Don’t Hire Resume

Don't Hire Resume.001

Brigette Hyacinth, penulis buku The Future of Leadership, pernah menulis sebuah artikel tentang pengalaman dia dalam merekrut orang. Dia merekrut orang yang tidak memenuhi kualifikasi pendidikan yang diminta, namun memiliki rekam jejak yang baik dan memiliki passion akan pekerjaan tsb. Singkat kata, dia memilih kandidat ini dibandingkan kandidat lain yang hanya membanggakan  kualifikasi pendidikan dia dll. Pada akhirnya terbukti kandidat ini terbukti mampu bekerja dengan baik.

Di akhir artikelnya, dia menulis :

Don’t hire a resume, Hire a real person! 

Saya cenderung setuju dengan mbak Hyacinth ini karena pada akhirnya bukan ijasah atau sertifikat yang menentukan apakah kita bisa Get Things Done atau mrantasi gawean ( bahasa Jawa) dan berkontribusi pada perusahaan TETAPI passionskill, dan kerja keras kitalah yang menentukan.

Ijasah dan sertifikat memang penting tetapi yang lebih penting menguasai skill tertentu yang bisa menjadi nilai jual dan modal dasar untuk dapat berkontribusi pada perusahaan. Memiliki ijasah dan sertifikat akan membuat resume kita menarik tetapi tidak menjamin kita berhasil dalam test dan interview dimana akan terlihat track record, achievement & contribution kita

Basic Skill atau ketrampilan-ketrampilan dasar di bidang Purchasing & Supply/Procurement bisa didapat melalui pekerjaan kita sehari-hari atau melalui workshop/lokakarya yang benar-benar melatih Anda untuk menguasai ketrampilan baru dan tidak sekedar memberi informasi dan pengetahuan baru saja.

Kesimpulannya sangat penting untuk meningkatkan ketrampilan Anda dan bukan sekedar mengkoleksi sertifikat.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

Procurement yang Baik dan Benar

Melakukan proses pembelian  dengan baik dan benar adalah sebuah harapan yang tidak muluk-muluk namun sangat menantang untuk dilakukan terutama untuk Anda yang berprofesi di bidang Procurement.

Kenapa sangat menantang? karena ada beberapa kondisi yang tidak baik dan benar, namun karena dari sononya sudah begitu maka hal tersebut dianggap sudah biasa.

Kondisi apa saja itu?

(1) Scope of Work atau Spesifikasi yang tidak detil. Hal ini  dapat menyebabkan masalah pada saat tender proses dan pada saat pelaksanaan pekerjaan atau pengiriman barang. Para peserta tender/vendor akan sulit memberikan harga yang terbaik jika scope of work atau spesifikasinya terlalu singkat dan umum. Para vendor akan cenderung bermain aman supaya tidak rugi.

Masalah lain yang muncul adalah pada saat pelaksanaan kontrak atau pengiriman barang akan berpotensi muncul banyak kejutan mulai dari tambahan biaya, ketidakjelasan tanggung jawab masing-masing pihak yang berujung pada perselisihan sampai kegagalan pekerjaan.

(2) Proses procurement yang dilakukan tanpa strategi sehingga akhirnya menjadi  proses administrasi semata dan cenderung bersifat reaktif. Proses ini seharusnya dilakukan dengan strategi yang lahir dari data dan analisa sehingga dapat memberikan kontribusi yang baik dan berdampak pada naiknya keuntungan perusahaan karena biaya pembelian bahan baku produksi  yang lebih rendah, adanya jaminan pasokan untuk produksi, dan ketepatan pengiriman barang.

(3) Tidak adanya kebijakan pembelian dan prosedur pembelian yang baku sehingga proses pembelian dilakukan berdasarkan kebiasan turun temurun tanpa pernah ditinjau ulang apakah proses tersebut efektif dan efisien

Kondisi diatas disebabkan oleh beberapa hal dan salah satu sebabnya adalah pengetahuan dari praktisi procurement itu sendiri.  Mayoritas praktisi dalam bidang ini bekerja berdasarkan learning by doing. Idealnya mereka juga perlu belajar hal-hal yang fundamental dari proses procurement yang utuh sehingga memiliki dasar pengetahuan untuk melakukan pekerjaannya.

