Menilai Kinerja Supplier

Jika kinerja tidak bisa diukur maka tidak bisa dimengerti
Jika tidak bisa dimengerti, maka tidak bisa dikendalikan
Jika tidak bisa dikendalikan, maka tidak bisa diperbaiki
Dan jika tidak diukur -bagaimana menilai sebuah keberhasilan?

Biaya pembelian barang dan jasa untuk industri khususnya manufaktur dan retail adalah biaya terbesar dari total biaya operasional sehingga supplier/kontraktor dalam industri ini memiliki peranan yang cukup penting dalam proses produksi oleh karena itu kinerja supplier/contractor perlu dinilai secara berkala untuk memastikan supplier/contractor tersebut mengirimkan barang atau menyediakan jasa sesuai dengan Specification/Key Performance Indicator (KPI) yang sudah disepakati dalam PO/Contract.

Penilaian kinerja supplier/contractor dilakukan pada saat kontrak sedang berjalan yang diawali dengan penilaian sebelum proses tender dimulai. Kriteria penilaian kinerja supplier/contractor ditetapkan dalam kontrak yang disepakati oleh kedua belah pihak.

Hal dasar apa saja yang dinilai dari supplier/contrator?

Sejarah dan tren kinerja pengiriman (delivery)
Sejarah dan tren kualitas pekerjaan (quality)
Sejarah dan tren kinerja pelayanan ( customer sastifaction)
Bagaimana harga mereka dibandingkan dengan harga pasar ( price/cost)

Untuk pembelian barang yang bernilai tinggi atau kontrak yang bernilai strategis maka kriteria penilaian akan lebih kompleks dengan sistem pembobotan.  Cakupan penilaiannya lebih luas dan mencakup beberapa aspek seperti:

Aspek teknis ( kualitas, teknologi, inovasi, improvement dll) 
Aspek kesehatan dan keselamatan kerja
Aspek lingkungan
Aspek komersil 

Proses penilaian kinerja supplier/contractor ini dilakukan oleh end user bekerjasama dengan buyer/contract adminstrator. Bila supplier/contractor yang dinilai masuk kategori strategic supplier/contractor maka pihak management bahkan senior management dari kedua belah pihak harus dilibatkan dalam proses penilaian tersebut.

Frekuensi penilaiannya dapat dibuat setiap 3 bulan, setiap 6 bulan atau tahunan tergantung kesepakatan masing-masing pihak. Untuk kontrak dengan durasi lebih dari 2 tahun maka ditahun pertama dapat dilakukan 2 kali penilaian yaitu di bulan ke 6 dan bulan ke 12 atau pada saat ulang tahun kontrak.

Berdasarkan survei dari Cranfield/Accenture, 52% perusahaan sudah melakukan penilaian kinerja suppliernya. 83% dari perusahaan yang belum melakukan penilaian percaya bahwa mereka seharusnya melakukan penilaian kinerja supplier.

Apakah perusahaan Anda sudah melakukan penilaian kinerja supplier/contractor Anda? Jika belum saatnya untuk memulai. #dothebasicright

Ada pertanyaan? silakan kontak saya via email joshua@ratadhi.com atau ingin berlangganan artikel dari joshuaratadhi.com via WhatsApp, silakan isi formulir ini

Terima kasih

2 thoughts on “Menilai Kinerja Supplier

  1. Mas Josh,

    Jadi inget sama key-statement dibawah ini yang pas kita sama2 ambil CIPS di Mining Company di Kalimantan.

    If you can’t define, you can’t measure
    If you can’t measure, you can’t control

    Sesuai dengan pengalaman aku sebagai procurement professional di Oil and Gas Company selama kurang lebih 6 tahun terakhir, 70% value dari sebuah kontrak terdapat pada tahap Post Award Contract Management, sementara hanya 30% saja terdapat pada tahan Pre-Award.

    Hal ini sangat sejalan dengan pentingnya merumuskan KPI yang tepat yang paling sesuai untuk kita gunakan dalam mengukur kinerja supplier kita. “Quantitative KPI” lebih direkomendasikan daripada “Qualitative KPI” … rule of thumb dalam menentukan KPI adalah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound).

    Inti dari Post Award Contract Management terletak pada dua factor utama:

    1. Value Creation / Continuous Improvement (CI); early supplier involvement dalam mengidentifikasi CI initiatives selama contract implementation, CI pipeline ini juga bisa dimasukkan sebagai salah satu KPI dalam contract. Dan dua belah pihak (buyer dan supplier) harus berkolaborasi untuk merealisasikan CI initiatives yang sudah disepakati dalam perioe contract.

    2. Risks Management; risks profile dalam sebuah implementasi contract akan berubah-ubah dan sangat dinamis, sehingga dengan adanya perubahan resiko, maka risks register dari sebuah kontrak harus di review dan di update secara regular (minimum 2 x dalam 1 tahun untuk Strategic Contract) agar mitigasi bisa diterapkan dan resiko tersebut bisa dihindari atau diminimalkan akibatnya terhadap sustainability dari supply chain.

    Semoga bisa melengkapi artikelnya Mas Josh and thank for keep sharing your best practices.

    Salam,
    Rachmad Imawan

Comments are closed.