.

Proses evaluasi tender sangat penting untuk dapat memastikan kesepakatan tercapai. Kunci dari proses evaluasi tender adalah sebagai berikut:

1) Persiapakan Apa yang akan dievaluasi

Tiga hal utama yang dievaluasi dalam tender adalah kemampuan teknis, aspek komersil dan pemenuhan terhadap syarat dan ketentuan kontrak.

2) Persiapkan Kriteria evaluasi

Kriteria evaluasi harus dibuat sebelum supplier mengirimkan proposal penawarannya bukan sesudah menerima proposal baru kriteria evaluasi dibuat. Kriteria evaluasi hendaknya dibuat dengan memperhatikan juga hal-hal apa yang sifatnya mandatory, required to have dan nice to have.

3) Tetapkan Bobot dari setiap kriteria

Berdasarkan kriteria yang dibuat dan pengklasifikasian mana yang mana yang sifatnya mandatory, required to have dan nice have maka setiap kriteria akan memiliki bobot yang berbeda.

Contoh kriteria evaluasi tender untuk Jasa Antar Jemput Karyawan

  1. Ketepatan Waktu ( Mandatory)
  2. Pengemudi memilik SIM B1 ( Mandatory)
  3. Kepatuhan terhadap peraturan pemerintah ( Mandatory)
  4. Bis produksi tahun 2016 ( Mandatory)
  5. Merek bis Mercedes ( Required to have)
  6. Karoseri Nasmoco ( Nice to have)
  7. Jumlah tempat duduk 35  ( Mandatory)
  8. Bis dilengkapi dengan AC ( Mandatory)
  9. Bis dilengkapi dengan audio system ( Required to have)
  10. Bis dilengkapi dengan video dan TV ( Nice to have)

Hal diatas hanyalah contoh saja. Team tender bebas menentukan kriteria dan juga kategorinya. Misalnya untuk merek bis diharuskan mercedes maka kriteria tersebut bisa dimasukkan dalam kategori mandatory.

Demikianlah 3 kiat mudah mengevaluasi tender.

Jika Anda memerlukan contoh template evaluasi teknis beserta pembobotannya, silakan mengisi formulir dibawah ini:

 

 

 

 

 

 

 

 

Cara Mudah Memahami Kontrak

Kontrak atau perjanjian dapat mudah dipahami dengan cara memahami struktur kontrak tersebut tetapi sebelum memahami struktur kontrak ada baiknya Anda memahami dulu dasar-dasar hukum kontrak.

Secara sederhana struktur atau kerangka sebuah kontrak adalah sebagai berikut:

(1) Judul

Judul memberikan gambaran isi kontrak atau perjanjian. Jadi harus dipastikan judul kontrak berkorelasi dengan isinya

(2) Exordium

Bagian exordium berisi keterangan-keterangan mengenai para pihak dalam kontrak, waktu dibuatnya kontrak, dan tempat dibuatnya kontrak.

(3) Konsideran

Konsideran adalah bagian yang menjelaskan latar belakang mengapa kontrak dibuat

(4) Isi Perjanjian

Isi perjanjian memuat ruang lingkup kontrak, hak dan kewajiban para pihak, penilaian unjuk karya, standar teknis dan non teknis, standar K3 dan syarat dan ketentuan kontrak.

Inti dari perjanjian ada 3 macam:

  • a. Perikatan untuk memberikan sesuatu
  • b. Perikatan untuk melakukan sesuatu
  • c. Perikatan untuk tidak melakukan sesuatu

(5) Tanda Tangan

Tanda tangan dalam kontrak menandakan para pihak telah terikat secara hukum dan wajib menjalan prestasi atau kewajiban yang sudah disepakati bersama. Kontrak sebaiknya bermeterai tetapi ketidakadaan meterai tidak membuat kontrak tersebut tidak sah.

Demikianlah penjelasan sederhana mengenai struktur sebuah kontrak. Bila Anda menginginkan contoh kontrak, silakan mengisi formulir dibawah ini:

Terima kasih

Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Ketentuan umum mengenai kontrak diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia.
Untuk dapat dianggap sah secara hukum, ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia:
1. Kesepakatan bebas para pihak
2. Kecakapan para pihak
3. Hal tertentu yang dapat ditentukan secara jelas (obyek perjanjian)
4. Sebab/causa yang diperbolehkan secara hukum.
Prinsip dasar terjadinya kontrak adalah adanya offer (penawaran) dan acceptance (penerimaan) Untuk memastikan proses offer dan acceptance ini supaya tidak menimbulkan masalah dimasa yang akan datang maka perlu diperhatikan pihak yang memberikan penawaran dan yang menerima penawaran memiliki kecakapan dan kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
Proses acceptance( penerimaan) ditandai dengan 2 hal ini :
1. Pernyataan nyata dengan mengatakan “iya”
2. ‎ Pernyataan melalui tindakan atau perbuatan
Seorang buyer/pembeli harus hati-hati sekali dalam proses offer dan acceptance ini karena seringkali menimbulkan permasalahan yang tidak diduga.
Contoh 1
PT ABCD meminta penawaran dari PT XYZ untuk membuat design gudang dengan luas 1000 m2. Pada saat meminta penawaran, ABCD menuliskan bahwa penawaran harus dibuat dalam mata uang rupiah dengan tempo pembayaran 30 hari.
XYZ memberikan penawaran dengan waktu pengerjaan design 7 hari kerja dan toleransi untuk revisi design 3 kali dalam kurun waktu 1 bulan. Tidak ada keterangan lain dalam penawaran XYZ.
Berdasarkan penawaran XYZ, ABCD mengeluarkan Service Order dengan ketentuan waktu pengerjaan design 7 hari kerja, revisi design 3 kali dan pembayaran 30 hari sesudah design selesai.
XYZ menerima Service Order tersebut dengan menandatanganinya dan mengirimkan kembali ke ABCD beserta invoice untuk DP 20%. ABCD menolak membayar DP. XYZ mengirimkan email keberatan memulai pekerjaan tanpa adanya pembayaran DP dan mengatakan bahwa biasanya pekerjaan design ada DPnya.
Dalam kasus contoh 1 ini, pihak XYZ selaku yang menerima offer tidak teliti pada saat menerima offer dari ABCD sehingga dia sudah tanda tangan Service Order tanpa membaca dengan teliti akibatnya dia sudah terikat dengan syarat dan ketentuan yang tertulis dalam Service Order tersebut.
Contoh 2
PT QWE akan menyewa container yard seluas 2500 m2 dari PT RTY. RTY sudah menjelaskan bahwa masa sewa dihitung dari setiap tanggal 1 setiap bulannya dan berlaku untuk 30 hari.
QWE mengirimkan barang pada tanggal 15 Mei dan menyimpan barang sampai tanggal 25 Mei tanpa adanya perjanjian kontrak. Pemberitahuan ke RTY bahwa akan ada barang datang hanya melalui email saja.
Di akhir bulan Mei, RTY mengirimkan invoice sewa container yard selama 1 bulan. QWE menolak membayar invoice tersebut dengan alasan bahwa perhitungan sewa harus dihitung Pro rata.
Dalam kasus contoh2 ini, pihak pihak QWE sudah melakukan tindakan menerima syarat dan ketentuan yang diajukan oleh QWE  dengan mengirimkan container untuk disimpan di area milik RTY tanpa melalui proses perjanjian tertulis terlebih dahulu.
Contoh-contoh diatas adalah sebagian kecil masalah yang timbul karena para pihak yang terlibat tidak berhati-hati pada saat proses offer dan acceptance ini terjadi. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang buyer atau pembeli untuk memahami prinsip offer dan acceptance ini dan bertindak hati-hati dalam memproses perjanjian dengan pihak ketiga.#dothebasicright

Proses Tender

Tahap selanjutnya sesudah memilih supplier dan mempelajari supplier perspective adalah mengundang tender.

Tahap-tahap yang perlu dilakukan sebelum mengirim undangan tender adalah sebagai berikut:

1. Membuat Daftar Peserta Tender

Daftar peserta tender ini didapat dari hasil seleksi supplier. Untuk daftar peserta tender disarankan minimal 3 supplier.

2. Menetapkan Jadwal Tender

Jadwal tender memuat jadwal mulai dari tender dokumen dikirim sampai penetapan pemenang tender

3. Menyiapkan Dokumen Tender

Dokumen tender ini terdiri dari 3 bagian utama sebagai berikut:

  • Pengantar yang berisi pengantar singkat perusahaan kita dan  penjelasan singkat mengenai pekerjaan yang ditenderkan
  • Syarat dan ketentuan proses tender yang berisi aturan main selama proses tender berlangsung
  • Draft kontrak yang memuat syarat dan ketentuan kontrak, tata cara pembayaran, penilaian unjuk kerja dan formulir isian penawaran dari supplier.  Formulir isian penawaran dari supplier tidak hanya berisi penawaran harga saja tetapi termasuk juga aspek teknis, sumber daya yang digunakan, aspek K3 dan jadwal pengerjaan proyek.

Sesudah semuanya lengkap, undangan tender dapat dikirimkan ke supplier sesuai dengan daftar peserta tender yang sudah disiapkan sebelumnya.