Berbekal pengetahuan yang dasar ini  barulah mereka  bisa membuat sebuah perubahan dan kontribusi buat perusahaannya. Oleh karena itu sudah sewajarnya mereka mengikuti program pengembangan diri yang terencana apalagi hasil kerja para praktisi Procurement ini memiliki hubungan langsung dengan untung atau ruginya sebuah perusahaan.

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

 

 

 

 

 

 

 

Apa sih yang menarik dari profesi Procurement?

Kamu kerja di mana?

Saya kerja di PT ABC.Tbk

Di bagian apa?

Pembelian

Wah bagian basah itu….( diucapkan dalam hati)

Sudah berapa tahun?

Ehmm…baru 9 tahun…

Saya rasa kita akrab dengan percakapan seperti diatas karena entah sudah berapa kali ditanyakan waktu kita ketemu teman TK, SD, SMP, SMA, Kuliah, bahkan teman yang baru kita kenal saat sama-sama ikut lari 5K TETAPI pernahkah Anda merenung, apa sih yang menarik dari profesi ini sehingga kita bertahan sekian lama? Apa kita bertahan semata karena dapur harus ngebul atau karena ada cicilan yang harus kita bayar atau karena kita sudah menemukan passion kita di profesi ini?  

Pada awalnya profesi procurement kurang begitu populer. Orang lebih mengenal bagian logistik daripada bagian pembelian. Di beberapa perusahaan bagian ini dianggap bagian administrasi semata aka nggakpenting.com tetapi lambat laun orang mulai mengenal profesi ini dan memberikan apresiasi yang lebih baik. Saat ini beberapa orang yang berkarir di profesi ini menempati profesi strategis di perusahaan bahkan ada perusahaan yang mempunyai Chief Procurement Officer sendiri yang kedudukannya sejajar dengan Chief Financial Officer.

Profesi procurement memiliki keunikan sendiri karena mayoritas yang berkarir di bidang ini belajar dari learning by doing dan masih sedikit yang benar-benar belajar secara khusus bidang ini. Disamping itu cakupan kerja dibidang ini sangat luas sehingga menuntut para profesional di bidang ini untuk terus mau belajar berbagai disiplin ilmu disamping mengasah soft skills lain yang mendukung seperti kemampuan berkomunikasi, kemampuan menulis, kemampuan bernegosiasi, project management, office politics, kemampuan menganalisa, kemampuan financial sekaligus memiliki integritas yang baik.   

Bagaimana tidak profesional di bidang ini harus belajar berbagai disiplin ilmu jika barang atau jasa yang dibeli diminta oleh berbagai bagian yang berbeda mulai dari bagian operasional, bagian pemasaran, bagian infrastruktur, bagian pemeliharaan dll. Bagian operasional bisa saja meminta diproses pembelian dozer, bagian pemasaran meminta diproses kontrak sewa tongkang batubara, bagian infrastruktur meminta diproses tender pembangunan jembatan belum lagi bagian pemeliharaan meminta proses tender perawatan excavator untuk segera diproses.
Untuk memproses tender tersebut kita harus menggunakan kemampuan menulis kita untuk mempersiapkan dokumen tender dan kemampuan komunikasi dan project management untuk mengkoordinir proses tender dari awal sampai selesai belum lagi intervensi dari owner, putra daerah, ormas dll yang kadang menjadi bumbu-bumbu dalam sebuah proses tender.

Profesional procurement juga dituntut memahami kondisi pasar dari barang atau jasa yang akan ditenderkan. Kondisi pasar alat berat harus dipahami, siapa saja kontraktor yang menyewakan tongkang untuk mengangkut batubara harus dipahami, atau siapa saja kontrakor yang punya kompetensi teruji dalam membangun jembatan.

Pada saat proposal dari peserta tender sudah kita terima maka kita harus menggunakan kemampuan finansial dan analisa untuk mengevaluasi proposal yang termasuk belum lagi untuk bernegosiasi dengan para peserta tender. Profesi ini juga menuntut kita paham aspek-aspek legalitas, kontrak dan supplier management.