Pada hari penutupan tender yang sudah ditentukan maka buyer atau pembeli akan menerima penawaran dan membuka penawaran yang diterima dengan disaksikan oleh saksi yang independen, sesudah itu barulah proses klarifikasi, evaluasi tender dan negosiasi dimulai sampai pada akhirnya ditetapkan pemenang tendernya.

Proses klarifikasi bertujuan memastikan semua peserta tender memberikan penawaran sesuai dengan requirements yang dibutuhkan.

Proses evaluasi bertujuan mengevaluasi penawaran dari aspek teknis, non teknis dan komersil. Kriteria untuk evaluasi sudah harus ditetapkan sebelumnya tidak sesudahnya atau pada saat proses ini dijalankan. Pada saat proses evaluasi ini biasanya proses negosiasi sudah terjadi.

Akhir dari proses tender ini adalah penetapan pemenang tender. Penetapan pemenang tender baru akan mengikat sesudah supplier yang ditunjuk menerima ketetapan tersebut. Sesudah proses ini peserta yang tidak menang tender sebaiknya segera diinformasikan bahwa mereka tidak menang tender. #dothebasicright

Demikian penjelasan singkat mengenai proses sebuah tender.

Jika Anda menginginkan contoh aturan main tender, silakan isi formulir dibawah ini. Aturan main akan dikirimkan ke email Anda.

Supplier Perspective

Apa itu supplier perspective?

Supplier perspective adalah bagaimana supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka.

Kenapa kita perlu tahu soal supplier perspective? bukankan kita pembeli? dan pembeli adalah raja?

Di artikel sebelumnya kita sudah belajar bagaimana caranya memilih supplier. Ketika kita menerapkan kriteria untuk memilih supplier, kita memakai kacamata kita untuk melihat supplier tsb. Nah kita perlu tahu juga bagaimana sih supplier melihat perusahaan kita dari kacamata mereka. Hal ini penting untuk menentukan strategi kita dalam berkomunikasi dan bernegosiasi dengan mereka.

Ada perbedaan yang cukup signifikan dari contoh dua situasi dibawah ini:

Situasi 1: Perusahaan kita adalah customer terbesar dari supplier ABCD karena 80% revenue  mereka berasal dari pembelian perusahaan kita

Situasi 2: Perusahaan kita adalah customer no 80 dari supplier ABCD karena nilai pembelian kita hanya 0.8 % dari total revenue mereka.

Di situasi 1, kita mempunyai posisi tawar yang sangat kuat sebaliknya di situasi 2 posisi tawar kita sangat lemah sehingga kita harus mengikuti syarat dan ketentuan pembelian yang diajukan mereka apalagi jika komoditi yang kita beli atau jasa yang kita butuhkan hanya supplier tersebut yang bisa menyediakan.

Salah satu hal yang sering end user minta pada saat mereka merequest pembelian barang adalah menuntut supplier untuk cepat merespon, memberikan harga terbaik, kualitas terbaik dan pengiriman yang cepat seolah-olah hanya perusahaan kita saja yang jadi customer sehingga bisa menuntut ini dan itu dengan cepat.

Jika kita sudah melakukan pekerjaan rumah kita yaitu melakukan proses pemilihan supplier dan juga  mengetahui supplier perspective terhadap perusahaan kita maka kita bisa memilih strategi dalam berkomunikasi dan bernegosiasi yang tepat sehingga dalam memproses purchase requisition bisa memenuhi harapan dari end user.

 

 

 

 

Memilih Supplier

Sesudah memiliki pengetahuan tentang market intelligence dan melakukan penelitian mengenai kondisi pasar, langkah selanjutnya adalah memilih supplier.

Proses menganalisa kemampuan supplier dan memilih supplier yang tepat adalah salah satu fungsi paling penting dari seorang buyer atau pembeli karena jika sampai salah pilih maka dampaknya bisa merugikan perusahaan.

Bagaimana caranya untuk menganalisa kemampuan supplier?

1. Profil Perusahaan

Profil perusahaan adalah wajah dari perusahaan tersebut. Beberapa informasi dasar bisa kita lihat seperti:

  • Dokumen resmi perusahaan seperti akta pendirian, NPWP dll
  • Pengalaman perusahaan menjual barang atau melakukan jasa yang kita perlukan
  • Sumber daya yang dimiliki perusahaan tersebut ( orang, peralatan, fasilitas dll)
  • Daftar customer sebagai referensi

2. Kuisioner

Kita bisa meminta supplier untuk mengisi kuisioner dengan tujuan mendapatkan informasi awal mengenai beberapa informasi kunci seperti :

  • Informasi dasar tentang kondisi keuangan perusahaan tersebut
  • Kemampuan teknis perusahaan tersebut
  • Sumber daya yang dimiliki
  • Catatan mengenai Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) perusahaan tersebut.