Jelas sekali profesi Procurement ini bukan sekedar pekerjaan admin karena diperlukan orang-orang yang punya IQ, EQ, CQ dan SQ yang seimbang dan hal inilah yang menurut saya yang membuat profesi ini menjadi menarik dan dinamis. Setiap hari profesional procurement dituntut belajar hal-hal baru, bertemu dengan orang yang berbeda-beda, berpergian ke berbagai tempat yang berbeda, menganalisa berbagai macam proposal bahkan menyelesaikan dispute atau perselisihan kontrak yang rumit namun memperkaya pengetahuan dan pengalaman hidup kita. Namun hal yang paling menarik adalah : profesi ini sangat menuntut integritas kita dimana kita harus selalu jujur pada diri kita sendiri, jujur pada keluarga kita, jujur pada rekan kerja kita, jujur pada atasan kita, dan jujur pada perusahaan kita dimana saja dan kapan saja.

Masih tertarik untuk menekuni karir di bidang ini?  

Tertarik berlangganan artikel joshuaratadhi.com via Whatsapp? silakan click link ini Langganan via Whatsapp

Kiat Mengelola Hubungan Dengan Supplier

Salah satu hal yang paling sulit untuk di-handle sebagai pembeli adalah mengelola hubungan dengan supplier karena orang cenderung menganggap pembeli memiliki hubungan “khusus” dengan supplier-nya.

Dalam kehidupan sehari-hari kita memiliki teman, keluarga, kolega, dan kenalan. Kita bertemu dengan beberapa dari mereka setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan ada beberapa yang bertemu dengan kita hanya setahun sekali. Beberapa diantara mereka dekat dengan kita dan beberapa diantara mereka hanya namanya saja yang kita ingat. Pernahkah Anda berpikir mengapa kita sangat dekat dengan teman-teman tertentu dan kita sering lupa untuk mengingat nama teman kita yang lain?

Dalam hubungan pembeli dengan supplier, pada dasarnya, pembeli akan lebih dekat pada supplier yang sering berkomunikasi dengan mereka. Namun karena jumlah supplier yang berhubungan dengan kita cukup banyak maka pembeli harus memiliki strategi untuk mengelola hubungan dengan supplier.

Pembeli harus bisa memetakan supplier berdasarkan resiko financial dan berdasarkan resiko ketersediaan barang atau jasa yang disediakan oleh supplier dengan memakai matrik dibawah ini.

kraljicmatrix

Aturan mainnya adalah membuka komunikasi dengan semua supplier Anda.  Namun Anda harus lebih memprioritaskan supplier yang menyediakan produk atau jasa yang masuk kategori strategic products. Prioritas kedua untuk supplier yang masuk kategori leverage products dan prioritas ketiga kepada supplier yang masuk kategori bottleneck products.

Apa artinya memprioritaskan supplier tertentu? Apakah itu berarti kita harus lebih sering berkomunikasi dengan mereka? Atau lebih sering makan siang bersama mereka? Tidak perlu dengan berkomunikasi lebih sering kepada supplier tertentu atau makan siang lebih sering tapi yang terpenting pembeli secara taktis harus membangun kepercayaan, komitmen, keterbukaan, dan hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Hal yang paling sulit adalah membangun kepercayaan karena butuh waktu untuk membuktikannya dan membutuhkan dukungan dari bagian keuangan untuk selalu membayar invoice tepat waktu.

Pada dasarnya, jumlah supplier yang masuk kategori strategic products jumlahnya sedikit, sama seperti jumlah sahabat kita juga sedikit. Dengan Supplier dalam kategori ini, tingkat komunikasi, kerjasama dan kepercayaan cukup tinggi, namun tidak seperti persahabatan, kerangka hubungan pembeli-supplier adalah bisnis.

Dalam bisnis kadang-kadang terjadi hal-hal seperti salah satu supplier terbaik kalah dalam tender besar atau pembeli harus memberlakukan denda keterlambatan pengiriman atau pembatalan proyek-proyek besar dll. Dalam situasi tersebut, pembeli harus bersikap fair dan profesional terlepas dari seberapa dekat hubungan dengan supplier tsb. 

Demikianlah kiat singkat untuk mengelola hubungan dengan supplier. Ada pertanyaan? Silakan menghubungi saya via email joshua@ratadhi.com

Jika Anda ingin berlangganan artikel via Whatsapp silakan click berlangganan

Take & Give dalam Negosiasi

Negosiasi sangat vital dalam sebuah proses tender. Salah satu bentuk negosiasi yang pernah saya share adalah negosiasi melalui battle of forms. Negosiasi yang lebih sering terjadi adalah negosiasi langsung baik itu melalui pertemuan tatap muka ataupun melalui media seperti email, telepon, sms, whatsapp atau telegram.