3. Site Visit 

Hal lain lagi yang bisa dilakuan adalah dengan melakukan kunjungan ke kantor dan lokasi produksi perusahaan tersebut. Dengan melakukan kunjungan maka kita akan mengetahui kemampuan perusahaan tersebut dalam memenuhi kebutuhan kita.

Contoh 1: kita berkunjung ke pabrik ban. Pabrik tersebut memiliki kemampuan produksi 1000 buah ban per tahun. Kebutuhan perusahaan kita adalah 100 buah ban per tahun sementara dari 1000 buah ban yang diproduksi tersebut 930 buah adalah untuk memenuhi kontrak dengan customer lain sehingga sebenarnya ada kekurangan produksi sebanyak 30 ban per tahun. Hal-hal seperti ini perlu diketahu di sebelum kontrak sehingga bisa diambil langkah antisipasinya.

Contoh 2: kita berkunjung ke klien dari perusahaan jasa cleaning service. Kita bisa melihat cara kerja, kemampuan personil dan hasil kerja perusahaan tersebut. Jika kita beruntung, mungkin, kita bisa berbicara pada supervisor atau pengawas dari pihak klien yang sudah terlebih dahulu mengunakan jasa perusahaan tersebut. Dengan melakukan pengamatan, wawancara dan membuat dokumentasi, kita bisa melihat apakah perusahaan cleaning service ini bisa memenuhi kebutuhan kita.

Itulah 3 hal dasar yang bisa kita lakukan dalam memilihi supplier.

 

 

Continue reading “Memilih Supplier” →

Tambahan Biaya (Yang Tidak Perlu)

Apa yang terjadi apabila kita tidak membuat spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan tepat? Hal yang paling nampak adalah adanya tambahan biaya. Bagaimana tambahan biaya itu terjadi?

Biaya tambahan dapat terjadi karena over specification atau under specification.

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang over specification 

  1. Kontrak antar jemput karyawan

Kontrak antar jemput karyawan  dengan bus kapasitas 59 tempat untuk  jumlah rata-rata karyawan 30 orang per trip akibatnya biaya pengangkutan per karyawan menjadi tinggi.

2. Pembelian lemari file yang terlalu besar

Pembelian lemari file yang terlalu besar ukurannya sehingga tidak bisa masuk kedalam ruangan kantor

Beberapa contoh pembelian barang atau jasa yang under specification

  1. Kontrak jasa keamanan

Kontrak jasa keamanan untuk menjaga gudang selama 24 jam, 7 hari per minggu dan 365 hari per tahun  dengan hanya 1 orang petugas keamanan akibatnya petugas keamanan terlalu lelah dan ada waktu-waktu dimana gudang tersebut tidak dijaga

2.Pembelian mobil bak terbuka dengan kapasitas 1 ton

Pengangkutan barang setiap hari dengan beban rata-rata 2 ton dengan memakai mobil dengan daya angkut 1 ton akibatnya ada banyak komponen mobil yang rusak lebih cepat dan ada biaya tambahan untuk perbaikan dan pengantian komponen.

Jadi dapat disimpulkan ada beberapa konsekuensi akibat pembelian barang yang over atau under specification. Beberapa contoh tambahan biaya yang timbul sebagai akibat pembelian barang atau jasa yang tidak tepat adalah sebagai berikut:

Tambahan biaya karena over specification

  1. Biaya fitur yang tidak dibutuhkan atau digunakan
  2. Biaya modifikasi untuk menghasilkan toleransi yang tidak perlu.
  3. Biaya perawatan yang lebih tinggi.

Tambahan biaya karena under specification

  1. Biaya pemeriksaan tambahan.
  2. Biaya tambahan untuk pencegahan.
  3. Biaya tambahan ketika komponen gagal digunakan
  4. Biaya tambahan untuk menanggapi keluhan pelanggan saat komponen gagal  digunakan.
  5. Biaya berhubungan dengan memperbaiki masalah.
  6. Biaya akibat kerugian dalam penjualan. Misalnya, komponen yang dibeli dengan kualitas buruk dapat mengakibatkan kegagalan produk bila digunakan oleh konsumen.
  7. Biaya tambahan untuk inventory barang.

Jadi sangatlah penting untuk menulis spesifikasi pembelian barang dan jasa dengan baik dan benar untuk menghindari pemborosan yang tidak perlu dan berakibat dapat mengurangi keuntungan perusahaan. #dothebasicright