Hal mendasar yang perlu kita ketahui sebelum negosiasi di mulai adalah apa tujuan dari negosiasi tersebut. Tujuan negosiasi biasanya terkait 3 hal ini : (1) harga (2) waktu (3) kualitas. Kita harus menentukan mana yang paling penting dari ketiga hal tersebut karena jarang sekali kita bisa mendapatkan ketiganya.

Jika waktu yang paling penting maka konsekuensinya harga naik dan kualitas kadang menurun.

Jika harga yang penting maka kita meminta harga barang yang murah dan konsekuensinya kualitas barang menurun.

Jika kualitas yang penting maka harga akan naik dan waktu pengiriman atau pengerjaan yang agak lama.

Sesudah kita menetapkan tujuan dari negosiasi maka kita perlu paham juga salah satu prinsip dasar negosiasi yaitu take and give.

Apa itu take and give?

Contoh 1 : Pembelian Off The Road Tyre. Untuk penurunan harga yang cukup significant kita bisa menawarkan volume yang lebih banyak atau waktu kontrak yang lebih panjang.

Contoh 2: Payment term yang biasa berlaku adalah 30 hari. Jika supplier atau vendor kita meminta pembayaran lebih cepat maka bisa kita tawarkan pembayaran 10 hari dengan diskon 2%

Contoh 3: Pengakhiran Perjanjian tanpa kompensasi. Dalam perjanjian rental mobil atau alat dengan masa rental 36 bulan kita bisa meminta hak untuk mengakhiri perjanjian kapan saja tanpa kompensasi apapun ke penyedia rental. Hak ini berlaku di tahun ke 2 dan 3 masa rental. Jadi di tahun ke 1 kita menjamin tidak akan ada pengakhiran perjanjian lebih awal.

Di atas adalah beberapa contoh real case dalam negosiasi. Dari beberapa contoh diatas, kita bisa melihat bahwa walaupun secara nominal apa yang kita “take” tidak sama dengan apa yang kita “give” namun cara ini cukup efektif untuk membantu terjadinya kesepakatan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak dan terbukti menghasilkan hasil yang lebih fair untuk kedua belah pihak.

Demikian sharing dari saya mengenai Take and Give dalam Negosiasi.

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Dasar-Dasar Hukum Kontrak

Kontrak atau perjanjian adalah kesepakatan antara dua orang atau lebih mengenai hal tertentu yang disetujui oleh mereka. Ketentuan umum mengenai kontrak diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia.
Untuk dapat dianggap sah secara hukum, ada 4 syarat yang harus dipenuhi sebagaimana diatur dalam Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Indonesia:
1. Kesepakatan bebas para pihak
2. Kecakapan para pihak
3. Hal tertentu yang dapat ditentukan secara jelas (obyek perjanjian)
4. Sebab/causa yang diperbolehkan secara hukum.
Prinsip dasar terjadinya kontrak adalah adanya offer (penawaran) dan acceptance (penerimaan) Untuk memastikan proses offer dan acceptance ini supaya tidak menimbulkan masalah dimasa yang akan datang maka perlu diperhatikan pihak yang memberikan penawaran dan yang menerima penawaran memiliki kecakapan dan kewenangan untuk melakukan hal tersebut.
Proses acceptance( penerimaan) ditandai dengan 2 hal ini :
1. Pernyataan nyata dengan mengatakan “iya”
2. ‎ Pernyataan melalui tindakan atau perbuatan
Seorang buyer/pembeli harus hati-hati sekali dalam proses offer dan acceptance ini karena seringkali menimbulkan permasalahan yang tidak diduga.
Contoh 1
PT ABCD meminta penawaran dari PT XYZ untuk membuat design gudang dengan luas 1000 m2. Pada saat meminta penawaran, ABCD menuliskan bahwa penawaran harus dibuat dalam mata uang rupiah dengan tempo pembayaran 30 hari.
XYZ memberikan penawaran dengan waktu pengerjaan design 7 hari kerja dan toleransi untuk revisi design 3 kali dalam kurun waktu 1 bulan. Tidak ada keterangan lain dalam penawaran XYZ.
Berdasarkan penawaran XYZ, ABCD mengeluarkan Service Order dengan ketentuan waktu pengerjaan design 7 hari kerja, revisi design 3 kali dan pembayaran 30 hari sesudah design selesai.
XYZ menerima Service Order tersebut dengan menandatanganinya dan mengirimkan kembali ke ABCD beserta invoice untuk DP 20%. ABCD menolak membayar DP. XYZ mengirimkan email keberatan memulai pekerjaan tanpa adanya pembayaran DP dan mengatakan bahwa biasanya pekerjaan design ada DPnya.
Dalam kasus contoh 1 ini, pihak XYZ selaku yang menerima offer tidak teliti pada saat menerima offer dari ABCD sehingga dia sudah tanda tangan Service Order tanpa membaca dengan teliti akibatnya dia sudah terikat dengan syarat dan ketentuan yang tertulis dalam Service Order tersebut.
Contoh 2
PT QWE akan menyewa container yard seluas 2500 m2 dari PT RTY. RTY sudah menjelaskan bahwa masa sewa dihitung dari setiap tanggal 1 setiap bulannya dan berlaku untuk 30 hari.
QWE mengirimkan barang pada tanggal 15 Mei dan menyimpan barang sampai tanggal 25 Mei tanpa adanya perjanjian kontrak. Pemberitahuan ke RTY bahwa akan ada barang datang hanya melalui email saja.
Di akhir bulan Mei, RTY mengirimkan invoice sewa container yard selama 1 bulan. QWE menolak membayar invoice tersebut dengan alasan bahwa perhitungan sewa harus dihitung Pro rata.
Dalam kasus contoh2 ini, pihak pihak QWE sudah melakukan tindakan menerima syarat dan ketentuan yang diajukan oleh QWE  dengan mengirimkan container untuk disimpan di area milik RTY tanpa melalui proses perjanjian tertulis terlebih dahulu.
Contoh-contoh diatas adalah sebagian kecil masalah yang timbul karena para pihak yang terlibat tidak berhati-hati pada saat proses offer dan acceptance ini terjadi. Oleh karena itu sangat penting bagi seorang buyer atau pembeli untuk memahami prinsip offer dan acceptance ini dan bertindak hati-hati dalam memproses perjanjian dengan pihak ketiga.#dothebasicright
 Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan

Market Intelligence

Dari tulisan saya sebelumnya yang berjudul menulis spesifikasi pembelian barang dan jasa, kita memahami pentingnya mengetahui dengan detil barang atau jasa yang akan kita beli dan juga konsekuensi jika kita salah membuat spesifikasi.

Hal yang tidak kalah penting bagi seorang buyer atau staff pembelian adalah mengetahui kondisi pasar tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Misalnya pengetahuan pasar tentang bahan bakar industri atau pengetahuan pasar tentang jasa keamanan.

Pengetahuan apa saja yang perlu diketahui?

  1. Contoh 1 – Pasar bahan bakar industri
    • Siapa saja penyedia bahan bakar industri di Indonesia?
    • Siapa market leader dari penyedia bahan bakar industri?
    • Industri atau perusahaan apa yang paling banyak memakai komoditi ini?
    • Berapa rentang harga komoditi ini?
    • Faktor apa saja yang menentukan harga komoditi ini?
    • dll
  2. Contoh 2 – Pasar Penyedia Jasa Keamanan
    • Siapa saja penyedia jasa keamanan di Indonesia?
    • Siapa market leader dari penyedia jasa keamanan ini?
    • Industri atau perusahaan apa yang paling banyak memakai jasa ini?
    • Berapa rentang biaya jasa ini?
    • Faktor apa saja yang menentukan biaya jasa ini?
    • dll

Pengetahuan mengenai kondisi pasar ini akan membantu dalam proses pembelian selanjutnya yaitu pada saat akan memilih supplier atau contractor yang akan diundang dalam tender, mengurangi resiko salah pilih supplier yang bisa berdampak pada kinerja perusahaan kita,  dan untuk mendapatkan value for money dari sebuah proses pembelian tersebut

Untuk pembelian yang sifatnya critical dan/atau bernilai besar untuk perusahaan Anda perlu pengetahuan yang lebih detail tentang kondisi pasar. Prinsip teliti sebelum membeli sangatlah penting supaya kita tidak salah memilih supplier. #dothebasicright

Jika ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via Whatsapp, silakan klik berlangganan